Từ một sai lầm nhỏ đến hỗn loạn tiến độ: Tác hại của việc ưu tiên cảm tính
Bạn bắt đầu buổi sáng với một danh sách công việc dài. Trong vài giây đầu tiên, bạn phải chọn: xử lý email khách hàng? Hoàn thiện báo cáo? Hay làm một việc nhỏ cho “đỡ áp lực”? Quyết định đó thường diễn ra vô thức, trong im lặng, không ai nhìn thấy.
Nhưng đôi khi, chính khoảnh khắc nhỏ ấy lại kích hoạt một hiệu ứng domino có sức công phá lớn hơn bạn tưởng và hậu quả của chuỗi domino ấy là bạn bị đánh giá kém, thiếu chiến lược.
Điều đáng sợ là: đa số người làm dự án không nhận ra viên domino đầu tiên đổ từ lúc nào.
Bài viết này sẽ giúp bạn nhìn rõ bản chất của ưu tiên cảm tính – và vì sao chỉ một lựa chọn sai có thể làm hỏng cả tiến độ.
Vì sao ưu tiên sai nguy hiểm hơn bạn nghĩ?
Khi làm việc trong môi trường nhiều cập nhật, nhiều phòng ban và nhiều đầu việc phụ thuộc lẫn nhau, thứ bạn quyết định làm trước không chỉ ảnh hưởng đến bạn – nó ảnh hưởng đến cả hệ thống. Điều nguy hiểm nằm ở chỗ: con người thường ưu tiên theo cảm xúc chứ không phải dữ liệu.
Ưu tiên theo cảm xúc khiến bạn dễ chọn sai việc
Khi không có hệ thống hỗ trợ, chúng ta thường chọn:
– Việc nào dễ làm hơn
– Việc nào vừa được nhắc đến
– Việc nào khiến mình đỡ lo
– Ai yêu cầu mạnh hơn
Nhưng cảm giác “gấp” không phải lúc nào cũng phản ánh “quan trọng”.
Ví dụ:
Lan – Công ty PixelM Agency – bắt đầu buổi sáng bằng việc chỉnh slide vì thấy “nhanh và nhẹ đầu”. Trong khi đó, nhiệm vụ critical của ngày là gửi yêu cầu booking KOL để kịp lịch chạy ads. Lan để việc này sang buổi chiều và khi quay lại, các KOL hot đã kín lịch. Chiến dịch ra mắt bị lùi hai ngày, khách hàng tức tối yêu cầu họp gấp.Chỉ một lựa chọn ưu tiên theo cảm xúc, hậu quả lan ra toàn bộ team.
Xem thêm: Lý trí vs Cảm xúc: Vì sao bạn thường chọn làm việc sai trước?
Một lựa chọn nhỏ có thể kích hoạt hiệu ứng domino
Một lựa chọn tưởng như vô hại – xử lý một việc nhỏ trước, trả lời một tin nhắn trước, dời việc chính sang “lát nữa làm” – thật ra là viên domino đầu tiên trong cả chuỗi rủi ro. Khi nhiệm vụ bạn trì hoãn là đầu vào cho nhiều người khác, sự chậm trễ lan ra nhanh hơn bạn tưởng: một giờ của bạn có thể trở thành ba giờ của team, rồi thành một ngày trễ hạn của cả dự án. Điều nguy hiểm nhất là hiệu ứng domino luôn âm thầm diễn ra trước khi bạn kịp nhận ra mình đã chọn sai ngay từ đầu. Chỉ một quyết định cảm tính cũng đủ kéo cả tiến độ ra khỏi đường ray.
Hậu quả thật sự của việc chọn sai thứ tự công việc
Khi bạn đặt sai viên domino đầu tiên, phần còn lại đổ nhanh hơn bạn tưởng. Một quyết định nhỏ vào buổi sáng có thể trở thành ngòi nổ cho một ngày hỗn loạn mà bạn không kịp phòng tránh.
