5 phương pháp sắp xếp công việc kinh điển giúp Điều phối dự án thoát khỏi hỗn loạn và kiểm soát tiến độ hiệu quả
Dự án của bạn có bao giờ biến thành một “vũ trụ song song” – nơi timeline, đầu việc và trách nhiệm của từng người luôn tồn tại… theo nhiều phiên bản khác nhau? Dù team vẫn làm việc, vẫn họp đầy đủ, nhưng tiến độ cứ trượt dài, deadline cứ chậm, còn bạn thì chìm trong cảm giác mất kiểm soát.
Điểm chung của hầu hết dự án rơi vào vòng xoáy hỗn loạn là thiếu một phương pháp sắp xếp công việc đủ rõ ràng, đủ thực tế, đủ dễ vận hành. Dù bạn có kỹ năng hay nỗ lực đến đâu, nếu cách tổ chức công việc sai ngay từ gốc, toàn bộ dự án sẽ lệch nhịp theo hiệu ứng domino.
Bài viết này sẽ giúp bạn:
- Nhìn rõ vì sao dự án hỗn loạn (và vì sao lỗi không nằm ở bạn).
- Hiểu các phương pháp sắp xếp công việc được sử dụng toàn cầu.
- Biết cách chọn phương pháp phù hợp với team & dự án của mình.
- Biết cách kết hợp phương pháp để tạo ra một hệ thống vận hành mạnh mẽ.
Từ đây, bạn sẽ bước sang giai đoạn chủ động kiểm soát tiến độ, thay vì “chữa cháy” mỗi ngày.
Sắp xếp công việc thông minh – Nền tảng của một dự án vận hành mượt mà
Khi dự án rơi vào hỗn loạn, mọi người thường nghĩ rằng vấn đề nằm ở việc “chưa cố gắng đủ” hoặc “team thiếu trách nhiệm”. Nhưng trên thực tế, phần lớn rắc rối bắt nguồn từ việc không biết sắp xếp công việc đúng cách: đầu việc chồng chéo, thông tin phân tán, ưu tiên sai lệch.
Một dự án chỉ có thể vận hành mượt mà khi toàn bộ công việc được tổ chức theo một trật tự rõ ràng, dễ nhìn và dễ theo dõi. Đây chính là nền tảng giúp Điều phối dự án thoát khỏi tình trạng “chữa cháy” và chuyển sang trạng thái làm chủ quy trình.
Xem thêm: Lý do dự án rối loạn – 5 dấu hiệu cho thấy quy trình làm việc đã “gãy” mà bạn không nhận ra
Sắp xếp công việc để làm gì?
Dù bạn là Điều phối dự án, PM hay người quản lý team nhỏ, mục tiêu của việc sắp xếp công việc không chỉ là “gọn gàng” hơn mà là để:
Tăng hiệu quả làm việc:
Khi biết rõ mình cần làm gì, vào lúc nào, theo thứ tự nào, bạn không mất năng lượng vào việc phỏng đoán hay ra quyết định lặp lại. Điều này giúp cả team tập trung đúng chỗ thay vì chạy vòng vòng.
Giảm áp lực vô hình:
Một danh sách công việc lộn xộn tạo ra cảm giác mơ hồ và bất an. Ngược lại, khi mọi thứ được phân loại, bạn biết mình đang kiểm soát thay vì bị nhấn chìm.
Tiết kiệm thời gian đáng kể:
Hầu hết thời gian lãng phí trong dự án đến từ việc tìm thông tin, hỏi lại tiến độ, sửa lỗi do hiểu nhầm. Khi sắp xếp công việc đúng cách, bạn cắt bỏ 30–40% những tác vụ vô nghĩa này.
Tạo ra sự chuyên nghiệp cho dự án:
Khách hàng, lãnh đạo và các bên liên quan đều cảm nhận rõ sự khác biệt giữa một dự án có tổ chức và một dự án hỗn loạn. Sự chuyên nghiệp không đến từ cố gắng cá nhân mà từ hệ thống.
