Thứ Hai kín lịch họp, Thứ Sáu chưa kịp làm việc – Vòng luẩn quẩn của Trợ lý Giám đốc

Sáng Thứ Hai, bạn mở lịch và thở dài: 8:30 họp giao ban phòng ban, 10:00 họp tiến độ dự án A, 13:30 họp với Giám đốc, 15:30 họp liên phòng. Kín đặc.

Bạn tự nhủ: “Tuần này cố gắng, xong hết việc sớm để cuối tuần nhẹ nhàng.”

Chiều Thứ Sáu, 17:45. Đồng nghiệp bắt đầu thu dọn đồ ra về. Bạn nhìn màn hình máy tính: báo cáo tuần chưa xong, 5 đầu việc quan trọng vẫn nằm nguyên, danh sách follow-up còn dài. Lại một tuần nữa trôi qua, bạn chưa kịp làm việc thực sự của mình.

Và câu hỏi lớn nhất hiện ra trong đầu: “Tại sao mình đi làm cả tuần, họp liên tục mà đến cuối tuần vẫn chưa hoàn thành việc chính?”

Hãy cùng Optimi mổ xẻ câu hỏi này qua một tuần điển hình của một Trợ lý Giám đốc.

8h Thứ Hai – Ngày đầu tuần đã “mất trắng” vì họp

Sáng Thứ Hai, anh Long đến văn phòng từ 7:45. Chưa kịp uống ngụm cà phê, lịch họp đã chờ sẵn:

• 8:30 – 10:30: Họp giao ban các phòng ban
• 10:45 – 12:00: Họp tiến độ dự án mở rộng thị trường
• 13:30 – 15:00: Họp 1:1 với Giám đốc
• 15:30 – 17:30: Họp liên phòng về quy trình vận hành mới

Tổng thời gian họp: 8 tiếng – bằng đúng 1 ngày làm việc.

Anh Long cầm cuốn sổ, cây bút, laptop và bắt đầu hành trình “từ phòng họp này sang phòng họp khác”. Mỗi cuộc họp, anh vừa nghe, vừa ghi chép, vừa đánh dấu những đầu việc cần theo dõi.

17:30, cuộc họp cuối cùng kết thúc. Mọi người ra về. Anh Long nhìn cuốn sổ chi chít chữ, mở laptop thấy file ghi chép tạm thời đầy những gạch đầu dòng chưa kịp sắp xếp.

Một ngày đi họp, chưa làm được việc gì của mình.

19h Thứ Hai – Khi mọi người đã về, trợ lý mới bắt đầu “việc hậu họp”

Văn phòng im ắng, chỉ còn tiếng gõ bàn phím của anh Long. Anh mở từng cuộc họp, đọc lại ghi chép, sắp xếp ý, soạn biên bản.

• Họp giao ban: 4 trang biên bản, 7 đầu việc cần gửi follow-up
• Họp tiến độ dự án: 3 trang biên bản, 5 đầu việc mới
• Họp với Giám đốc: 2 trang biên bản, 3 quyết định quan trọng
• Họp liên phòng: 3 trang biên bản, 6 đầu việc

Tổng cộng: 12 trang biên bản, 21 đầu việc cần xử lý.

Đồng hồ điểm 21:30. Anh Long vừa soạn xong email cuối cùng, bấm gửi. 4 email biên bản đã được gửi đến các phòng ban.

Về đến nhà, anh chỉ kịp ăn qua loa rồi ngủ thiếp đi. Ngày Thứ Hai trôi qua với 8 tiếng họp và 3 tiếng làm việc sau giờ hành chính.

Thứ Ba – Thứ Năm – Vòng xoáy “họp xong lại họp” không lối thoát

Thứ Ba, lịch họp nhẹ hơn – chỉ 3 cuộc họp. Nhưng công việc từ Thứ Hai bắt đầu “dội về”.

Email từ các trưởng phòng:

• “Anh Long ơi, cho em hỏi lại deadline việc này là khi nào?”
• “Trong biên bản chị thấy ghi việc A, nhưng không thấy ai phụ trách?”
• “Đầu việc này em chưa rõ lắm, anh giải thích giúp em với.”

