Vì sao nhân sự giỏi cũng hay quên deadline? 5 nguyên nhân ít ai nói ra
Bạn đã bao giờ tự hỏi: “Team của mình toàn người giỏi, tại sao dự án vẫn trễ deadline?”. Nếu gần đây bạn thấy team phải họp khẩn để “cứu deadline”, hoặc dự án nào cũng trễ vài ngày dù ai cũng cố gắng, rất có thể nguyên nhân không nằm ở năng lực nhân sự — mà ở cách vận hành công việc.
Trong môi trường agency sáng tạo, nhân sự giỏi thường phải xử lý nhiều dự án cùng lúc, nhận brief gấp, khách hàng đổi yêu cầu liên tục. Dù chuyên nghiệp và tâm huyết, họ vẫn dễ bị “ngợp” trong biển deadline — dẫn đến quên việc, trễ tiến độ, hoặc phải làm thêm giờ để cứu deadline.
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu 5 nguyên nhân thật sự khiến nhân sự giỏi vẫn “vấp deadline”, cùng gợi ý cách công cụ quản lý công việc có thể giúp tự động hóa lịch, nhắc nhở, và giúp cả team luôn đi đúng nhịp.
1. Deadline bị “đè” bởi quá nhiều ưu tiên cùng lúc
Khi mọi việc đều “cấp bách”, không việc nào thật sự ưu tiên
Khi mỗi dự án, mỗi task đều được gắn nhãn “ưu tiên 1”, thì thực tế — không có việc nào rõ ràng là ưu tiên hết. Khi nhân sự phải phân chia sự chú ý giữa 5-6 việc cùng lúc, khả năng quên hoặc trễ deadline tăng cao. Theo khảo sát: phần mềm quản lý công việc giúp mỗi người tiết kiệm trung bình 498 giờ mỗi năm.
Xem thêm: Hiệu ứng “mọi việc đều gấp”: Căng thẳng đến từ chính bảng công việc của bạn
Nhân sự giỏi thường có xu hướng nhận thêm việc để chứng tỏ năng lực
Người giỏi thường không muốn nói “không”. Họ nhận thêm task để chứng tỏ trách nhiệm và năng lực. Nhưng nhận thêm = chia nhỏ nguồn lực = hiệu suất cá nhân giảm.
Cách khắc phục: Dùng công cụ giúp phân bổ workload tự động theo năng lực
Công cụ quản lý công việc hiện đại cho phép bạn nhìn thấy tổng workload từng nhân sự; khi có task mới, hệ thống gợi ý phân bổ dựa trên năng lực & workload hiện tại. Nhờ đó bạn tránh tình trạng “người giỏi bị đè việc” và đảm bảo mọi người đều tập trung đúng ưu tiên.
2. Brief đổi liên tục, kế hoạch không cập nhật kịp thời
Mỗi lần khách hàng đổi brief, timeline phải điều chỉnh → dễ rối tiến độ
Trong agency, mỗi lần khách hàng quyết định đổi màu chủ đạo, đổi mục tiêu nội dung hay định dạng thì cả timeline và phân bổ task phải chỉnh lại. Nếu chỉ một phần của team không cập nhật kịp — dự án sẽ lệch nhịp ngay từ đầu.
Giao tiếp qua nhiều kênh (chat, email, Zalo) khiến mất kiểm soát
Khi thông tin nằm rải rác trên Email, Zalo, Slack, … thì việc ai có phiên bản mới nhất trở nên mơ hồ. Theo số liệu: hơn 57% nhân sự cho biết “khó tìm đúng thông tin mình cần” → mất từ 30 phút tới 2 giờ mỗi ngày chỉ để tìm thông tin.
Cách khắc phục: Dùng công cụ có tính năng đồng bộ brief & timeline real-time
Hãy chọn công cụ quản lý công việc cho phép cập nhật brief, file, timeline trong một nơi duy nhất, với thông báo real-time tới mọi thành viên. Ví dụ như khi bạn dùng một nền tảng chung, cả team đều thấy bản cập nhật mới nhất — tránh “thằng A làm theo bản cũ, thằng B theo bản mới”.
3. Không có hệ thống nhắc lịch hoặc theo dõi tự động
Con người không thể nhớ hết hàng chục đầu việc mỗi ngày
Ngay cả nhân sự giỏi cũng không thể nhớ hết mọi đầu việc nếu mỗi ngày phải xử lý nhiều task. Theo khảo sát: khoảng 82% công ty sử dụng phần mềm/quản lý công việc để tăng hiệu quả tổ chức.
Việc quên follow‐up thường không phải lỗi cá nhân mà do thiếu hệ thống hỗ trợ
Lỗi thường không phải từ nhân sự lơ đãng, mà vì thiếu công cụ nhắc việc, cảnh báo và ưu tiên rõ ràng — dẫn đến trễ deadline.
