Khi bạn làm cả ngày mà không xong việc: Vì sao Điều phối dự án nên áp dụng phương pháp 6 bước của Ivy Lee?
Có những ngày, bạn gần như không rời khỏi màn hình máy tính.
Buổi sáng bắt đầu bằng việc mở email để tìm file tiến độ hôm qua. Chưa kịp đọc hết thì điện thoại rung lên: PM hỏi gấp một số liệu. Trả lời xong, bạn quay lại file thì đã có tin nhắn Zalo của nhà thầu báo phát sinh. Mười phút sau, team nội bộ hỏi quyết định để tiếp tục làm việc. Rồi một cuộc họp chen ngang.
Đến cuối ngày, bạn thấy mình đã làm rất nhiều. Nhưng khi tự hỏi: “Việc quan trọng nhất hôm nay mình đã xong chưa?” – bạn im lặng.
Cảm giác đó quen đến mức đáng sợ với Điều phối Dự án. Và nó không phải vì bạn thiếu năng lực, cũng không phải vì bạn lười.
Vì sao Điều phối dự án làm cả ngày nhưng vẫn không xong việc?
Điều phối Dự án là vị trí đặc biệt. Bạn không sở hữu toàn bộ công việc, nhưng lại chạm vào hầu hết mọi thứ. Bạn đứng giữa PM, khách hàng, team nội bộ, đối tác. Mỗi bên một nhịp, một ưu tiên, một mối lo.
Và chính điều đó tạo ra một nghịch lý:
bạn bận rộn nhất dự án, nhưng cũng là người dễ mất kiểm soát nhất.
Công việc bị kéo giật từ quá nhiều phía cùng lúc
Một ngày của Điều phối hiếm khi được chia thành những khối thời gian trọn vẹn. Bạn đang làm báo cáo thì bị gọi sang xử lý việc khác. Đang xử lý xong thì lại quay về việc cũ trong trạng thái mất mạch.
Công việc bị xé nhỏ thành hàng chục đoạn ngắn. Và những việc cần sự tập trung cao — như lập kế hoạch, rà soát tiến độ, kiểm soát rủi ro — luôn là những việc chịu thiệt đầu tiên.
Bạn không thiếu thời gian.
Bạn thiếu thời gian liền mạch cho việc quan trọng.
Việc khẩn cấp luôn thắng việc quan trọng
Trong môi trường dự án, “khẩn cấp” thường được hiểu nhầm là “quan trọng”.
Một tin nhắn hỏi gấp.
Một cuộc gọi yêu cầu phản hồi ngay.
Một thay đổi phát sinh cần xử lý tức thì.
Điều phối Dự án học được một thói quen nguy hiểm: phản ứng nhanh để giữ mọi thứ không vỡ. Nhưng cái giá phải trả là những việc tạo giá trị dài hạn — như chuẩn bị báo cáo, rà soát kế hoạch, dự đoán rủi ro — liên tục bị đẩy lùi.
Bạn làm rất nhiều việc để “dập lửa”, nhưng rất ít việc để ngăn lửa bùng lên.
Danh sách việc dài vô tận nhưng không có thứ tự ưu tiên
Excel, email, Zalo, ghi chú cá nhân, biên bản họp… mỗi nơi chứa một phần công việc. Tất cả đều có vẻ quan trọng. Tất cả đều “cần làm”.
Nhưng không có nguyên tắc nào giúp bạn trả lời câu hỏi đơn giản nhất:
“Nếu hôm nay chỉ làm được một việc, đó là việc gì?”
Không có câu trả lời này, bạn buộc phải làm theo cảm tính. Và cảm tính, trong môi trường đầy áp lực, luôn dẫn đến kiệt sức.
Xem thêm: Lý do dự án rối loạn – 5 dấu hiệu cho thấy quy trình làm việc đã “gãy” mà bạn không nhận ra
Cảm giác mất kiểm soát và kiệt sức đến từ đâu?
