Cách tự tính ngân sách phần mềm quản lý dự án trong 5 phút cho doanh nghiệp nhỏ (20–50 nhân sự)
Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp 20–50 nhân sự và muốn triển khai phần mềm quản lý dự án, câu hỏi đầu tiên thường là:
“Ngân sách phần mềm quản lý dự án bao nhiêu là hợp lý?”
“Liệu đầu tư có đáng hay chỉ thêm chi phí?”
Đây là băn khoăn hoàn toàn chính xác. Bởi nếu tính sai, bạn rất dễ chọn phải phần mềm vượt xa nhu cầu thực tế — hoặc ngược lại, quá đơn giản khiến team 20–50 người không vận hành được. Đặc biệt, khi hiểu đúng vai trò của người quản lý dự án, bạn sẽ nhận ra rằng phần mềm không chỉ là chi phí công nghệ mà là công cụ nền tảng giúp PM điều phối, giám sát và ra quyết định dựa trên dữ liệu. Một hệ thống phù hợp có thể giúp tiết kiệm hàng chục giờ mỗi tuần, giảm sai sót và tăng tốc độ triển khai.
Tin vui là bạn chỉ cần 4 biến số để tự tính ngân sách phần mềm quản lý dự án một cách đơn giản – chính xác – chỉ trong 5 phút. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn một khung tư duy cực kỳ thực chiến: lấy số liệu trong doanh nghiệp → áp công thức → ra ngay mức ngân sách phù hợp, tránh lãng phí và tối đa hóa ROI.
Vì sao doanh nghiệp nhỏ cần tính ngân sách phần mềm quản lý dự án theo công thức chuẩn?
Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ quyết định dựa vào cảm tính:
- thấy công ty bạn bè dùng phần mềm nào thì dùng theo,
- thấy gói rẻ thì đăng ký,
- hoặc đứng trước quá nhiều lựa chọn nên… chọn đại.
Nhưng khi dùng được vài tháng thì xảy ra một trong hai tình huống quen thuộc:
Team không chịu dùng, hoặc phần mềm không giải quyết đúng vấn đề.
Đó là lý do việc tính ngân sách phần mềm quản lý dự án dựa trên công thức rõ ràng, thay vì cảm tính, là điều bắt buộc đối với doanh nghiệp 20–50 nhân sự.
Xem ngay: 5 bước chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp bạn
1) Tránh đầu tư vượt nhu cầu
Nhiều phần mềm có hơn 200 tính năng, nhưng doanh nghiệp nhỏ chỉ dùng 20 tính năng. Điều này dẫn đến:
- phí tăng,
- team sợ dùng vì giao diện phức tạp,
- lãng phí ngân sách dài hạn.
2) Tránh mua giải pháp quá đơn giản
Giải pháp giá rẻ thường thiếu workflow, phân quyền, báo cáo tự động — những thứ rất cần khi vận hành 8–16 dự án mỗi tháng.
→ Cuối cùng vẫn phải đổi phần mềm, tốn công onboarding lại từ đầu.
3) Giảm rủi ro khi doanh nghiệp mở rộng
Một phần mềm phù hợp từ khi bạn có 20 người sẽ đồng hành tốt khi bạn có 50 người — không cần thay đổi nền tảng.
Công thức 5 phút giúp doanh nghiệp xác định ngân sách phần mềm quản lý dự án
Bạn chỉ cần 4 dữ liệu cơ bản — bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có:
- Số người dùng thực tế (active users)
- Số dự án chạy mỗi tháng
- Chi phí ẩn khi chưa dùng phần mềm
- ROI tiết kiệm được khi sử dụng phần mềm
Chúng ta đi vào từng bước để bạn thấy cách tính “dễ như bảng nhân”.
Bước 1 – Xác định số người dùng thực tế
Ở doanh nghiệp 20–50 nhân sự, không phải ai cũng cần license. Thường chỉ có 12–33 người dùng, gồm:
- Nhân sự triển khai dự án
- Team lead/PM
- CEO/COO
Đây là con số ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách phần mềm quản lý dự án, đặc biệt nếu phần mềm tính phí theo user.
Bước 2 – Xác định số dự án mỗi tháng
Doanh nghiệp nhỏ thường vận hành:
- 5–10 dự án nhỏ
- 2–4 dự án trung bình
- 1–2 dự án lớn
Tổng cộng 8–16 dự án/tháng.
Nếu bạn thuộc nhóm này, bạn sẽ cần phần mềm:
- có workflow rõ,
- theo dõi tiến độ chi tiết,
- có báo cáo tự động,
- và có cảnh báo deadline.
Các yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến lựa chọn gói tính năng phù hợp — từ đó ảnh hưởng đến ngân sách.
Bước 3 – Tính chi phí ẩn (Hidden Cost)
Đây là phần tốn kém nhất, nhưng lại ít doanh nghiệp tính vào ngân sách.
Chi phí ẩn bao gồm:
- Họp quá nhiều
- Quên task do giao việc qua Zalo
- Sai deadline → làm lại → tốn nhân công
- Báo cáo thủ công mất 3–5 giờ/tuần/người
- Miscommunication giữa các team
Doanh nghiệp 20–50 người thường mất 10–20 triệu/tháng, tương đương 120–240 triệu/năm tiền chi phí ẩn.
Chỉ cần phần mềm giúp bạn giảm 40–60% khoản này là đã “tự trả tiền”, thậm chí mang lại lợi nhuận.
Bước 4 – Ước lượng ROI khi dùng phần mềm
Để tính được ROI của phần mềm quản lý dự án, bạn không cần số liệu quá phức tạp. Chỉ cần 3 biến số dễ đo nhất:
- Thời gian họp giảm bao nhiêu?