Các yếu tố chính giúp bạn sắp xếp công việc hiệu quả
- Có một nơi tập trung để quản lý công việc.
- Có cơ chế ưu tiên rõ ràng.
- Công việc di chuyển qua trạng thái theo luồng.
- Có tiêu chuẩn kết thúc công việc.
- Có khả năng theo dõi tiến độ theo thời gian thực.
| Những lý do khiến dự án của bạn trở thành “mớ bòng bong”: 1. Không có một nguồn cập nhật tiến độ duy nhất. 2. Công việc phân tán ở quá nhiều kênh. 3. Không biết ưu tiên việc nào trước. 4. Timeline không có cảnh báo sớm. 5. Team không tự vận hành, phải nhắc việc liên tục. 6. Không có quy trình kết thúc công việc rõ ràng. 7. Tiến độ không được cập nhật theo thời gian thực. |
Các phương pháp hỗ trợ bạn sắp xếp công việc hiệu quả
Khi dự án trở nên hỗn loạn, vấn đề không nằm ở nỗ lực cá nhân hay kỹ năng của bạn — mà nằm ở việc chưa có phương pháp sắp xếp công việc đủ mạnh để giữ mọi thứ đi đúng quỹ đạo. Một hệ thống tốt cần giúp bạn nhìn rõ ưu tiên, giảm tải suy nghĩ, và tạo ra nhịp vận hành ổn định cho cả đội ngũ.
Điều quan trọng là: không có một phương pháp nào phù hợp cho tất cả mọi người. Mỗi dự án có đặc thù riêng, mỗi vai trò có áp lực riêng, và mỗi đội nhóm có cách làm việc khác nhau. Vì vậy, bạn cần hiểu rõ bản chất của từng phương pháp để chọn đúng cách áp dụng cho mình.
Dưới đây là 5 phương pháp đã được sử dụng rộng rãi trên thế giới – từ môi trường doanh nghiệp cho đến đội nhóm sáng tạo – giúp bạn tái cấu trúc luồng công việc, khôi phục sự rõ ràng và lấy lại quyền kiểm soát tiến độ.
Phương pháp 1: Ivy Lee – Sức mạnh của sự tối giản và tập trung
Phương pháp Ivy Lee được xem là một trong những “nguyên lý nền tảng” của nghệ thuật sắp xếp công việc cá nhân. Nó ra đời cách đây hơn 100 năm (1918), khi Charles M. Schwab – Chủ tịch Bethlehem Steel – tìm cách tăng năng suất cho đội quản lý. Sau khi áp dụng, ông trả Ivy Lee một khoản tiền tương đương hơn 400.000 USD ngày nay. Lý do? Bởi quy trình sáu bước này có thể biến một bộ não hỗn loạn thành một hệ thống laser tập trung.
Ivy Lee giải quyết vấn đề gì cho Điều phối dự án?
- Bạn có quá nhiều việc và không biết phải bắt đầu từ đâu.
- Bạn dễ bị phân tán bởi các “đám cháy nhỏ” hằng ngày.
- Bạn luôn bận rộn nhưng cảm giác không tiến gần hơn đến mục tiêu.
Phương pháp giúp bạn cắt nhiễu, giữ nhịp, và ưu tiên đúng, đặc biệt trong môi trường dự án có hàng trăm đầu việc vụn vặt.
6 bước của phương pháp:
- Viết ra 6 nhiệm vụ quan trọng nhất của ngày mai.
- Sắp xếp chúng theo mức độ quan trọng.
- Sáng hôm sau, bắt đầu với việc số 1.
- Chỉ chuyển sang việc tiếp theo khi hoàn thành việc trước.
- Cuối ngày, đưa các việc chưa xong sang danh sách ngày mai.
- Lặp lại mỗi ngày.
Vì sao phù hợp với Điều phối dự án?
- Giúp bạn thoát khỏi tình trạng “đa nhiệm giả”.
- Buộc bạn phân loại công việc chiến lược thay vì chỉ xử lý sự vụ.
- Tạo đà mỗi ngày bằng việc quan trọng nhất.
