Lý trí vs Cảm xúc: Vì sao bạn thường chọn làm việc sai trước?

Có một sự thật mà hầu hết chuyên viên pháp lý đều trải qua, nhưng ít ai gọi tên: Trong lúc căng thẳng nhất, bạn không chọn việc quan trọng nhất — bạn chọn việc “được nhắc to nhất”.

Một buổi sáng tưởng như bình thường của Minh, chuyên viên pháp lý dự án tại một công ty Luật:

8:30 – Minh mở file Excel “Sổ thụ lý vụ việc”, định bắt tay vào hồ sơ phải nộp Tòa trước 16h hôm nay.
8:32 – Partner nhắn: “Nghiên cứu gấp điểm pháp lý X. Tối họp với khách.”
8:35 – Trợ lý pháp lý báo: “Hồ sơ vụ A nộp hôm nay, anh rà giúp em nhé.”
8:42 – Khách hàng gọi: “Có hợp đồng cần chỉnh gấp để ký trong ngày.”

Mắt Minh nhìn vào danh sách công việc. Hầu như việc nào cũng gấp. Hầu như việc nào cũng quan trọng.

Anh bối rối. Và cuối cùng chọn… việc của khách hàng, vì họ đang chờ ngay bây giờ.

Đến chiều, Minh mới nhận ra mình chưa động vào hồ sơ phải nộp Tòa. Lại một ngày cuống cuồng chạy deadline. Lại một đêm thức đến 1–2 giờ sáng.

Một câu hỏi đau đáu trong đầu Minh: “Tôi biết việc nào quan trọng nhất mà. Sao tôi không làm nó đầu tiên?”

Câu trả lời: Không phải bạn kém. Mà là não bạn đang phản ứng theo cảm xúc, không phải theo lý trí.

1. Não của bạn ưu tiên cảm xúc trong môi trường áp lực – không phải logic

Trong ngành pháp lý, hầu hết công việc đều mang tính “khẩn trương”:

• Tòa có hạn nộp.
• Khách hàng có áp lực thời gian.
• Sếp muốn thông tin ngay lập tức.
• Đồng nghiệp cần phối hợp nhanh.

Não bộ của bạn được thiết kế để sinh tồn, không phải để xử lý 50–70 quyết định pháp lý mỗi ngày.
Khi phải đối mặt với quá nhiều yêu cầu cùng lúc, nó kích hoạt phản ứng Chiến đấu – Bỏ chạy – Đóng băng (Fight – Flight – Freeze).

Trong thực tế:

• Chiến đấu: lao vào việc ai thúc mạnh nhất
• Bỏ chạy: né việc khó, việc nhiều bước
• Đóng băng: đứng hình trước danh sách việc dài

Minh rơi vào trạng thái thứ ba nhiều hơn anh muốn thừa nhận.

Vậy điều gì đang xảy ra trong não bạn?

Khoa học hành vi gọi hiện tượng này bằng ba cái tên rất chính xác:

• Thiên kiến “ưu tiên việc gấp” (Urgency Bias) – Ưu tiên việc có vẻ “gấp” hơn việc thật sự quan trọng
• Mệt mỏi vì phải ra quyết định (Decision Fatigue) – Càng mệt, càng quyết định sai
• Vòng lặp dopamine (Dopamine Loop) – Chọn việc dễ chỉ để cảm thấy mình “đã làm được gì đó”

Hãy cùng đi sâu vào từng cơ chế.

Xem thêm: Ưu tiên cảm tính – Khi một lựa chọn nhỏ kéo theo cả chuỗi sai lầm lớn

2. Thiên kiến “ưu tiên việc gấp” – Khi một tin nhắn “gấp” đánh bại mọi logic

Thiên kiến “ưu tiên việc gấp” (Urgency Bias) là một trong những “kẻ thù vô hình” khiến chuyên viên pháp lý ưu tiên sai.