Điều nguy hiểm là sự sụp đổ này diễn ra âm thầm: bạn vẫn nghĩ mình đang làm việc chăm chỉ, nhưng tiến độ đã lệch khỏi quỹ đạo từ lâu. Đến khi bạn nhận ra, nhiệm vụ quan trọng nhất đã bị đẩy xuống đáy danh sách, team đang chờ bạn cập nhật, còn khách hàng thì bắt đầu sốt ruột. Và lúc đó, dù bạn có chạy đến mức nào, bạn cũng chỉ đang cố sửa chữa hậu quả của một lựa chọn sai từ đầu ngày.
Bạn bị kéo khỏi nhiệm vụ chính bởi yêu cầu đến từ nhiều phía
Trong môi trường thực tế, bạn liên tục bị gián đoạn. Email mới, tin nhắn Zalo, cuộc gọi của nhà thầu, yêu cầu gấp từ khách hàng – tất cả kéo bạn ra khỏi nhiệm vụ quan trọng nhất của ngày.
Điều đáng nói là não người không được thiết kế để chuyển đổi liên tục giữa nhiều ngữ cảnh; mỗi lần bị ngắt quãng, não mất vài phút để quay lại trạng thái tập trung sâu. Khi các yếu tố nhiễu xảy ra quá thường xuyên, bạn không còn khả năng phân biệt đâu là việc quan trọng thật sự, đâu chỉ là tiếng ồn. Và từ đó, bạn dễ rơi vào cái bẫy quen thuộc: ưu tiên việc vừa xuất hiện, thay vì việc mang lại tác động lớn nhất cho tiến độ.
Ví dụ: Nam – điều phối dự án tại Công ty BlueEdge Marketing – bắt đầu buổi sáng với mục tiêu hoàn thành bản kế hoạch media cho khách hàng lớn. Nhưng chỉ trong 45 phút đầu, anh bị kéo khỏi bàn làm việc bởi 3 tin nhắn Zalo từ team thiết kế, 2 email hỏi lại KPI, một cuộc gọi gấp từ nhà in và lời nhờ “xem nhanh giúp một file nhỏ” của đồng nghiệp.
Mỗi lần chuyển cảnh, não Nam phải mất vài phút để quay lại dòng suy nghĩ cũ, nhưng anh không hề nhận ra mức độ hỗn loạn này đang tích lũy. Đến trưa, bản kế hoạch media – nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày – vẫn chưa được viết xong một nửa. Chiều đến, khách hàng nhắn yêu cầu “cần bản kế hoạch trước 17h”, Nam hoảng hốt lao vào làm trong trạng thái nước rút và mắc ba lỗi số liệu nghiêm trọng.
Bạn tốn gấp đôi thời gian để xử lý hậu quả
Ưu tiên sai không chỉ gây chậm tiến độ – nó tạo thêm một làn sóng công việc mới mà bạn không hề lường trước: họp gấp để “khắc phục hậu quả”, gọi điện xin lỗi khách hàng, viết lại báo cáo, cập nhật lại timeline, giải thích với toàn bộ team vì sao đầu việc bị lệch. Tệ hơn, những nhiệm vụ đáng lẽ đã hoàn thành từ hôm trước giờ quay trở lại với mức độ áp lực cao gấp đôi.
Mỗi sai lệch nhỏ kéo theo nhiều đầu việc khác phải điều chỉnh: bộ phận thiết kế phải sửa lịch, đội sản xuất phải dời ca, bộ phận vận hành phải cập nhật lại deadline cho nhà thầu, thậm chí cả phòng tài chính cũng phải tính lại chi phí phát sinh. Và trong lúc bạn đang cố dập tắt hậu quả của quyết định sai ban đầu, các nhiệm vụ mới tiếp tục đến, chồng chất lên, đẩy bạn vào vòng xoáy “không thể làm xong nổi”.
Đó chính là mặt tối của ưu tiên sai: nó không chỉ lấy đi thời gian của bạn, mà còn lấy đi sự bình tĩnh, sự tập trung và cả uy tín cá nhân — những thứ khó xây dựng nhưng lại rất dễ đánh mất.