Điều phối Dự án hiếm khi nói “tôi không làm nổi”. Nhưng rất nhiều người thừa nhận một cảm giác khác: tôi không biết mình đã làm đúng chưa. Cảm giác này không xuất hiện vì họ thiếu năng lực, mà vì mỗi ngày trôi qua trong quá nhiều quyết định nhỏ không có điểm tựa rõ ràng. Khi không biết việc nào thực sự quan trọng, mọi nỗ lực đều trở nên mơ hồ. Và chính sự mơ hồ đó là thứ âm thầm bào mòn năng lượng, khiến Điều phối cảm thấy mất kiểm soát dù vẫn làm việc không ngừng.
Luôn cảm thấy “chưa làm đủ” dù đã rất bận
Cuối ngày, bạn nhìn lại và thấy mình xử lý hàng chục việc nhỏ. Nhưng việc quan trọng nhất — thứ đáng lẽ phải được ưu tiên — vẫn chưa xong.
Cảm giác tội lỗi xuất hiện. Không ai trách bạn, nhưng bạn tự trách mình. Và ngày hôm sau, bạn lại bắt đầu trong trạng thái nặng nề đó.
Luôn bị động trước việc phát sinh
Khi không có ưu tiên cố định, mọi việc phát sinh đều có quyền chen ngang. Bạn sống trong trạng thái chờ đợi: chờ tin nhắn, chờ cuộc gọi, chờ vấn đề xảy ra để xử lý.
Bạn không dẫn dắt ngày làm việc. Ngày làm việc dẫn dắt bạn.
Tinh thần suy kiệt vì không thấy kết quả rõ ràng
Không có điểm kết thúc rõ ràng cho mỗi ngày làm việc khiến năng lượng tinh thần bị bào mòn. Burnout không đến từ việc làm quá nhiều, mà từ việc không bao giờ cảm thấy mình đã hoàn thành điều quan trọng nhất.
Đây là lúc nhiều Điều phối nghĩ rằng mình cần một công cụ mới, một phần mềm mới, hay một phương pháp phức tạp hơn.
Nhưng thực tế, điều họ thiếu không phải là hệ thống lớn.
Họ thiếu một nguyên tắc ưu tiên đủ đơn giản để bám theo mỗi ngày.
Và đó là lúc phương pháp Ivy Lee phát huy giá trị.
Phương pháp Ivy Lee là gì – và vì sao nó chạm đúng nỗi đau của Điều phối Dự án?
Giữa một thế giới đầy khung làm việc (framework), Ivy Lee nổi bật theo cách ngược lại: nó cực kỳ đơn giản. Đơn giản đến mức nhiều người bỏ qua.
Nhưng chính sự đơn giản đó lại đánh trúng gốc rễ vấn đề của Điều phối Dự án: không biết nên làm gì trước, giữa quá nhiều việc.
Câu chuyện $25,000 và bài học về sự tập trung
Năm 1918, Ivy Lee được mời tư vấn cho Charles Schwab – một trong những nhà công nghiệp quyền lực nhất nước Mỹ thời bấy giờ. Schwab muốn tăng hiệu suất của đội ngũ lãnh đạo.
Ivy Lee không yêu cầu đào tạo, không đưa ra quy trình phức tạp. Ông chỉ đề nghị một thử nghiệm đơn giản.
Cuối buổi, Lee nói:
“Hãy áp dụng phương pháp này vài tuần. Nếu thấy hiệu quả, hãy trả tôi bất cứ số tiền nào anh thấy xứng đáng.”
Vài tuần sau, Schwab gửi cho Lee tấm séc $25,000 – tương đương hàng trăm nghìn đô ngày nay.
Phương pháp đó chính là Ivy Lee Method.