Anh Long lại mất thêm 2-3 tiếng mỗi ngày để giải thích, nhắc lại những điều đã nói trong cuộc họp, đã ghi trong biên bản.

Thứ Tư, một cuộc họp đột xuất được triệu tập vì “có vấn đề phát sinh”. Thực chất, vấn đề này đã được thảo luận từ tuần trước, nhưng vì không ai nhớ rõ quyết định cuối cùng, nên cả đội phải họp lại để… nhắc lại những gì đã họp.

Thứ Năm, anh Long tự nhủ: “Nhất định hôm nay phải ngồi xuống làm báo cáo tuần.” Nhưng 14h chiều, trưởng phòng A gọi: “Long qua phòng em xíu, team em đang rối vụ này, cần hỏi lại nội dung cuộc họp hôm Thứ Hai.”

Những công việc thực sự của một Trợ lý Giám đốc – theo dõi tiến độ tổng thể, phân tích số liệu, chuẩn bị báo cáo chiến lược – vẫn nằm đó, chưa được động tới.

16h Thứ Sáu – Câu trả lời cho câu hỏi “Tại sao?”

Thứ Sáu, 16h. Giám đốc gọi: “Long ơi, 5h chiều gửi anh báo cáo tiến độ tuần này nhé.”

Anh Long mở máy, vào email tìm biên bản các cuộc họp, tìm file theo dõi công việc. Nhưng tất cả đều rời rạc:

• Có việc anh ghi trong sổ tay
• Có việc anh lưu trong email đã gửi
• Có việc chỉ là tin nhắn Zalo cần nhớ
• Có việc nằm trong đầu anh, nhưng anh không nhớ nổi đã giao cho ai

2 tiếng đồng hồ lục tung tất cả dữ liệu, anh Long mới tổng hợp được báo cáo sơ bộ. Dự án quan trọng nhất: tiến độ mơ hồ, 3 đầu việc không biết ai đang làm, 2 deadline đã quá hạn không ai báo cáo.

18:00, anh Long gõ cửa phòng Giám đốc, ấp úng:

• “Dạ, báo cáo tuần này… thông tin dự án vẫn chưa đầy đủ ạ.”

Giám đốc cau mày:

• “Tuần này em đi họp nhiều quá hay sao mà việc chính lại không xong?”

Anh Long không biết trả lời thế nào. Và rồi câu hỏi ám ảnh nhất tuần hiện ra: “Tại sao mình đi làm cả tuần, họp liên tục mà đến cuối tuần vẫn chưa hoàn thành việc chính?”

Hãy cùng tính một phép toán đơn giản:

Một tuần làm việc 5 ngày, 8 tiếng mỗi ngày là 40 tiếng.

35/40 tiếng dành cho họp và hậu họp. Chỉ còn 5 tiếng – tương đương nửa ngày – cho công việc chính.

Câu trả lời đã rõ: Bạn không hề có thời gian để làm việc chính, vì toàn bộ thời gian đã bị “ăn mòn” bởi vòng xoáy họp hành và xử lý hậu họp.

Nhưng tại sao họp lại “ăn mòn” thời gian đến vậy?

Không phải bản thân cuộc họp là vấn đề. Vấn đề nằm ở những gì xảy ra sau cuộc họp:

Thứ nhất: Mỗi cuộc họp tạo ra một núi công việc hậu cần

• Ghi chép → soạn thảo → gửi email
• Nhắc việc từng người → giải thích lại → đốc thúc
• Tìm kiếm thông tin khi ai đó hỏi → tổng hợp từ nhiều nguồn

Anh Long mất 3 tiếng sau mỗi ngày họp chỉ để làm những việc này. Nhân với 4-5 ngày họp mỗi tuần, đó là 15-20 tiếng “chết” không tạo ra giá trị.

Thứ hai: Không có “bộ nhớ tổ chức”

Sau mỗi cuộc họp, mọi quyết định, đầu việc, deadline đều nằm trong đầu anh Long, trong email anh gửi, trong sổ tay anh ghi. Khi ai đó cần tra cứu, họ chỉ có một cách duy nhất: hỏi anh Long.

Mỗi lần hỏi là một lần anh Long bị gián đoạn. Mỗi lần trả lời là 5-10 phút mất đi. Nhân với hàng chục lần mỗi ngày, đó là 2-3 tiếng “vỡ vụn” không tập trung làm được việc gì.

