Một ngày onboarding: Khi chuyên viên HCNS phải gác lại mọi việc khác

Onboarding thường bị xem là thủ tục đơn giản. Nhận hồ sơ, soạn hợp đồng, cập nhật thông tin. Làm xong là hết.

Nhưng thực tế không như vậy. Mỗi lần có nhân viên mới, công việc của người làm Hành chính Nhân sự bị đảo lộn. Việc cũ chưa xong, việc mới đã dồn tới. Cảm giác lúc nào cũng thiếu sót một thứ gì đó.

Vấn đề không phải vì tuyển nhiều người. Vấn đề là quy trình không rõ ràng.

Onboarding khiến công việc Hành chính Nhân sự quá tải

Nếu nhìn từng việc riêng lẻ, onboarding không phải là công việc quá phức tạp. Người phụ trách chỉ cần tiếp nhận giấy tờ, soạn hợp đồng, gửi thông tin cho kế toán và bộ phận công nghệ thông tin, sau đó cập nhật dữ liệu vào bảng theo dõi.

Tuy nhiên, khi không có một quy trình cố định và rõ ràng, toàn bộ công việc lại phụ thuộc vào trí nhớ của một cá nhân. Những ngày bận rộn dễ dẫn đến quên sót. Khi bị hỏi dồn dập về tiến độ, khả năng xảy ra sai sót càng cao.

Không có một danh sách các bước bắt buộc phải hoàn tất. Không có tiêu chí cụ thể để xác nhận rằng hồ sơ đã đầy đủ. Cũng không có điểm kiểm tra trước khi chuyển sang bước tiếp theo.

Khi quy trình phụ thuộc vào một người như vậy, chỉ cần người đó mệt mỏi hoặc quá tải, sự ổn định của toàn bộ hệ thống sẽ bị ảnh hưởng.

Xem thêm: Vì sao HCNS luôn kiệt sức khi tuyển cùng lúc nhiều người?

Sai sót trong onboarding kéo theo hàng loạt rắc rối

Onboarding không dừng lại ở việc ký hợp đồng trong ngày đầu tiên. Toàn bộ thông tin được nhập ở giai đoạn này sẽ được sử dụng cho chấm công, tính lương, đóng bảo hiểm và theo dõi quá trình thử việc.

Nếu dữ liệu ban đầu không chính xác, các khâu phía sau sẽ sai theo.

• Sai ngày bắt đầu làm việc sẽ kéo theo sai số ngày công.
• Sai mức lương sẽ dẫn đến sai bảng lương.
• Thiếu giấy tờ khiến hồ sơ phải bổ sung nhiều lần.

Mỗi lần điều chỉnh đều tốn thêm thời gian và cần giải thích lại với các bên liên quan.

Khi đó, công việc không còn đơn thuần là hoàn tất thủ tục. Phần lớn thời gian bị dành cho việc khắc phục sai sót.

Áp lực lớn nhất là không biết mình còn thiếu gì

Người làm Hành chính Nhân sự không chỉ sợ nhiều việc. Họ sợ thiếu sót mà chưa phát hiện ra.

• Không chắc hồ sơ đã đủ chưa.
• Không chắc các phòng ban đã nhận đúng thông tin chưa.
• Không chắc còn bước nào chưa làm.

Khi không có nơi hiển thị rõ tình trạng của từng nhân viên mới, người phụ trách phải tự kiểm tra lại nhiều lần. Càng kiểm tra càng mệt. Càng mệt càng dễ sai.

Một quy trình tốt phải giúp bạn yên tâm. Nếu càng làm càng lo, quy trình đó đang có vấn đề.

Nếu mỗi đợt tuyển dụng đều gây xáo trộn, quy trình đang sai

Tuyển dụng là hoạt động diễn ra nhiều lần trong năm. Nếu mỗi đợt tuyển mới đều khiến các công việc khác bị chậm lại hoặc phải tạm dừng, điều đó cho thấy quy trình hiện tại không đủ khả năng vận hành song song.

Những dấu hiệu rất dễ nhận thấy:

• Không có sự phân chia bước rõ ràng trong quá trình onboarding
• Không có điểm kiểm tra bắt buộc trước khi chuyển sang bước tiếp theo
• Không có tiêu chuẩn cụ thể để xác nhận hồ sơ đã hoàn tất

Khi thiếu những yếu tố này, mỗi lần có nhân viên mới, người phụ trách phải tự sắp xếp mọi thứ. Tự ghi nhớ các đầu việc. Tự rà soát lại hồ sơ. Tự xử lý và sửa sai nếu phát sinh vấn đề.

Đây không phải là vấn đề năng lực cá nhân. Đây là vấn đề của một quy trình chưa được thiết kế đủ chặt chẽ.

Đã đến lúc nhìn onboarding đúng bản chất

Onboarding không chỉ là việc tiếp nhận một nhân viên mới. Đây là điểm khởi đầu cho toàn bộ dữ liệu nhân sự và sự phối hợp giữa các phòng ban.

Nếu bước đầu tiên không được kiểm soát chặt chẽ, những khâu phía sau rất dễ phát sinh rối rắm và sai lệch.

Vấn đề lúc này không còn là làm thế nào để xử lý nhanh hơn. Điều cần xem lại là quy trình đã đủ rõ ràng để không phụ thuộc vào trí nhớ của một cá nhân hay chưa. Dữ liệu đã được lưu trữ tập trung và có cơ chế kiểm soát hay chưa. Doanh nghiệp có đang dùng thêm công sức thủ công để bù đắp cho một quy trình thiếu thiết kế hay không.

Khi quy trình được chuẩn hóa, từng bước đều có cấu trúc rõ ràng. Hồ sơ được lưu tại một nơi duy nhất. Danh sách các việc cần hoàn tất được hiển thị cụ thể. Tình trạng của từng nhân viên mới có thể theo dõi ngay trong hệ thống.

Optimi People hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện điều đó. Hồ sơ nhân sự được tập trung trên một nền tảng duy nhất. Mẫu biểu được thiết lập sẵn. Các đầu việc được hiển thị minh bạch, giúp người phụ trách không còn phải ghi nhớ mọi thứ trong đầu.

Khi đó, onboarding không còn là áp lực kéo dài. Nó trở thành một quy trình có thể kiểm soát và vận hành ổn định.

Đăng ký demo