Khi ai đó nhắn “gấp” hoặc “cần ngay”, não của bạn lập tức bật cảnh báo.
Dù thực tế:

• “Gấp” của khách hàng đôi khi chỉ là tâm lý.
• “Gấp” của sếp có khi để đảm bảo bạn không quên.
• “Gấp” của đồng nghiệp đôi khi chỉ để giảm áp lực cho họ.

Nhưng đối với não bạn, nó đồng nghĩa với một loại… nguy hiểm cần “xử lý ngay”.

Ví dụ rất quen thuộc:
Minh đang soạn hồ sơ nộp Tòa — việc quan trọng nhất trong ngày. Nhưng khách hàng nhắn: “Anh ơi chỉnh giúp điều khoản này gấp để kịp ký hôm nay.” Minh bỏ ngang.

Cảm giác của anh lúc đó:

• Khách hàng đang chờ
• Khách hàng có thể giận
• Khách hàng trả tiền

Còn hạn chót pháp lý (deadline pháp lý)?
Bị đẩy xuống.

Thiên kiến “ưu tiên việc gấp” làm bạn phản ứng thay vì ưu tiên..

3. Mệt mỏi vì phải ra quyết định – Khi não bạn kiệt sức vì quá nhiều quyết định

Chuyên viên pháp lý phải ra hàng trăm quyết định nhỏ (micro-decision) mỗi ngày:

• Nên đọc hồ sơ nào trước?
• Điểm pháp lý nào phải làm rõ?
• Gửi cho ai rà soát?
• File nào là phiên bản mới nhất?
• Ưu tiên vụ nào trước?

Không phải ai cũng nhận ra:
Mỗi quyết định đều tiêu hao năng lượng thần kinh.

Sau khoảng 40–50 quyết định, não bắt đầu rơi vào trạng thái mệt mỏi vì phải ra quyết định.
Khi đó, bạn sẽ:

• Chọn làm việc dễ
• Trì hoãn việc quan trọng
• Ưu tiên điều gì “ở trước mắt”

Minh thường:

• Trả lời tin nhắn
• Chỉnh hợp đồng nhỏ
• Rà lại văn bản đồng nghiệp gửi

Thay vì tập trung vào công việc chính: soạn hồ sơ nộp Tòa.

4. Vòng lặp dopamine – Khi bạn bị “nghiện cảm giác hoàn thành việc nhỏ”

Mỗi lần bạn check xong một nhiệm vụ, não tiết ra dopamine – chất dẫn truyền thần kinh tạo cảm giác hài lòng (Dopamine).

Và bạn vô thức lặp lại hành vi đó:

• Làm 1 việc nhỏ
• Rồi 1 việc nhỏ nữa
• Rồi 1 việc dễ nữa

→ Hết buổi sáng mà chưa động vào việc chính.

Minh từng than:

“Có lúc làm 4 tiếng liền mà không tiến được bước nào trong hồ sơ quan trọng.”

Đó là lúc vòng lặp dopamine đang dẫn dắt bạn — không phải lý trí.

5. Áp lực đa bên khiến cảm xúc dẫn bạn đi xa khỏi ưu tiên thật

Chuyên viên pháp lý phải phối hợp với:

• Partner/Luật sư chính
• Trợ lý pháp lý
• Khách hàng
• Kế toán
• Cơ quan chức năng

Mỗi người đều có một yêu cầu khác nhau, và thường… một cảm giác “gấp”.

Minh chia sẻ:

“Cơ quan yêu cầu bổ sung, khách thúc tiến độ, sếp cần thông tin, đồng nghiệp cần rà file… Cuối cùng tôi chẳng còn biết việc nào là việc quan trọng thật sự nữa.”

Khi quá nhiều tiếng nói cùng lúc, bạn sẽ theo tiếng nói nào “to nhất”.
Không phải tiếng nói quan trọng nhất.

Xem ngay: Ưu tiên đa tầng: Chiến lược hiệu quả giúp chuyên viên pháp lý bứt phá hiệu suất trong quản trị dự án

6. Bạn biết việc nào quan trọng – nhưng vì sao vẫn chọn sai?

Đây là cốt lõi của nghịch lý trong ngành pháp lý: bạn không thiếu kiến thức, cũng không thiếu nhận thức — bạn chỉ thiếu một cơ chế để bảo vệ mình khỏi cảm xúc và tín hiệu nhiễu.