Thứ ba: Họp xong nhưng chưa “chốt” được việc

Trong biên bản, chúng ta thường viết: “Phòng Marketing cần khảo sát đối thủ”. Nhưng thiếu 5 yếu tố:

• Ai chịu trách nhiệm chính?
• Ai hỗ trợ?
• Deadline cụ thể?
• Gửi kết quả cho ai?
• Thế nào là hoàn thành?

Khi thiếu những yếu tố này, đầu việc trở nên mơ hồ. Người được giao không biết mình cần làm gì chính xác. Kết quả là họ không làm, hoặc làm sai, hoặc làm xong nhưng không ai biết để tổng hợp. Và tuần sau lại phải họp lại để làm rõ.

Vòng luẩn quẩn không lối thoát

Hãy nhìn vào bức tranh toàn cảnh:

Tuần 1:

• Họp → sinh ra đầu việc
• Không ai nhớ rõ đầu việc → tiến độ chậm
• Cuối tuần, việc chính của trợ lý không xong

Tuần 2:

• Lại họp để kiểm tra tiến độ tuần trước
• Lại sinh ra đầu việc mới
• Lại không ai nhớ rõ
• Lại họp tiếp…

Đó là vòng luẩn quẩn: Họp vì không có tiến độ, không có tiến độ vì phải họp.

Và trợ lý Giám đốc – người được kỳ vọng là “bộ não điều phối” – trở thành “nạn nhân” chính của vòng luẩn quẩn này. Họ mắc kẹt giữa vai trò:

• Người ghi chép trong các cuộc họp
• Người nhắc việc sau các cuộc họp
• Người tra cứu khi mọi người quên
• Người đốc thúc khi deadline đến gần

Không còn thời gian để làm người quản lý chiến lược – công việc thực sự họ được tuyển dụng để làm.

Tại sao bạn đi làm cả tuần, họp liên tục mà đến cuối tuần vẫn chưa hoàn thành việc chính?

Bởi vì bạn đang dùng 87% thời gian trong tuần (35/40 tiếng) để xử lý hậu quả của việc thiếu một hệ thống quản lý công việc tập trung.

• Thiếu nơi lưu trữ tập trung → bạn trở thành “bộ nhớ di động”
• Thiếu đầu việc rõ ràng → bạn phải giải thích không ngừng
• Thiếu theo dõi tự động → bạn phải nhắc việc thủ công
• Thiếu dashboard tổng hợp → bạn phải tổng hợp từ trăm nguồn

Và vòng luẩn quẩn cứ thế tiếp diễn, tuần này qua tuần khác, tháng này qua tháng khác.

Câu hỏi tiếp theo, quan trọng hơn, là: Làm thế nào để thoát ra?

Câu trả lời sẽ được chính bạn khám phá sau khi hiểu rõ cách xây dựng một hệ thống quản lý công việc tập trung, nơi mọi thông tin được lưu trữ, mọi đầu việc được theo dõi, và bạn – trợ lý Giám đốc – có thể lấy lại thời gian cho công việc thực chất của mình.

Dấu hiệu bạn đang mắc kẹt trong vòng luẩn quẩn họp hành, không còn thời gian làm việc

□ Thứ Hai nào lịch cũng kín họp
□ Tối nào cũng ở lại soạn biên bản khi mọi người đã về
□ Ngày nào cũng có người hỏi: “Hôm trước họp có việc gì nhỉ?”
□ Họp xong tuần trước, tuần sau lại họp y hệt vì không ai nhớ
□ Cuối tuần, việc chính của bạn vẫn nằm nguyên

Nếu bạn gật đầu với 3/5 dấu hiệu trên, đã đến lúc cần thay đổi cách tổ chức công việc.

Bài viết thuộc chuỗi nội dung “Họp liên miên, trợ lý không còn thời gian dành cho công việc” – Giải pháp từ Optimi Work giúp Trợ lý Giám đốc thoát khỏi vòng luẩn quẩn họp hành, lấy lại thời gian cho công việc thực chất.

Bài tiếp theo: “16h họp xong, 19h gửi biên bản, 9h hôm sau trưởng phòng hỏi: ‘Tôi phải làm gì?'”