Uy tín cá nhân bị ảnh hưởng dù bạn làm việc chăm chỉ
Người làm dự án không chỉ được đánh giá bằng tốc độ, mà bằng khả năng làm đúng việc đúng lúc. Bởi trong môi trường nhiều đầu việc phụ thuộc lẫn nhau, làm nhiều không quan trọng bằng làm đúng thứ tự. Một cá nhân xử lý rất nhiều nhiệm vụ trong ngày nhưng lại bỏ lỡ nhiệm vụ quan trọng nhất vẫn thường bị nhìn nhận là thiếu chiến lược, thiếu khả năng điều phối và không kiểm soát được bức tranh tổng thể.
Điều này tạo ra một nghịch lý đau lòng: bạn nỗ lực hơn bao giờ hết, nhưng kết quả lại không phản ánh đúng công sức; bạn chạy liên tục cả ngày, nhưng người khác chỉ thấy tiến độ của team bị chậm lại vì một mắt xích “không biết ưu tiên”. Và chỉ cần vài lần như vậy, uy tín của bạn có thể bị ảnh hưởng, dù bạn hoàn toàn không thiếu năng lực — bạn chỉ thiếu một hệ thống giúp xác định thứ tự đúng ngay từ đầu.
Vì sao ưu tiên cảm tính luôn dẫn đến sai lầm dây chuyền?
Sai lầm không đến từ năng lực yếu, mà từ thiếu dữ liệu. Không ai, kể cả người có kinh nghiệm lâu năm, có thể ra quyết định chính xác trong môi trường mà thông tin bị phân tán và thay đổi liên tục. Khi bạn chỉ dựa vào cảm giác hoặc ký ức để chọn việc cần làm trước, bạn đang đặt cược quyết định của mình vào trực giác – một thứ vốn rất dễ bị bóp méo bởi áp lực, gián đoạn, hoặc sự thúc giục từ người khác.
Não người không được thiết kế để xử lý hàng chục nhiệm vụ song song, nhớ hết các deadline, các phụ thuộc và mức độ ảnh hưởng của từng đầu việc. Vì vậy, khi dữ liệu không rõ ràng, ưu tiên bị quyết định bởi thứ xuất hiện trước mắt chứ không phải thứ quan trọng nhất.
Hãy nhìn trực diện vào các vấn đề dưới đây, và tự liên hệ với bản thân, bạn sẽ thấy những lý do khiến mình càng ngày càng lún sâu vào vòng xoáy ưu tiên cảm tính
Bạn thiếu dữ liệu để đánh giá mức độ quan trọng thật sự
Khi không nhìn thấy:
- Tác động của mỗi đầu việc
- Mức độ phụ thuộc
- Rủi ro trễ hạn
- Ảnh hưởng đến khách hàng
Bạn chỉ đang đoán – và đoán thường sai. Trong môi trường dự án có nhiều biến số, một quyết định dựa trên phỏng đoán rất dễ dẫn bạn đi chệch hướng mà không hề nhận ra. Đến khi hậu quả xuất hiện, bạn mới biết mình đã chọn sai ngay từ bước đầu tiên.
Ví dụ: Linh – điều phối dự án tại Công ty Aurora Creative – thấy tin nhắn của khách hàng nhắc lại phần sửa layout, nên cô ưu tiên làm ngay vì nghĩ “khách hàng hỏi thì chắc là gấp”. Trong khi đó, nhiệm vụ quan trọng nhất của ngày là gửi bản mô tả chi tiết (brief) cho team quay TVC – tài liệu mà cả ekip 12 người đang chờ.
Linh không nhìn thấy rằng:
- bản layout chỉ mất 15 phút để xử lý
- nhưng brief là đầu vào của lịch quay ngày mai
- nếu brief trễ, cả đoàn phải dời lịch quay, phát sinh thêm chi phí thuê thiết bị
- khách hàng cần xem storyboard trước 15h để duyệt
Vì thiếu dữ liệu, cô chọn sai việc.
Kết quả: brief gửi trễ 3 giờ, ekip quay phải dời lịch sang ngày hôm sau, chi phí phát sinh hơn 12 triệu đồng và timeline ra mắt TVC bị lùi một ngày. Linh bàng hoàng nhận ra: cô không hề cố ý chọn sai – cô chỉ không có đủ dữ liệu để chọn đúng.