- Thời gian làm báo cáo giảm bao nhiêu?
- Số lỗi làm lại (rework) giảm bao nhiêu %?
Dựa vào benchmark của các doanh nghiệp 20–50 nhân sự tại Việt Nam (đặc biệt trong agency, sản xuất nội dung, triển khai dịch vụ), ROI có thể tính như sau:
1) Giảm thời gian họp: ~25–40%
Thực tế tại SME Việt Nam:
- Một cuộc họp trung bình: 6–10 người
- Chi phí nhân công trung bình: 120k–180k/giờ/người
- 1 cuộc họp 1 tiếng = 720.000đ – 1.800.000đ
Một doanh nghiệp 20–50 người họp khoảng:
👉 8–12 cuộc/tuần
Nếu phần mềm giúp giảm 25–40% thời gian họp → tiết kiệm:
≈ 6–12 triệu/tháng
2) Giảm thời gian làm báo cáo: ~50–70%
Không dùng phần mềm → mỗi trưởng nhóm/leader tốn:
- 3–6 giờ/tuần để tổng hợp báo cáo
- 1–3 giờ/tuần để rà soát lại vì sai lệch dữ liệu
Tổng: 4–9 giờ/tuần/leader
Với 3 leader trong công ty → mất 12–27 giờ/tuần.
Giá nhân sự leader 150k–250k/giờ → chi phí:
👉 7–12 triệu/tháng chỉ riêng cho báo cáo.
Khi dùng phần mềm có báo cáo tự động (dashboard → 1 click):
→ Thời gian giảm 50–70%, tương đương tiết kiệm:
≈ 4–8 triệu/tháng
3) Giảm rework và lỗi giao tiếp: ~30–50%
Rework là khoản chi phí ẩn đắt nhất đối với doanh nghiệp nhỏ:
- Làm lại brief
- Làm lại thiết kế
- Làm lại nội dung
- Giao nhầm version
- Sai deadline
1 lần rework trung bình tốn 2–4 giờ, chi phí: 400k–1 triệu/lần.
Trong doanh nghiệp 20–50 người, trung bình:
👉 20–40 lần rework/tháng
(tùy ngành, đặc biệt trong agency hoặc dịch vụ B2B)
Nếu phần mềm giúp giảm 30–50% rework → tiết kiệm:
≈ 6–12 triệu/tháng
Công thức tính tổng ngân sách
Đây là công thức chuẩn – dễ hiểu – dễ áp dụng:
Ngân sách phần mềm quản lý dự án = (Số người dùng × Giá/user/năm) – Chi phí ẩn + ROI
Chỉ cần điền số là bạn biết ngay doanh nghiệp nên chi bao nhiêu.
Ví dụ thực tế cho doanh nghiệp 20–50 nhân sự
Giả sử:
- 25 người dùng (× 1.000.000đ/user/năm)
- 12 dự án/tháng (được đưa vào để ước tính chi phí ẩn và ROI, chứ không tính trực tiếp trong công thức)
- Chi phí ẩn: 12 triệu/tháng (× 12 tháng)
- ROI kỳ vọng: tiết kiệm 8 triệu/tháng (× 12 tháng)
Áp dụng công thức:
(25 × 1.000.000đ) – (12 triệu × 12) + (8 triệu × 12)
= 25 triệu – 144 triệu + 96 triệu
= –23 triệu
Kết quả:
👉 Không phải là “mất chi phí cho phần mềm”, mà là tiết kiệm 23 triệu/năm.
Khi nhiều chủ doanh nghiệp/lãnh đạo thấy con số này, họ nhận ra ngân sách phần mềm quản lý dự án thực ra không phải chi phí, mà là khoản đầu tư sinh lợi.
Checklist giúp bạn tự tính ngân sách ngay
Bạn chỉ cần 4 dòng:
- Số người dùng thực tế
- Số dự án mỗi tháng
- Chi phí ẩn
- ROI kỳ vọng
→ Áp công thức:
Ngân sách = user cost – chi phí ẩn + ROI
Rõ ràng – khoa học – ra quyết định được luôn.
Vì sao Optimi Work tối ưu cho ngân sách doanh nghiệp nhỏ?
Trong các doanh nghiệp nhỏ, mỗi quyết định đầu tư phần mềm đều cần cân nhắc kỹ vì tác động trực tiếp tới vận hành và ngân sách. Khi hiểu rõ vai trò của người quản lý dự án, bạn sẽ thấy rằng một công cụ phù hợp có thể giúp đội ngũ làm việc mạch lạc hơn, giảm sai sót và tối ưu nguồn lực mà không cần tăng thêm nhân sự.
Một phần mềm tốt không chỉ hỗ trợ theo dõi tiến độ mà còn giúp lãnh đạo ra quyết định nhanh hơn dựa trên dữ liệu realtime. Chính vì vậy, lựa chọn giải pháp “vừa đủ – hiệu quả – chi phí tối ưu” là yếu tố sống còn đối với SME.
Optimi Work được thiết kế đặc biệt cho doanh nghiệp nhỏ đang phát triển, nên có 3 điểm mạnh lớn:
1) Chi phí hợp lý, bạn tránh được việc phải mua module thừa
Bạn chỉ trả cho số người dùng thực sự cần thiết → tiết kiệm ngân sách lâu dài.
2) Tự động hóa mạnh, giảm chi phí ẩn 50–70%
- tự động báo cáo,
- nhắc deadline,
- cảnh báo rủi ro,
- dashboard realtime cho CEO.
Phần này giúp ROI tăng ngay trong 1–3 tháng.
3) Phù hợp khi doanh nghiệp mở rộng từ 20 → 50 nhân sự
Không cần đổi phần mềm, không gián đoạn quy trình.