- Ngăn việc nhảy việc liên tục – nguyên nhân lớn nhất làm dự án lệch nhịp.
Ví dụ minh họa:
Tại NovaMedia, Điều phối Bảo Trân từng chìm trong hơn 180 task mỗi tuần. Mỗi buổi sáng, khi vừa mở máy, Slack lập tức nổ tung với hơn 60 thông báo, kèm theo email từ khách hối deadline và tin nhắn Zalo “gấp lắm em ơi”. Trân làm từ 8 giờ sáng đến 11 giờ đêm, nhưng dự án flagship của công ty vẫn chậm 5 ngày và team bắt đầu hoang mang vì mọi thứ rối loạn như một mớ dây điện cháy.Đỉnh điểm là một cuộc họp khi khách đập bàn hỏi:
“Rốt cuộc bên em có biết mình đang làm đến đâu không?”Hôm đó, Trân về nhà lúc 1 giờ sáng và nhận ra: cô không thiếu nỗ lực, cô thiếu một cách sắp xếp công việc đủ tỉnh táo để kéo dự án khỏi bờ vực.
Khi áp dụng phương pháp Ivy Lee, Trân bắt đầu mỗi ngày bằng việc chọn đúng 6 việc duy nhất có khả năng “đẩy dự án đi tiếp”. Cô từ chối multitask, bỏ thói quen nhảy việc theo tiếng thông báo, và kiên định hoàn thành từng nhiệm vụ theo đúng thứ tự ưu tiên.
Kết quả xảy ra nhanh đến mức chính cô cũng bất ngờ: chỉ sau 14 ngày, dự án đang chậm 5 ngày đã quay về đúng quỹ đạo. Những yêu cầu tồn đọng giảm từ 47 xuống còn 12. Cuộc họp tuần đầu tiên sau “Ivy Lee” khiến cả team ngỡ ngàng vì mọi đầu việc đều sáng rõ như vừa được sắp lại theo một bản đồ mới.
Sếp Trân đứng dậy, nhìn cô và nói một câu khiến cả phòng im lặng:
“Không hiểu bằng cách nào, nhưng em làm ít hơn trước mà hiệu quả hơn gấp đôi.”
Phương pháp 2: Ma trận Eisenhower – Ưu tiên đúng việc để tiến độ không bị nghẽn
Ma trận Eisenhower được sáng tạo bởi Tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower – người từng quản lý khối lượng công việc khổng lồ của quân đội, NATO và cả đời sống chính trị Hoa Kỳ. Ông hiểu rõ rằng không phải mọi công việc đều quan trọng như nhau, và chính sự nhầm lẫn này khiến con người kiệt sức.
Eisenhower giải quyết vấn đề gì?
- Bạn đang làm việc theo phản ứng, không phải theo chiến lược.
- Mọi thứ đều “gấp”, khiến bạn đánh mất ưu tiên thật sự.
- Team cứ lao vào việc nhỏ, còn việc lớn lại bị trì hoãn.
Ma trận gồm 4 nhóm:
- Quan trọng – Cấp thiết → Làm ngay.
- Quan trọng – Không cấp thiết → Lên kế hoạch.
- Không quan trọng – Cấp thiết → Giao người khác.
- Không quan trọng – Không cấp thiết → Loại bỏ.
Lợi ích đối với Điều phối dự án:
- Giúp bạn loại bỏ 30–40% công việc thừa.
- Giúp team tập trung vào nhiệm vụ đẩy tiến độ (critical path).
- Giảm áp lực nhắc việc vì mỗi người tự biết điều gì cần làm trước.
- Ngăn dự án bị chậm do “sai ưu tiên”.
