QUẢN LÝ QUY TRÌNH VÀ PHÊ DUYỆT
Quy trình phê duyệt minh bạch. Không tắc nghẽn. Không trễ hạn.
Bạn có đang lãng phí thời gian vào những quy trình phê duyệt phức tạp?
Tài liệu trôi nổi qua nhiều phòng ban, email bị lẫn, không ai biết chính xác đến lượt ai duyệt, hoặc đã đến bước nào?
Nếu vậy, bạn đang cần một giải pháp để biến sự hỗn loạn thành một quy trình làm việc có thứ tự – minh bạch – có kiểm soát.
Quản lý quy trình và phê duyệt Optimi Work là hệ thống kiểm soát & vận hành giúp doanh nghiệp làm việc thông minh, nhất quán và hiệu quả hơn mỗi ngày.
Vấn đề doanh nghiệp gặp phải
Lãnh đạo công ty
- Quy trình phê duyệt rời rạc, thiếu chuẩn dẫn đến dẫn đến sai sót, chậm tiến độ.
- Mỗi phòng ban làm mỗi kiểu, không có chuẩn chung dẫn đến khó kiểm soát vận hành.
- Không có dữ liệu để đo thời gian phê duyệt hoặc phát hiện điểm tắc nghẽn.
- Trách nhiệm không rõ ràng dẫn đến khó đánh giá hiệu suất và tối ưu nhân sự.
Manager / Trưởng bộ phận
- Tài liệu gửi qua email/Zalo dễ thất lạc, khó kiểm tra trạng thái.
- Không biết công việc đang “kẹt” ở bước nào và ai đang giữ hồ sơ.
- Duyệt thủ công mất thời gian, phụ thuộc cá nhân dẫn đến quy trình chậm.
- Không có lịch sử phê duyệt, dẫn đến tranh cãi hoặc khó rà soát.
- Không thể chuẩn hóa quy trình giữa các dự án/phòng ban.
Nhân viên
- Không biết ai là người duyệt tiếp theo dẫn đến phải hỏi đi hỏi lại.
- Quy trình mơ hồ khiến việc xử lý thiếu nhất quán dẫn đến dễ bị trả lại nhiệm vụ.
- Tài liệu gửi nhiều nơi khiến nhân viên mất thời gian tìm kiếm hoặc bị yêu cầu gửi lại.
- Không có công cụ theo dõi để biết yêu cầu của mình đã được duyệt hay chưa.
Giải pháp Optimi Work
Quản lý quy trình & phê duyệt biến mọi luồng công việc phức tạp thành quy trình tự động – minh bạch – liền mạch, nơi mỗi bước đều được định nghĩa rõ ràng và được ghi nhận đầy đủ.
Dành cho Lãnh đạo
Dành cho Manager
Dành cho Nhân viên
Lợi ích của “Quản lý quy trình & phê duyệt“
Lãnh đạo công ty
- Minh bạch 100% luồng phê duyệt.
- Giảm rủi ro sai sót do quy trình thủ công.
- Ra quyết định nhanh dựa trên dữ liệu về thời gian xử lý thực tế.
- Xây dựng hệ vận hành chuẩn hóa để mở rộng quy mô.
Manager / Trưởng bộ phận
- Theo dõi từng bước xử lý và từng người phụ trách trong quy trình.
- Phát hiện “nút thắt cổ chai” để tối ưu quy trình.
- Giảm thời gian phê duyệt 30–50%.
- Tự động hóa quy trình lặp lại dẫn đến tiết kiệm công sức quản lý.
Nhân viên
- Tránh nhầm lẫn trong yêu cầu dẫn đến làm đúng ngay từ đầu.
- Biết rõ ai duyệt, bước nào tiếp theo giúp nhân viên không mất thời gian chờ đợi.
- Nhìn thấy tiến độ xử lý rõ ràng dẫn đến tăng chủ động và tự tin.
Chức năng chính
Tạo quy trình xử lý nhiều bước
Cho phép người dùng dễ dàng tạo các quy trình làm việc tùy chỉnh, từ đơn giản đến phức tạp, với nhiều bước khác nhau, ví dụ: quy trình duyệt hợp đồng, quy trình xử lý khiếu nại khách hàng.