Bạn không thấy rõ bức tranh toàn cảnh của dự án
Không có dashboard, không có bản đồ phụ thuộc, mọi nhiệm vụ đều “quan trọng như nhau”. Tất cả nằm trong danh sách dài bất tận, không có dấu hiệu nào cho thấy việc nào là đầu vào, việc nào ảnh hưởng dây chuyền, việc nào cần làm ngay và việc nào có thể lùi.
Khi mọi thứ đều quan trọng, bạn không thể biết cái nào quan trọng nhất – và đó chính là mảnh đất màu mỡ để ưu tiên cảm tính lấn át sự logic. Bạn chọn theo trực giác, theo tiếng ồn lớn nhất, hoặc theo việc nào trông dễ giải quyết hơn… nhưng hiếm khi bạn chọn đúng việc có tác động lớn nhất đến tiến độ chung.
Bạn phản ứng thay vì chủ động
Khi ưu tiên theo cảm tính, bạn làm việc trong trạng thái chữa cháy. Mỗi yêu cầu mới trở thành một việc “phải làm ngay”, dù nó chẳng hề quan trọng. Bạn phản ứng theo áp lực chứ không theo chiến lược, và ngày của bạn bị kéo đi bởi những tín hiệu ồn ào nhất thay vì những nhiệm vụ mang giá trị lớn nhất. Dần dần, bạn đánh mất khả năng chủ động — bạn không còn quyết định công việc, mà công việc quyết định bạn. Và càng làm trong trạng thái bị động, bạn càng lặp lại vòng xoáy ưu tiên sai mà không kịp nhận ra.
Ví dụ:
Tại chuỗi D’Green F&B, Trí – nhân viên vận hành – ưu tiên xử lý tin nhắn khách hàng trước, bỏ quên việc kiểm tra đơn hàng tồn kho. Kết quả: hết nguyên liệu vào cuối tuần, cửa hàng phải đóng sớm 2 giờ, doanh thu giảm mạnh.
Làm sao ngăn hiệu ứng domino từ ưu tiên sai?
Giải pháp không phải cố gắng nhớ nhiều hơn hay làm nhanh hơn – mà là để dữ liệu dẫn đường.
Bộ não con người không thể theo kịp hàng chục đầu việc, hàng loạt deadline và hàng nghìn sự phụ thuộc đang thay đổi từng giờ.
Nhưng một hệ thống dựa trên dữ liệu thì có thể: nó phân tích, so sánh, cảnh báo và đề xuất thứ tự công việc tối ưu mà bạn khó có thể tự tính toán bằng trí nhớ. Khi dữ liệu dẫn đường, bạn không còn phải đoán – bạn ra quyết định dựa trên sự thật, không phải cảm xúc.
Dữ liệu hóa ưu tiên thay vì dựa vào cảm giác
Một hệ thống tốt sẽ phân tích:
- Deadline: biết chính xác nhiệm vụ nào sắp đến hạn giúp bạn không còn lo lắng bị “gọi tên” vào cuối ngày.
- Mức độ ảnh hưởng: hiểu được việc nào tác động đến toàn dự án giúp bạn tập trung vào thứ thật sự tạo ra giá trị thay vì chạy theo việc nhỏ.
- Phụ thuộc giữa các đầu việc: nhận diện nhiệm vụ là đầu vào cho bao nhiêu bộ phận giúp bạn tránh trở thành “nút thắt cổ chai” khiến cả team chậm lại.
- Mức độ rủi ro: thấy trước nhiệm vụ dễ gây trễ giúp bạn xử lý sớm, giảm áp lực và không phải họp gấp để giải trình.
Từ đó, hệ thống xếp nhiệm vụ theo đúng mức độ quan trọng – điều mà bạn khó có thể tự phân tích chính xác khi công việc liên tục thay đổi và thông tin bị rải rác nhiều nơi.