Cách khắc phục: Lựa chọn công cụ có tự động nhắc việc, cảnh báo trễ deadline
Đường đi đơn giản: thiết lập trong phần mềm sẽ gửi thông báo trước hạn (24-48 giờ), khi task trễ sẽ cảnh báo bằng màu sắc hoặc push notification. Với một nền tảng như vậy, nhân sự chủ động hơn thay vì đợi ghi nhớ bằng đầu.
4. Thiếu cái nhìn tổng thể về tiến độ dự án
Mỗi người làm việc theo “ô riêng”, không biết tiến độ chung
Trong agency bạn, các team content – thiết kế – media có thể hoạt động độc lập, mỗi người chỉ biết phần mình. Khi đó, không ai nhìn thấy “mình đang chặn ai” hoặc “được ai chặn”. Theo khảo sát trên Exploding Topics: 91% người làm quản lý dự án nói rằng tổ chức của họ gặp vấn đề trong quản lý tiến độ và phối hợp. Exploding Topics+1
Khi không thấy bức tranh toàn cảnh, dễ lỡ mốc giao nhau giữa các team
Ví dụ: content trễ 1 ngày → design thiếu nguyên liệu → media không kịp chạy quảng cáo đúng mốc. Một vấn đề nhỏ lan ra toàn chiến dịch.
Cách khắc phục: Dùng dashboard trực quan hiển thị tiến độ toàn dự án theo thời gian thực
Chọn công cụ quản lý có khả năng hiển thị Gantt chart, Kanban board và dashboard tổng quan: bạn – với vai trò CEO – chỉ cần mở lên là thấy ngay: dự án nào trễ, team nào quá tải, khoảng cách giữa các mốc quan trọng là bao nhiêu. Nhờ đó bạn phát hiện rủi ro sớm và điều phối kịp thời.
5. Văn hóa làm việc “chữa cháy” thay vì chủ động
Nhân sự chỉ hành động khi deadline sát nút
Văn hóa “nước đến chân mới nhảy” vẫn phổ biến: đến khi deadline chỉ còn 1-2 ngày thì mới họp khẩn, mới chạy cứu. Điều này dẫn tới: làm vội – lỗi nhiều – mệt nhiều – chất lượng giảm.
Không có thói quen lập kế hoạch, nhắc nhở lẫn nhau
Khi team không cập nhật tiến độ định kỳ, không có văn hóa báo cáo, thì dễ rơi vào trạng thái “ai làm phần nấy”, thiếu kết nối. Có đến hơn 44% dự án thất bại vì sự phối hợp kém và không đủ nguồn lực/tài nguyên.
Cách khắc phục: Xây văn hóa “chủ động báo tiến độ” kết hợp công cụ nhắc việc tự động
Bạn có thể kết hợp: quy định mỗi nhân sự cập nhật tiến độ hàng tuần + công cụ tự động gửi nhắc + bảng tiến độ công khai trong hệ thống. Khi mọi người thấy rằng việc cập nhật là một phần trong workflow, văn hóa chủ động sẽ dần hình thành.
Công cụ quản lý công việc giúp nhân sự giỏi không còn “chạy deadline”
Tự động nhắc lịch, cảnh báo trễ hạn
Không cần bạn phải hỏi từng team: “Em tiến độ tới đâu?” — công cụ đã nhắc và cảnh báo trước khi deadline tới.
Cập nhật tiến độ theo thời gian thực, đồng bộ brief và KPI
Mọi thay đổi từ khách hàng hoặc trong nội bộ được cập nhật ngay — giúp bạn nắm toàn cảnh, tránh bỏ sót.
Giúp CEO có dashboard tổng quan, phát hiện rủi ro sớm
Bạn có một bảng điều khiển duy nhất: hiển thị tiến độ, workload, trạng thái task. Bạn không cần hỏi từng team — bạn biết ngay ai đang bị quá tải, ai cần hỗ trợ.
Ví dụ: Với một phần mềm quản lý công việc phù hợp, bạn có thể phân bổ workload tự động, gửi nhắc lịch qua email/Zalo. Nhờ đó, các agency như của bạn có thể giảm thời gian phối hợp giữa các team tới ~30%, đồng thời đảm bảo mọi dự án đều gắn KPI/OKR với công việc cụ thể, tránh chạy rời rạc.
Kết luận
Nhân sự giỏi không thiếu năng lực — họ chỉ thiếu một hệ thống vận hành thông minh. Khi mỗi người biết rõ việc mình phải làm, được hỗ trợ bởi công cụ nhắc việc, theo dõi và báo cáo tự động — thì deadline không còn là “bóng ma” đeo bám.
👉 Hãy hành động hôm nay: chọn và triển khai nền tảng quản lý công việc phù hợp với agency của bạn, xây dựng quy trình rõ ràng, dashboard minh bạch và nhắc việc tự động — để dự án của bạn không còn trễ bởi những điều nhỏ nhưng lặp lại.