Có những ngày, bạn mở máy lên đã thấy mọi thứ đều “gấp”. PM nhắn tin hỏi tiến độ.Sếp yêu cầu cập nhật ngay trong ngày.Phòng ban khác chờ bạn phản hồi để họ tiếp tục phần việc của mình. Việc nào cũng có deadline. Việc nào cũng có lý do để làm trước. Và…
Bạn làm việc cả ngày không ngơi tay. To-do list luôn kín. Tin nhắn, email, việc phát sinh nối tiếp nhau.Nhưng kỳ lạ là: cứ đến gần hạn, bạn lại phải lao vào “chạy deadline”, sửa gấp, làm bù, thức muộn, dù trước đó bạn đã rất chăm chỉ. Điều nghịch lý nằm ở chỗ:…
Checklist, RACI và PDCA là những khái niệm không còn xa lạ với Điều phối dự án. Bạn đã từng nghe, từng dùng, thậm chí kết hợp cả ba trong cùng một dự án. Nhưng càng thêm công cụ, cảm giác kiểm soát lại không tăng lên tương ứng. Checklist ngày càng chi tiết, RACI…
Nhiều dự án vận hành được không phải vì quy trình tốt, mà vì có một vài cá nhân đang âm thầm “gánh” cả hệ thống bằng kinh nghiệm và trí nhớ của họ. Là Điều phối dự án, bạn quá quen với việc phải nhớ ai cần được nhắc trước, đầu việc nào dễ…
Nếu bạn đang làm Điều phối dự án 2–5 năm và thấy mình bận hơn trước, họp nhiều hơn, checklist dày hơn, cẩn thận hơn nhưng vẫn… lỗi lặp lại, thì bài viết này dành cho bạn. Không phải vì bạn yếu hơn hay kém hơn. Mà vì công việc điều phối của bạn không…
Rất nhiều Điều phối dự án bắt đầu công việc mỗi ngày bằng cách mở một mẫu checklist công việc Excel quen thuộc. Đó có thể là file bạn đã dùng suốt nhiều tháng, được chỉnh sửa, thêm bớt, tô màu, gắn ghi chú cho từng đầu việc. Ban đầu, bảng checklist Excel mang lại…
Phần lớn Điều phối dự án không bắt đầu ngày làm việc bằng việc “lên kế hoạch”. Họ bắt đầu bằng việc mở chat, mở email, mở file Excel, rồi cố gắng ghép các mảnh thông tin rời rạc lại với nhau. Không phải vì thiếu năng lực.Mà vì không có một hệ thống đủ…
Có một nghịch lý quen thuộc với nhiều Điều phối dự án: bạn làm việc rất nhiều, họp rất đều, nhắc việc rất sát, nhưng dự án vẫn trễ. Không phải trễ một lần, mà trễ lặp đi lặp lại. Mỗi lần trễ đều có lý do hợp lý. Nhưng cộng dồn lại, nó trở…
Rất nhiều Điều phối dự án tin rằng bảng checklist là “phao cứu sinh” giúp họ kiểm soát công việc. Mỗi khi dự án rối, deadline trễ, báo cáo thiếu thông tin, phản xạ quen thuộc là mở thêm một file mới, thêm vài dòng checklist nữa, rồi tự nhủ: “Chắc là mình thiếu sót…
PDCA là gì, và vì sao ngày càng nhiều Điều phối dự án bắt đầu tìm đến khái niệm này khi checklist không còn cứu được họ? Nếu bạn đang làm Điều phối dự án, rất có thể bạn đã quen với vòng lặp sau: Checklist ngày càng nhiều, nhưng thực tế không thay đổi.Deadline…
Trong rất nhiều dự án, checklist công việc vẫn được tạo ra đầy đủ. Danh sách việc rõ ràng. Deadline có. Người được giao việc cũng có. Nhưng dự án vẫn trễ, chất lượng không ổn, và khi sự cố xảy ra, một câu hỏi quen thuộc luôn xuất hiện: “Vậy rốt cuộc ai chịu…
Một dự án kéo dài 6 tháng thường mang lại cảm giác an toàn. Timeline còn dài, dư địa xử lý vẫn còn, mọi thứ “chưa cần gấp”. Nhưng cũng chính vì vậy, rất nhiều dự án không vỡ ở tháng cuối, mà trượt dần ngay từ những tuần đầu tiên – trong im lặng….