Ví dụ minh họa:
Tại BluePeak Agency, Điều phối Minh Huy bước vào mỗi ngày với cảm giác như đang bị kéo vào một cơn lốc: khách nhắn Zalo lúc 7 giờ sáng, Account gọi lúc 8 giờ, Slack ping liên tục vì “sửa gấp một câu copy”, rồi đến nhập số liệu, trả lời email, gửi file. Huy làm không ngừng nghỉ từ sáng đến tối, nhưng những nhiệm vụ quan trọng như duyệt kế hoạch sản xuất, rà lại scope, chốt timeline thì… ngày nào cũng bị dời sang hôm sau.Đỉnh điểm là lúc dự án flagship của công ty bị chậm 4 ngày và khách yêu cầu “giải trình lý do”. Huy gần như kiệt sức, nhưng vẫn không hiểu mình sai ở đâu: anh làm rất nhiều, nhưng dự án vẫn không nhích lên.
Khi áp dụng Ma trận Eisenhower trong một buổi tối tuyệt vọng, Huy mới sốc thật sự:
70% những gì anh làm mỗi ngày hoàn toàn không tạo ra bất kỳ tiến triển nào cho dự án.• Nhóm 3 (khẩn cấp nhưng không quan trọng): chiếm gần nửa ngày của anh, toàn những việc “ai cũng nhờ Huy làm giúp”.
• Nhóm 4 (không quan trọng – không khẩn cấp): là đống việc lặt vặt khiến anh phân tâm và rối trí.Ngày hôm sau, Huy bắt đầu cắt bỏ nhóm 4, giao bớt nhóm 3 cho các bạn phụ trách chuyên môn, và dành toàn bộ sự tập trung cho nhóm 1–2 — những đầu việc thực sự quyết định tiến độ.
Hiệu quả đến nhanh đến mức cả team ngỡ ngàng:
• Sau 3 tuần, dự án không chỉ bắt kịp tiến độ mà còn…
• Giao hàng sớm hơn 1 ngày, lần đầu tiên trong lịch sử team.
• Khách khen “rõ ràng – gọn gàng – ít phát sinh hơn hẳn”.
Phương pháp 3: RACI – Làm rõ trách nhiệm để loại bỏ 80% sự nhầm lẫn
Ma trận RACI là một trong những phương pháp sắp xếp công việc mạnh nhất vì nó đánh thẳng vào gốc rễ hỗn loạn trong mọi dự án: không ai biết rõ ai đang chịu trách nhiệm điều gì.
Ma trận RACI giải quyết tận gốc vấn đề này bằng cách phân vai rất rõ trong từng hạng mục:
- R – Responsible: Người trực tiếp thực hiện
- A – Accountable: Người chịu trách nhiệm cuối cùng
- C – Consulted: Người được tham vấn
- I – Informed: Người cần được cập nhật
Khi áp dụng RACI, team không còn cảnh “tưởng người khác làm rồi”, “chờ ai đó duyệt nhưng không rõ ai”, hay “task bị treo” vì không biết cập nhật từ đâu.
RACI giúp bạn sắp xếp công việc hiệu quả như thế nào?
- Giúp cả team thấy rõ vai trò của từng người trong từng đầu việc, loại bỏ hoàn toàn “vùng xám trách nhiệm”.
- Giảm đáng kể tình trạng đùn đẩy, chờ đợi, làm sai người hoặc bỏ quên nhiệm vụ.
- Dòng chảy công việc trở nên mượt mà hơn vì mỗi bước đều có người làm (R) và người chịu trách nhiệm cuối (A).
- Điều phối dự án không phải đi hỏi “ai đang làm phần này?”, từ đó tiết kiệm hàng giờ xử lý hỗn loạn.
- Tăng tốc độ phê duyệt và giảm tắc nghẽn vì có sẵn người chịu trách nhiệm chính.
Ví dụ minh họa: Tại BrandVista Agency, dự án ra mắt bộ nhận diện mới liên tục bị tắc ở khâu duyệt ý tưởng. Team sáng tạo tưởng Account duyệt, Account lại nghĩ giám đốc duyệt, trong khi giám đốc thì cho rằng “đây là phần team tự xử lý trước”.