Chọn người duyệt theo từng bước
Gán người phụ trách hoặc nhóm người cụ thể cho từng bước trong quy trình phê duyệt, đảm bảo sự phân công rõ ràng và chính xác.
Tự động luân chuyển khi phê duyệt xong
Khi một bước được phê duyệt, hệ thống sẽ tự động chuyển công việc sang bước tiếp theo, giúp quy trình diễn ra liền mạch mà không cần can thiệp thủ công.
Xem trạng thái xử lý & ai đang phụ trách
Cung cấp một giao diện trực quan cho phép người dùng theo dõi trạng thái của quy trình và biết chính xác công việc đang ở bước nào và ai đang phụ trách.
Lịch sử phê duyệt theo từng công việc
Mọi quyết định và bình luận trong quá trình phê duyệt đều được lưu lại, tạo ra một lịch sử minh bạch và có thể tra cứu.
Phân quyền thao tác theo giai đoạn
Cho phép người dùng tùy chỉnh quyền thao tác (xem, chỉnh sửa, phê duyệt) cho từng giai đoạn của quy trình, đảm bảo tính bảo mật và chính xác của dữ liệu.
Báo cáo thời gian phê duyệt
Cung cấp các báo cáo chi tiết về thời gian trung bình để hoàn thành một quy trình phê duyệt, giúp quản lý phát hiện các nút thắt cổ chai và cải thiện hiệu suất.
Ứng dụng quy trình vào mẫu task lặp lại
Cho phép người dùng lưu các quy trình đã tạo thành các mẫu task, giúp việc áp dụng cho các công việc tương tự trong tương lai trở nên nhanh chóng và nhất quán.
Khách hàng nói về chúng tôi
Khám phá lý do khách hàng lựa chọn phần mềm quản lý công việc Optimi Work.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp những thắc mắc phổ biến về Optimi Work
Phê duyệt có thể tùy chỉnh theo từng quy trình đặc thù của doanh nghiệp không?
Có. Từ số bước, người duyệt, deadline đến các điều kiện duyệt đều tùy chỉnh được.
Ngoài ra, đội ngũ kỹ thuật và hỗ trợ của chúng tôi luôn sẵn sàng thiết kế và cấu hình thêm theo những nhu cầu quy trình đặc thù của từng doanh nghiệp.
Đội ngũ của chúng tôi quen dùng Excel, Zalo. Việc chuyển đổi sang phần mềm có khó khăn không?
Phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ Optimi Work có giao diện thân thiện, dễ sử dụng.
Hơn nữa, chúng tôi có đội ngũ hỗ trợ tận tình, sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp bạn trong suốt quá trình chuyển đổi, đảm bảo mọi nhân sự đều có thể làm chủ hệ thống một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Chúng tôi có thể xem demo sản phẩm trước khi quyết định không?
Tất nhiên. Chúng tôi luôn sẵn sàng tổ chức buổi demo miễn phí 1-1, phù hợp với nhu cầu riêng của doanh nghiệp bạn. Tại đó, bạn sẽ được trải nghiệm trực tiếp cách phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ Optimi BM giải quyết các vấn đề cụ thể của bạn.
Tính năng này có dễ dùng không?
Có. Giao diện kéo – thả, cấu hình đơn giản, có mẫu workflow sẵn cho nhiều ngành. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng tích hợp đồng bộ với email, Google Drive và các công cụ khác để đính kèm và quản lý file dễ dàng trong từng bước phê duyệt.
Bạn muốn quy trình phê duyệt vận hành trơn tru – minh bạch – không trễ hạn?
Bạn muốn đội ngũ của mình làm việc mạch lạc – minh bạch – có trách nhiệm hơn ngay trong tháng này? Bạn muốn mỗi phòng ban đều có tiến độ rõ ràng, không còn cảnh hỏi nhau “đến đâu rồi?”?
Đăng ký demo miễn phí ngay hôm nay!
Đăng ký demo