Sáu bước của Ivy Lee – cực đơn giản nhưng đầy kỷ luật
Phương pháp Ivy Lee gồm đúng sáu bước:
- Cuối mỗi ngày làm việc, viết ra 6 việc quan trọng nhất bạn cần làm vào ngày hôm sau
- Sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên
- Ngày hôm sau, bắt đầu với việc số 1
- Không chuyển sang việc tiếp theo cho đến khi việc trước hoàn thành
- Làm lần lượt theo thứ tự
- Cuối ngày, chuyển những việc chưa xong sang danh sách của ngày hôm sau
Không công cụ.
Không phần mềm.
Không checklist dài.
Chỉ có thứ tự và kỷ luật.
Vì sao Ivy Lee đặc biệt phù hợp với Điều phối Dự án?
Điều phối Dự án không thiếu danh sách việc. Họ thiếu giới hạn.
Ivy Lee buộc bạn:
- Giới hạn số việc → giảm áp lực
- Xếp thứ tự rõ ràng → loại bỏ cảm tính
- Tạo một “việc số 1” không được phép bỏ qua
Nó tạo ra một trục ưu tiên cá nhân vững chắc, ngay cả khi môi trường xung quanh liên tục biến động.
Ivy Lee giúp Điều phối dự án thay đổi một ngày làm việc như thế nào?
Giá trị lớn nhất của Ivy Lee không nằm ở việc làm nhanh hơn, mà ở việc làm đúng thứ tự. Khi thứ tự được xác lập, cả ngày làm việc của Điều phối Dự án thay đổi rõ rệt. Bạn không còn bắt đầu ngày mới bằng việc phản ứng với những thứ ồn ào nhất, mà bằng việc tập trung vào điều quan trọng nhất. Chính sự chuyển dịch này – từ phản xạ sang chủ động – giúp một ngày làm việc trở nên nhẹ hơn nhưng hiệu quả hơn rất nhiều.
Việc quan trọng không còn bị lấn át bởi việc ồn ào
Khi bạn xác định trước việc số 1 cho ngày mai, bạn có một “neo ưu tiên”. Tin nhắn có thể đến. Việc phát sinh có thể xảy ra. Nhưng bạn biết rõ: việc nào không được phép bị đẩy lùi.
Bạn vẫn xử lý phát sinh, nhưng không để nó nuốt trọn cả ngày. Phát sinh được đặt vào đúng vị trí của nó, thay vì chiếm lấy toàn bộ sự chú ý. Nhờ đó, bạn kết thúc ngày làm việc với cảm giác mình đã giữ được tay lái, thay vì bị công việc kéo đi theo mọi hướng.
Giảm áp lực tinh thần vì không phải ra quyết định liên tục
Mỗi lần quyết định “làm gì trước” đều tiêu tốn năng lượng. Ivy Lee giúp bạn đưa ra quyết định đó từ hôm trước.
Buổi sáng, bạn không còn phải suy nghĩ. Bạn chỉ cần bắt đầu. Năng lượng tinh thần không còn bị hao hụt cho những lựa chọn nhỏ, mà được dành trọn cho việc hoàn thành công việc quan trọng nhất. Và khi ngày làm việc bắt đầu bằng sự rõ ràng, cảm giác kiểm soát quay trở lại rất sớm.
Tạo cảm giác tiến bộ rõ ràng mỗi ngày
Hoàn thành việc số 1 tạo ra cảm giác chiến thắng. Hoàn thành việc số 2, số 3 tạo ra đà tâm lý tích cực.
Những chiến thắng nhỏ này cộng dồn lại, giúp bạn nhìn thấy rõ tiến trình của chính mình trong ngày làm việc. Bạn không còn kết thúc ngày với cảm giác kiệt sức mơ hồ, mà với sự hài lòng cụ thể.
Bạn không chỉ bận.
Bạn tiến lên.
Ivy Lee phù hợp với những SME nào?