Xem thêm: Dữ liệu hóa cảm xúc: Chiếc la bàn giúp bạn ra quyết định thông minh giữa guồng quay công việc
Hệ thống cảnh báo sớm giúp sửa sai trước khi quá muộn
Một cảnh báo đúng thời điểm có thể cứu cả tiến độ dự án. Khi nhiệm vụ sắp trễ, hệ thống nhắc ngay để bạn điều chỉnh trước khi hậu quả kịp lan rộng. Thay vì phát hiện sự cố vào cuối ngày – khi mọi thứ đã nằm ngoài tầm kiểm soát – bạn được chủ động xử lý từ rất sớm, ngay lúc rủi ro chỉ mới manh nha. Điều này không chỉ giảm áp lực cho bạn mà còn ngăn chặn cả chuỗi nhiệm vụ phía sau bị lệch nhịp, bảo vệ tiến độ chung và uy tín cá nhân của bạn. Nhiều khi, chỉ một thông báo kịp lúc cũng đủ thay đổi toàn bộ kết quả của một dự án.
Ví dụ: Tại nhà máy giày LT LeatherWorks, Mai – phụ trách điều phối sản xuất – đang xử lý các báo cáo tồn kho thì hệ thống bất ngờ gửi cảnh báo đỏ: “Lô da nhập khẩu D47 đang trễ 30% so với kế hoạch, nguy cơ ảnh hưởng dây chuyền may đế giày.”
Mai mở dashboard và lập tức nhận ra: nếu lô da này không được kiểm định và chuyển vào dây chuyền trong vòng 2 giờ, cả chuyền may số 3 sẽ phải dừng vì thiếu nguyên liệu. Khi một chuyền dừng lại, chuyền nối tiếp sẽ bị kéo theo, dẫn đến hơn 2000 đôi giày xuất khẩu sang Nhật có nguy cơ trễ hạn giao hàng.
Nhờ cảnh báo sớm, Mai kích hoạt quy trình ưu tiên: gọi đội QC kiểm định ngay lập tức, điều xe nâng chuyển nguyên liệu sang khu vực sản xuất và thông báo điều chỉnh lịch cho tổ may để không bị gián đoạn. Dây chuyền tiếp tục chạy đúng nhịp, đơn hàng xuất khẩu giữ vững cam kết đúng ngày.
Mai thở phào: nếu hệ thống không cảnh báo kịp thời, chỉ một sự chậm trễ nhỏ ở khâu nguyên liệu đã có thể gây thiệt hại hàng trăm triệu đồng và làm mất uy tín với đối tác quốc tế.
Gợi ý thứ tự công việc tối ưu theo tác động
Hệ thống không chỉ cảnh báo — nó còn gợi ý thứ tự công việc tối ưu giúp bạn tập trung vào 20% đầu việc tạo ra 80% kết quả. Thay vì nhìn một danh sách nhiệm vụ dài đến choáng ngợp và phải tự đoán đâu là việc quan trọng nhất, bạn được chỉ rõ ngay từ đầu ngày: nên làm gì trước, việc nào tác động mạnh nhất, việc nào có thể lùi lại mà không ảnh hưởng tiến độ. Điều này giúp bạn thoát khỏi cảm giác “chạy suốt mà không thấy tiến bộ”, chuyển sang trạng thái làm việc chiến lược hơn, có trọng tâm và mang lại hiệu quả thực sự.
Xem thêm: Khi phần mềm nói bạn nên làm gì trước: Bí mật của ưu tiên thông minh dựa trên dữ liệu
Kết luận: Chỉ một ưu tiên sai cũng có thể làm lệch cả tiến độ – nhưng bạn hoàn toàn có thể kiểm soát
Sai lầm không phải vì bạn kém. Sai lầm đến từ việc bạn phải ra quyết định trong trạng thái thiếu dữ liệu và thiếu công cụ.
Khi bạn ưu tiên dựa trên cảm tính, sai nhịp là điều tất yếu. Khi bạn ưu tiên dựa trên dữ liệu, bạn chủ động điều khiển tiến độ thay vì bị deadline điều khiển.
Nếu bạn muốn:
- Giảm lỗi ưu tiên
- Ngăn hiệu ứng domino từ sớm
- Giữ nhịp công việc ổn định
- Làm việc chiến lược hơn, ít áp lực hơn
Đã đến lúc để một hệ thống hỗ trợ bạn ra quyết định đúng ngay từ đầu. Đăng ký demo và xem cách Phần mềm quản lý công việc Optimi Work hỗ trợ bạn trong thực tế.