Kết quả: Timeline trễ 9 ngày, khách hàng phàn nàn vì “đội ngũ không thống nhất”, điều phối bị yêu cầu giải trình
Sau khi áp dụng RACI, phân vai lại từng hạng mục:
- Bộ phận sáng tạo (R)
- Head of Creative (A)
- Account (C)
- Khách hàng (I)
Chỉ sau hai tuần, vòng duyệt giảm từ 3 ngày xuống còn 1 ngày, không còn tình trạng chờ nhầm người, không còn tranh cãi “ai chịu trách nhiệm”. Dự án đi lại đúng tiến độ, còn khách hàng khen: “Lần đầu tiên tôi thấy mọi cập nhật rõ ràng như vậy.”
Phương pháp 4: Scrum & Sprint – Giữ tiến độ đều đặn từng tuần thay vì “dồn chết” cuối tháng
Scrum phù hợp với những dự án có nhiều thay đổi và đầu việc ngắn, đòi hỏi kiểm soát tiến độ sát sao. Sprint giúp team chia dự án thành từng giai đoạn nhỏ để xử lý có mục tiêu.
Scrum giúp bạn sắp xếp công việc hiệu quả theo cách nào?
- Chia dự án thành các Chặng (Sprint) 1–2 tuần để kiểm soát phạm vi và tiến độ.
- Luôn biết team đang làm gì nhờ báo cáo 15 phút mỗi ngày.
- Giảm hỗn loạn nhờ Kế hoạch và Rà soát cho từng chặng (Sprint Planning/ Sprint Review) rõ ràng.
- Bắt lỗi quy trình nhanh bằng việc cải tiến liên tục.
Điều phối không còn “đợi đến cuối tháng mới biết dự án hỏng”, mà có thể phát hiện chậm trễ trong vòng 24–48 giờ.
Ví dụ minh họa: Tại PixelForge Studio, dự án sản xuất TVC 6 tháng luôn bị trễ từng mốc nhỏ. Điều phối Khánh Vy cảm thấy như mình đang làm việc “trong sương mù” – không biết team hôm nay đang tiến bao nhiêu, chậm bao nhiêu, hay tuần này có rủi ro gì.
Khi áp dụng Scrum:
- Dự án được chia thành các Sprint 1 tuần
- Mỗi sáng team họp 15 phút
- Mỗi cuối tuần review đầu ra
- Mỗi hai tuần cải tiến quy trình
Sau 3 Sprint, Vy báo cáo rằng dự án lần đầu tiên đi đúng nhịp từ đầu đến cuối. Điều bất ngờ là team cảm thấy nhẹ nhàng hơn thay vì căng thẳng. Khách hàng thậm chí khen: “Chưa bao giờ tôi thấy tiến độ rõ ràng và chủ động như vậy.”
Vy nói: “Scrum không giảm công việc. Nó chỉ biến hỗn loạn thành từng phần có thể kiểm soát.”
Phương pháp 5: Kanban – Nhìn toàn cảnh trong một màn hình để mọi rối rắm lập tức sáng tỏ
Kanban giải quyết vấn đề lớn nhất của team hiện nay: không nhìn được toàn bộ khối lượng công việc. Công việc nằm rải rác trong email, Zalo, file Excel, khiến mọi người làm việc theo cảm tính.
Nguyên lý cốt lõi của Kanban:
- Trực quan hóa công việc:
- Sử dụng bảng Kanban (Kanban Board) với các cột như: Việc cần làm (To Do), Đang thực hiện (Doing), Đã xong (Done).
- Mỗi công việc được thể hiện bằng một thẻ (card), di chuyển qua các cột.
- Giúp mọi người thấy ngay tình trạng tổng thể, điểm tắc nghẽn.
- Giới hạn công việc đang làm:
- Đây là nguyên tắc QUAN TRỌNG NHẤT của Kanban.
- Đặt giới hạn số lượng thẻ tối đa trong mỗi cột (ví dụ: cột “Đang làm” chỉ được tối đa 3 thẻ).
- Lợi ích: Tránh nhồi nhét quá nhiều việc, tập trung hoàn thành từng việc một, giảm thời gian chờ đợi và phát hiện tắc nghẽn nhanh chóng.
Kanban giúp bạn sắp xếp công việc hiệu quả bằng cách:
- Hiển thị toàn bộ nhiệm vụ trong một bảng trực quan: ai cũng biết đang làm gì.
