So sánh 3 cách quản lý thông tin nhân sự phổ biến: Excel – Phần mềm HRM – ERP
Khi bảng Excel không còn “gánh nổi” phòng Nhân sự
Hầu hết các Trưởng phòng Nhân sự khi mới bắt đầu đều dùng Excel để quản lý hồ sơ nhân viên.
Dễ tạo, dễ sửa, ai cũng biết dùng. Nhưng khi công ty lớn dần – số nhân viên tăng, bảng lương phức tạp, báo cáo lãnh đạo cần gấp – thì Excel bắt đầu “đuối sức”.
Theo một nghiên cứu năm 2024 được đăng tải trên Phys.org (một trang tin quốc tế uy tín về khoa học – công nghệ), 94% file Excel trong doanh nghiệp có lỗi. Một lỗi nhỏ trong công thức có thể khiến cả bảng lương sai lệch hoặc báo cáo KPI không chính xác.
Vậy đâu là giải pháp tiếp theo?
Nên tiếp tục với Excel, chuyển sang phần mềm HRM (Human Resource Management – phần mềm quản lý nhân sự), hay đầu tư hẳn hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning – phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp)?
Khung so sánh: Khi nào nên dùng Excel, HRM hay ERP?
Trước khi chọn, hãy xem công ty bạn đang ở đâu qua 5 yếu tố:
- Quy mô nhân sự: bao nhiêu người đang làm việc?
- Mức độ phức tạp: có chấm công, tính lương, bảo hiểm, thuế không?
- Nhu cầu báo cáo: có cần tổng hợp số liệu nhanh, tự động không?
- Ngân sách: bạn sẵn sàng đầu tư bao nhiêu?
- Thời gian triển khai: bạn cần kết quả trong bao lâu?
Bảng so sánh dễ hiểu giữa Excel – HRM – ERP
| Tiêu chí | Excel | Phần mềm HRM | Hệ thống ERP |
|---|---|---|---|
| 1. Chi phí đầu tư ban đầu | Gần như miễn phí, nhưng tốn thời gian nhập dữ liệu và sửa lỗi. | Chi phí vừa phải, trả theo số lượng nhân sự, hiệu quả nhanh. | Chi phí cao, cần đội dự án triển khai. (Thị trường ERP toàn cầu 2024 đạt 81,15 tỷ USD – Fortune Business Insights) |
| 2. Thời gian triển khai | Có thể dùng ngay. | Khoảng 1–3 tháng là chạy ổn định. | Có thể mất 6–12 tháng, đặc biệt với công ty lớn. |
| 3. Rủi ro sai sót dữ liệu | Rất cao – chỉ cần 1 ô sai, cả bảng lương có thể sai. | Dữ liệu được kiểm soát, phần mềm cảnh báo lỗi. | Độ chính xác cao, nhưng phụ thuộc cấu hình và người dùng. |
| 4. Tự động hoá quy trình | Gần như không – người dùng phải nhập tay. | Tự động toàn bộ từ tuyển dụng → chấm công → lương → BHXH. | Tự động toàn doanh nghiệp, nhưng cấu hình phức tạp. |
| 5. Báo cáo & KPI | Phải tự tổng hợp thủ công, dễ sai. | Có sẵn bảng điều khiển (dashboard) KPI, nghỉ việc, chi phí nhân sự. | Báo cáo toàn doanh nghiệp, nhưng chậm và tốn chi phí. |
| 6. Tích hợp hệ thống khác | Xuất – nhập file thủ công, dễ lệch dữ liệu. | Kết nối dễ với hệ thống tính lương, máy chấm công, kế toán. | Liên kết sâu với tài chính, kho, vận hành – cần đội kỹ thuật. |
| 7. Phù hợp với quy mô | < 50 nhân viên, quy trình đơn giản. | 30–300 nhân viên, công ty đang phát triển. | > 300 nhân viên, nhiều phòng ban. |
| 8. Tuân thủ pháp luật | Phải tự cập nhật quy định BHXH, thuế. | Nhà cung cấp cập nhật sẵn, luôn đúng luật. | Có cập nhật theo chu kỳ phần mềm. |
| 9. Trải nghiệm người dùng | Dễ dùng nhưng dễ loạn khi nhiều người cùng làm. | Giao diện thân thiện cho HR, dễ học, dễ triển khai. | Thống nhất toàn công ty nhưng phức tạp, cần đào tạo. |
| 10. Rủi ro triển khai | Ban đầu ít rủi ro, nhưng lâu dài dễ lỗi, tốn thời gian. | Rủi ro trung bình – cần thay đổi cách làm việc cũ. | Cao: chỉ 49,7% dự án ERP hoàn thành đúng tiến độ |
Phân tích nhanh: Nên chọn cái nào cho công ty bạn?
Khi Excel vẫn “ổn”
- Công ty < 50 người.
- Quy trình đơn giản (chấm công, lương, BHXH làm thủ công).
- Chưa cần báo cáo tổng hợp tự động.
👉 Excel vẫn là lựa chọn tạm ổn, nhưng hãy lưu ý: bạn đang “vay nợ thời gian” – càng về sau càng khó sửa sai.
Khi phần mềm HRM là lựa chọn hợp lý nhất
Nếu bạn đặt ra mục tiêu như:
- “3 tháng tới phải có báo cáo KPI tự động cho sếp xem.”
- “Chấm công và tính lương chính xác >99%.”
- “Rút ngắn thời gian tuyển dụng từ 30 còn 20 ngày.”
👉 HRM chính là bước nhảy hợp lý.
Bạn không cần thay đổi cả doanh nghiệp, chỉ cần chuẩn hóa quy trình HR – và phần mềm sẽ tự động hỗ trợ.
Khi nên cân nhắc ERP
- Doanh nghiệp >200–500 nhân viên.
- Nhiều phòng ban cùng cần dữ liệu (tài chính, kế toán, nhân sự, vận hành).
- Cần kết nối toàn bộ quy trình từ nhân sự → sản xuất → tài chính.
👉 ERP phù hợp với doanh nghiệp lớn có ngân sách và thời gian dài (6–12 tháng) để triển khai.
Kết luận: Cách chọn phù hợp dành cho bạn
| Mục tiêu trong 3–6 tháng tới | Giải pháp khuyên dùng |
|---|---|
| Muốn tiết kiệm thời gian, tự động hóa quy trình HR, báo cáo nhanh, chính xác | Phần mềm HRM |
| Muốn tích hợp cả tài chính, sản xuất, vận hành và nhân sự | ERP |
| Chưa cần tự động hóa, chỉ quản lý vài chục nhân viên | Excel |
💡 Nguyên tắc chọn khôn ngoan:
“Chọn cái vừa đủ – có thể mở rộng sau này.”
Đừng chọn ERP khi bạn chỉ mới cần quản lý nhân sự. Hãy để HRM giúp bạn bắt đầu chuyển đổi số dễ dàng, ít rủi ro, hiệu quả nhanh.
Gợi ý:
Nếu bạn đang dùng Excel và muốn thử một hệ thống HRM mà triển khai nhanh – dễ dùng – phù hợp doanh nghiệp Việt, hãy trải nghiệm Optimi HRM.
Bạn sẽ thấy: báo cáo KPI, chấm công, tính lương, hợp đồng, bảo hiểm… đều gọn trong một màn hình duy nhất.
👉 Đăng ký demo miễn phí tại Optimi.vn