Ivy Lee không phải phương pháp cho mọi tổ chức. Nhưng nó cực kỳ hiệu quả trong một số bối cảnh nhất định. Đặc biệt là những SME nơi công việc nhiều, nguồn lực có hạn và vai trò Điều phối Dự án thường bị kéo căng giữa hàng loạt ưu tiên xung đột. Trong những môi trường như vậy, giá trị của Ivy Lee không nằm ở việc tối ưu hệ thống, mà ở việc giúp từng cá nhân giữ được trật tự và sự tỉnh táo giữa hỗn loạn.
SME có nhiều dự án song song, nhiều việc phát sinh
Agency, công ty dịch vụ, xây dựng, công nghệ – nơi Điều phối phải xử lý nhiều luồng yêu cầu cùng lúc. Ivy Lee giúp giữ trục ưu tiên cá nhân giữa hỗn loạn. Khi yêu cầu thay đổi liên tục và việc phát sinh là “bình thường mới”, phương pháp này tạo ra một điểm neo rõ ràng để Điều phối không bị cuốn theo mọi tín hiệu ồn ào. Nhờ đó, họ vẫn phản ứng linh hoạt, nhưng không đánh mất việc quan trọng nhất trong ngày.
SME chưa sẵn sàng cho hệ thống quản lý phức tạp
Khi Kanban, Scrum hay phần mềm quản lý còn quá “to”, Ivy Lee là cách đơn giản nhất để lập lại trật tự trước. Nó không yêu cầu thay đổi quy trình, không cần đào tạo hay thuyết phục cả team cùng áp dụng. Điều phối Dự án có thể bắt đầu ngay từ chính ngày làm việc của mình, tạo ra sự rõ ràng cá nhân trước khi mở rộng sang hệ thống lớn hơn.
SME muốn cải thiện từ con người trước khi đầu tư hệ thống
Nhiều SME gặp vấn đề không phải vì thiếu phần mềm, mà vì cách con người đang sử dụng thời gian mỗi ngày còn rối. Khi Điều phối Dự án chưa có thói quen ưu tiên rõ ràng, bất kỳ hệ thống nào đưa vào cũng nhanh chóng trở thành gánh nặng. Ivy Lee giúp doanh nghiệp cải thiện từ gốc: cách mỗi cá nhân lựa chọn việc quan trọng và giữ kỷ luật với nó. Khi con người đã có trật tự, việc đầu tư hệ thống sau đó mới thực sự phát huy hiệu quả.
Ivy Lee không thay thế hệ thống – nó là bước khởi đầu
Ivy Lee không phải đích đến. Nó là bước đầu giúp Điều phối thoát khỏi hỗn loạn cá nhân.
Khi Điều phối ưu tiên rõ ràng:
- Việc giao việc mạch lạc hơn
- Báo cáo chính xác hơn
- Việc áp dụng Kanban, Scrum hay công cụ quản lý trở nên nhẹ nhàng hơn
Kiểm soát không đến từ một cú nhảy lớn.
Nó đến từ những thay đổi nhỏ, lặp lại mỗi ngày.
Kết luận
Điều phối Dự án không thiếu nỗ lực.
Họ chỉ thiếu một phương pháp ưu tiên đủ đơn giản để bám theo trong môi trường đầy nhiễu loạn.
Phương pháp Ivy Lee không hứa hẹn kỳ tích.
Nó chỉ giúp bạn làm một việc rất quan trọng: mỗi ngày hoàn thành đúng việc quan trọng nhất.
Và đôi khi, chỉ cần vậy thôi, cảm giác kiểm soát đã quay trở lại — dù hỗn loạn ngoài kia vẫn còn nguyên.
Khi bạn đã kiểm soát được ưu tiên cá nhân, bước tiếp theo tự nhiên là mở rộng sự rõ ràng đó ra toàn đội.
Đăng ký Demo Phần mềm Quản lý công việc Optimi Work để trải nghiệm cách tập trung công việc, theo dõi tiến độ và giữ nhịp dự án mạch lạc hơn – không phải bằng việc làm nhiều hơn, mà bằng việc làm đúng thứ tự, đúng thời điểm.