Mỗi dự án đều trễ vì những lỗi “quen mặt”, lý do tại sao?
Có một nghịch lý quen thuộc với nhiều Điều phối dự án: bạn làm việc rất nhiều, họp rất đều, nhắc việc rất sát, nhưng dự án vẫn trễ. Không phải trễ một lần, mà trễ lặp đi lặp lại. Mỗi lần trễ đều có lý do hợp lý. Nhưng cộng dồn lại, nó trở thành “chuyện bình thường” của dự án.
Bạn có thể tự hỏi:
“Mình đã làm sai ở đâu?”
“Hay do team không hợp tác?”
“Hay do dự án vốn dĩ quá phức tạp?”
Sự thật là phần lớn các dự án không trễ vì biến cố lớn. Chúng trễ vì những lỗi rất quen, xuất hiện hàng ngày, âm thầm bào mòn tiến độ mà Điều phối dự án thường là người gánh hậu quả cuối cùng.
Những lỗi quen mặt khiến dự án trễ – nhưng ít khi được gọi đúng tên
Điều phối dự án hiếm khi mắc lỗi “nghiêm trọng”. Thay vào đó, họ thường rơi vào một chuỗi những vấn đề nhỏ, lặp đi lặp lại, đến mức trở nên bình thường.
- Một đầu việc được nhắc trong họp nhưng chưa kịp ghi lại.
- Một cập nhật tiến độ đến muộn vì đang chờ phản hồi từ phòng ban khác.
- Một file Excel được chỉnh sửa nhiều lần, mỗi người một phiên bản.
- Một cuộc họp kéo dài chỉ để trả lời câu hỏi: “Việc này tới đâu rồi?”
Từng việc riêng lẻ có vẻ không đáng kể. Nhưng khi chúng cộng dồn, dự án bắt đầu trễ mà không ai thực sự bất ngờ.
Khi dữ liệu rời rạc làm timeline trở nên không đáng tin
Một trong những vấn đề lớn nhất của Điều phối dự án là không có một bức tranh tiến độ thống nhất. Thông tin nằm rải rác ở nhiều nơi: bảng Excel cá nhân, email, tin nhắn chat, ghi chú sau họp. Mỗi nguồn đều đúng ở một thời điểm nào đó, nhưng không nguồn nào phản ánh đầy đủ thực tế hiện tại.
Khi cần tổng hợp timeline, Điều phối dự án buộc phải ghép dữ liệu thủ công. Chỉ cần một phòng ban cập nhật chậm hoặc một thay đổi nhỏ không được thông báo kịp thời, timeline lập tức lệch khỏi thực tế. Báo cáo được gửi đi với nhiều giả định hơn là dữ liệu chắc chắn.
Và khi tiến độ thực tế không khớp với báo cáo, người bị gọi tên đầu tiên thường là Điều phối dự án.
Phụ thuộc phản hồi khiến vai trò “cầu nối” trở nên mong manh
Trên lý thuyết, Điều phối dự án là trung tâm kết nối thông tin. Nhưng trên thực tế, họ không kiểm soát được tốc độ phản hồi của các bên liên quan. Một phòng ban bận việc nội bộ. Một đầu mối phản hồi chậm. Một thay đổi được trao đổi miệng nhưng không được cập nhật lại.
Chỉ cần một mắt xích chậm trễ, toàn bộ chuỗi thông tin bị kéo theo. Điều phối dự án biết vấn đề, nhưng không thể tự giải quyết nếu thiếu dữ liệu đầu vào. Thế nhưng, khi deadline bị ảnh hưởng, vai trò “điều phối” lại bị hiểu thành “người chịu trách nhiệm”.
Cảm giác phổ biến lúc này là: mình đang chịu trách nhiệm cho thứ mình không thực sự kiểm soát.
Xem thêm: Khi team luôn hiểu nhầm nhau: Dấu hiệu hệ thống quản lý công việc của bạn đang vỡ
Họp ngày càng nhiều, nhưng dự án không tiến nhanh hơn
Khi thông tin không minh bạch, họp trở thành giải pháp bù đắp. Điều phối dự án tổ chức họp để xác nhận lại tiến độ, để hỏi lại thông tin, để đảm bảo mọi người “đang làm đúng hướng”. Sau họp là biên bản, là follow-up, là nhắc nhở từng đầu việc.
Vấn đề là nhiều cuộc họp diễn ra chỉ để cập nhật trạng thái, không phải để ra quyết định. Thông tin được lặp lại nhiều lần, nhưng không tạo ra giá trị mới. Điều phối dự án ngày càng bận, lịch họp ngày càng dày, nhưng cảm giác kiểm soát dự án thì không tăng lên tương ứng.
Đây là lúc nhiều người bắt đầu tự hỏi: “Vì sao mình làm nhiều hơn, mà dự án vẫn không trôi?”
Áp lực báo cáo và rủi ro uy tín cá nhân
Khi dự án trễ, báo cáo trở thành áp lực lớn nhất. Điều phối dự án phải liên tục cập nhật, giải thích, chỉnh sửa số liệu. Một sai lệch nhỏ trong báo cáo cũng có thể dẫn đến hiểu lầm lớn về tiến độ dự án.
Điều đáng nói là dù nguyên nhân nằm ở nhiều phía, Điều phối dự án vẫn thường là người đứng mũi chịu sào. Áp lực không chỉ đến từ khối lượng công việc, mà từ rủi ro uy tín cá nhân: bị đánh giá thiếu kiểm soát, thiếu chủ động, hoặc “không theo sát dự án”.
Theo thời gian, cảm giác bị động này bào mòn động lực và sự tự tin của người làm điều phối.
Vấn đề không nằm ở nỗ lực cá nhân
Điểm chung của tất cả những lỗi quen mặt trên là: chúng không xuất phát từ việc Điều phối dự án làm chưa đủ nhiều. Trái lại, phần lớn họ đang làm quá nhiều việc thủ công, quá nhiều trao đổi rời rạc và quá nhiều thao tác vá lỗi.
Dự án trễ không phải vì Điều phối dự án thiếu trách nhiệm, mà vì cách sắp xếp và kiểm soát công việc chưa có dòng chảy rõ ràng. Khi đầu việc, ưu tiên, tiến độ và trách nhiệm không được tổ chức một cách hệ thống, những lỗi nhỏ sẽ tiếp tục lặp lại, bất kể cá nhân có cố gắng đến đâu.
Nhận ra điều này là bước đầu tiên để thoát khỏi vòng luẩn quẩn chữa cháy.
Từ “lỗi quen mặt” đến nhu cầu thay đổi cách làm
Bạn cần nhìn thẳng vào bản chất của vấn đề: dự án trễ là hệ quả của cách tổ chức công việc, không phải lỗi cá nhân.
Khi đã gọi đúng tên vấn đề, câu hỏi tự nhiên tiếp theo sẽ là:
“Mình cần một cách sắp xếp công việc khác như thế nào để không lặp lại những lỗi này?”
Hãy bắt đầu bằng việc tìm hiểu các phương pháp quản lý công việc bài bản hơn – nơi Điều phối dự án có thể từng bước thoát khỏi hỗn loạn và lấy lại quyền kiểm soát tiến độ.