Có những ngày bạn bận đến mức không kịp thở, nhưng khi được hỏi:“Dự án hiện tại đang ở đâu?”bạn vẫn phải… mở thêm vài file, lục lại chat cũ, và chờ người khác trả lời. Không phải vì bạn không nắm việc.Mà vì công việc của bạn đang nằm rải rác khắp nơi –…
Có một kiểu hỗn loạn trong dự án không ồn ào, không bùng nổ, nhưng âm thầm bào mòn tiến độ mỗi ngày. Nó không đến từ thiếu năng lực, cũng không đến từ thiếu nỗ lực. Nó đến từ một câu hỏi rất cơ bản nhưng hiếm khi được trả lời rõ ràng: ai…
“Em tưởng anh làm rồi.”“Ơ, deadline hôm nay hả? Em nhớ là tuần sau.”“Anh bảo sửa chỗ nào cơ?”“Ý chị là version nào vậy?” Nếu bạn là Điều phối Dự án, rất có thể bạn đã nghe những câu này không chỉ một lần. Ban đầu, bạn nghĩ đó là sự cố nhỏ. Nhưng rồi…
Mẫu báo cáo công việc hàng ngày có lẽ không còn xa lạ với bạn. Suốt nhiều tháng, thậm chí nhiều năm, bạn đã quen với việc mỗi ngày đều gửi đi một bản cập nhật: hôm nay đã làm gì, đang xử lý những đầu việc nào, còn việc gì chưa hoàn thành. Việc…
Nếu hỏi Điều phối Dự án điều gì khiến họ mệt nhất, câu trả lời thường không phải là “quá nhiều việc” mà là quá nhiều thông tin – nhưng không biết thông tin nào mới là đúng. Buổi sáng, bạn mở email để tìm file tiến độ hôm qua.Trưa, bạn kiểm tra tin nhắn…
Có những ngày, bạn gần như không rời khỏi màn hình máy tính. Buổi sáng bắt đầu bằng việc mở email để tìm file tiến độ hôm qua. Chưa kịp đọc hết thì điện thoại rung lên: PM hỏi gấp một số liệu. Trả lời xong, bạn quay lại file thì đã có tin nhắn…
Nếu bạn là Điều phối dự án, rất có thể một ngày làm việc của bạn trôi qua như thế này:chưa kịp ngồi xuống xử lý việc quan trọng thì đã có tin nhắn hỏi tiến độ, một cuộc họp chen ngang, một yêu cầu “gấp” từ PM, rồi thêm một email cần phản hồi…
Khi quy trình làm việc bắt đầu xuất hiện những vết nứt nhỏ, dự án sẽ rơi vào hỗn loạn nhanh hơn bạn tưởng. Bạn có bao giờ nhìn vào dự án của mình và cảm thấy mọi thứ đang trôi đi không kiểm soát? Team vẫn họp đầy đủ, mọi người vẫn cập nhật,…
Bạn đã bao giờ trì hoãn một việc nhỏ chỉ vì nghĩ “xíu nữa làm cũng được”, rồi vài ngày sau lại ngỡ ngàng vì cả dự án bỗng lệch nhịp, deadline bị xô dạt và mọi người bắt đầu hỏi nhau: “Chuyện gì đã xảy ra vậy?” Điều trớ trêu là: đôi khi chính…
Có những ngày bạn làm việc đến mức không kịp uống một ngụm nước, xử lý hàng chục email, chỉnh sửa văn bản liên tục, họp nối họp… nhưng khi nhìn lại, bạn chẳng thấy mình tiến gần hơn một mục tiêu nào. Cảm giác mệt mỏi và thất vọng len vào cuối ngày –…
Bạn đã bao giờ kết thúc một cuộc họp mà cảm giác như… chẳng có gì được giải quyết? Ai cũng nói rất nhiều, nhưng không có đầu việc rõ ràng; timeline vẫn rối, còn bạn thì trở về bàn làm việc với hàng loạt công việc follow-up phải làm ngay lập tức. Đã đến…
Có thể bạn sẽ nhìn thấy chính mình trong mô tả sau: một nhân viên văn phòng mở cùng lúc 5 tab chỉ để rà lại tiến độ của một vụ việc? Một tab chứa checklist, một tab là email khách hàng, một tab là tài liệu Drive, hai tab còn lại là hợp đồng…
Bạn đã từng rơi vào cảm giác này chưa: vừa gửi tài liệu xong chưa đến 10 phút, feedback đã đổ về từ ba hướng khác nhau? Zalo của luật sư chính báo một đống tin nhắn; email khách hàng gửi góp ý dài nửa trang; file Word trợ lý đã mở chức năng bình…
Trong bất kỳ doanh nghiệp nào — từ agency sáng tạo, công ty sản xuất, chuỗi bán lẻ, doanh nghiệp dịch vụ, bất động sản cho đến công ty công nghệ — quản lý công việc luôn là một trong những bài toán khó nhất.Đặc biệt khi nhân sự tăng lên, số dự án nhiều…
Bạn đã bao giờ tự hỏi vì sao báo cáo dù đã kiểm tra rất kỹ vẫn có sai sót? Hoặc vì sao dù làm việc liên tục, deadline báo cáo vẫn luôn đến trong tình trạng căng thẳng và vội vã? Nếu bạn là Điều phối dự án đang phải tổng hợp dữ liệu…
Bạn đã bao giờ nhìn vào báo cáo của team và cảm thấy có gì đó “không khớp”? Lúc thì thấy mọi người làm việc rất nhiều nhưng kết quả lại không tương xứng. Lúc khác thì báo cáo cho thấy team làm chậm, trong khi thực tế ai cũng bận tối mặt. Điều gì…
Nếu đội ngũ của bạn vẫn phải nhảy qua lại giữa Zalo, Slack, Trello, Email và Google Drive chỉ để tìm một file hay cập nhật tiến độ, thì bạn đang đối mặt với “hội chứng dữ liệu phân mảnh” nghiêm trọng. Vấn đề này không chỉ khiến quy trình phối hợp trở nên chậm…
9h họp team nội bộ. 11h họp với khách hàng. 14h họp tiến độ. 16h họp follow-up. Đến cuối ngày, Ngọc – Điều phối dự án tại một agency marketing – nhìn lại lịch và thở dài:“Cả ngày hôm nay mình chưa làm được việc gì ngoài… họp.” Bạn có thấy chính mình trong câu…
CEO và bài toán họp kém hiệu quả “Chúng ta họp quá nhiều nhưng hiệu quả lại quá ít” – đây là câu than quen thuộc của nhiều CEO, đặc biệt trong các agency hoặc SME. Theo Atlassian, một nhân viên văn phòng trung bình dành tới 31 giờ mỗi tháng trong các cuộc họp…
Mỗi nhân viên dùng một công cụ quản lý công việc riêng – nghe có vẻ vô hại nhưng thực tế đang “ngốn” hàng trăm giờ làm việc mỗi tháng của doanh nghiệp bạn. Ở các agency marketing, tình trạng này rất phổ biến: người quen dùng Trello, người thích Asana, thậm chí có người…