- Phát hiện ngay điểm nghẽn ở cột “Doing” để xử lý trước khi quá muộn.
- Giảm thời gian họp vì thông tin đã rõ ràng.
- Giúp Điều phối biết ai đang quá tải để phân bổ lại nhiệm vụ hợp lý.
- Tạo dòng chảy công việc liên tục, không bị “kẹt” ở bước nào quá lâu.
5 phương pháp sắp xếp công việc trên phù hợp với nhu cầu nào?
| Phương pháp | Bản chất và mục đích | Phù hợp với nhu cầu | Quy Mô / Phạm Vi Công Việc |
| Phương pháp Ivy Lee | Công cụ ưu tiên cá nhân đơn giản. Tập trung vào 6 nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày. | Cá nhân muốn tăng năng suất, giảm quá tải, tập trung. Phù hợp với mọi cấp độ. | Công việc cá nhân hàng ngày. Quy mô rất nhỏ, ngắn hạn. |
| Ma trận Eisenhower | Công cụ ra quyết định ưu tiên dựa trên Tính khẩn cấp vs Quan trọng. | Cá nhân & lãnh đạo cần phân loại & sàng lọc hàng trăm đầu việc. Quản lý thời gian & sự chú ý. | Công việc cá nhân & quyết định chiến lược. Quy mô từ nhỏ đến vừa. |
| Scrum | Khung làm việc (framework) Agile hoàn chỉnh để quản lý dự án phức tạp, phát triển sản phẩm. | Nhóm cần xây dựng sản phẩm/sản phẩm trong môi trường nhiều thay đổi, yêu cầu không rõ ràng ngay từ đầu. | Dự án vừa và lớn, phức tạp, sáng tạo, cần lặp lại và cải tiến liên tục (thường từ 3-9 người/nhóm). |
| Kanban | Phương pháp trực quan hóa & tối ưu luồng công việc để cải tiến liên tục quy trình hiện có. | Nhóm/cá nhân muốn quản lý công việc dịch vụ, bảo trì, hỗ trợ hoặc công việc đến theo luồng không đều đặn. Muốn cải tiến từ từ. | Công việc vận hành, bảo trì, hoặc dự án với yêu cầu thay đổi liên tục. Quy mô linh hoạt (từ 1 người đến cả phòng ban). |
| Ma trận RACI | Công cụ phân quyền & làm rõ trách nhiệm trong một dự án/quy trình. | Dự án phức tạp có nhiều người/bộ phận tham gia, dễ xảy ra hiểu lầm về ai làm gì. Cần làm rõ vai trò. | Bất kỳ quy mô dự án nào có từ 2 bên tham gia trở lên. Thường dùng để bổ trợ cho các phương pháp khác (như Scrum, Waterfall). |
Kết luận
Một dự án chỉ hỗn loạn khi bạn không nhìn thấy toàn cảnh, không ưu tiên đúng, không có trách nhiệm rõ ràng và không có nhịp vận hành cố định.
Các phương pháp – Ivy Lee, Eisenhower, RACI, Kanban, Scrum – không chỉ là lý thuyết. Chúng là những “trụ cột” tạo ra hệ thống vận hành giúp bạn làm chủ tiến độ, giảm áp lực và sắp xếp công việc hiệu quả.
Nếu bạn muốn xây dựng một hệ thống sắp xếp công việc thông minh, trực quan và tự động hóa một phần lớn quy trình vận hành, hãy thử Phần mềm Quản lý công việc Optimi Work.
Phần mềm giúp bạn:
- Tạo Kanban chỉ với 1 click
- Phân công trách nhiệm theo RACI
- Tạo sprint theo dõi kết quả từng chặng ngắn theo Scrum
- Theo dõi tiến độ theo thời gian thực
- Tự động cảnh báo rủi ro sớm
- Báo cáo dự án ngay lập tức
Đăng ký trải nghiệm demo miễn phí để thấy dự án của bạn thay đổi chỉ sau 7 ngày.