Có ba nguyên nhân gốc rễ.

1. Bạn không có hệ thống định hướng ưu tiên — nên não buộc phải tự “tính nhẩm” tất cả

Ưu tiên không phải chỉ là biết việc nào quan trọng, mà phải là:

• việc nào quan trọng nhất,
• việc nào cần làm ngay hôm nay,
• việc nào đang chờ người khác,
• việc nào có rủi ro cao nếu bị trễ,
• việc nào có thể ủy quyền.

Nhưng nếu không có hệ thống quản lý công việc rõ ràng, não bạn phải tự ghép tất cả trong đầu:

• Tiến độ
• Hạn chót pháp lý
• Các phiên bản hồ sơ (version)
• Ai phụ trách
• Những việc đang chờ phản hồi
• Rủi ro của từng đầu mục
• Yêu cầu từ nhiều bên

Não người không được thiết kế để giữ 20–30 biến số cùng lúc.
Và khi quá tải, não sẽ mặc định ưu tiên việc gấp, việc dễ, hoặc việc vừa được nhắc.

Bạn không chọn sai vì bạn không biết.
Bạn chọn sai vì bạn không thể nhớ hết.

2. Thông tin rời rạc ở quá nhiều nơi — khiến bạn không nhìn thấy bức tranh toàn cảnh

Chuyên viên pháp lý thường làm việc với lượng thông tin khổng lồ nằm rải rác ở:

• Email
• Zalo
• Excel
• Google Drive
• File share từ đồng nghiệp
• Tài liệu khách hàng gửi
• Bản in, ảnh chụp, ghi chú riêng

Vấn đề không phải là “không có thông tin”.
Vấn đề là không biết đâu là nguồn tin đúng nhất ở thời điểm hiện tại.

Khi bạn không có một “mặt phẳng duy nhất” (single source of truth) để nhìn toàn cảnh:

• rủi ro bị che khuất,
• thời hạn bị bỏ sót,
• các bước phụ thuộc bị lẫn,
• ưu tiên bị méo mó.

Từ đó dẫn tới kết quả quen thuộc:
Bạn ra quyết định dựa trên thứ đang hiện ra trước mắt — không phải thứ đang tác động lớn nhất.

3. Bạn phản ứng với tín hiệu bên ngoài, thay vì điều hành công việc theo kế hoạch của chính mình

Trong môi trường pháp lý, tín hiệu “gấp” xuất hiện liên tục:

• “Anh ơi em gửi lại file này, xem giúp gấp.”
• “Sếp hỏi tiến độ vụ X.”
• “Khách cần phản hồi ngay để kịp ký.”

Không có hệ thống đánh giá ưu tiên rõ ràng, bạn dễ rơi vào hai cái bẫy:

Bẫy 1: Việc được nhắc tới nhiều nhất = việc quan trọng nhất

Dù thực tế nhiều “việc gấp” chỉ là lo lắng của người gửi, không phải rủi ro thật.

Bẫy 2: Mất quyền kiểm soát ngày làm việc

Kế hoạch buổi sáng tan vỡ chỉ vì một tin nhắn bất ngờ.
Cả ngày trôi qua trong trạng thái “chữa cháy”, không làm được việc mang tính chiến lược.

Bạn không chủ động chọn sai ưu tiên.
Bạn bị môi trường xung quanh kéo lệch ưu tiên.

✦ Tóm lại:

Bạn biết việc nào quan trọng nhất.
Nhưng để làm được — bạn cần một cơ chế định hướng, chứ không chỉ kiến thức và ý chí.

7. Khi nào bạn mới thoát khỏi vòng xoáy ưu tiên sai?

Khi bạn chuyển từ sắp xếp ưu tiên theo cảm xúc → sắp xếp ưu tiên theo hệ thống.

Và bạn chỉ cần ba thay đổi căn bản:

Ưu tiên dựa trên dữ liệu – không dựa vào cảm xúc

Hãy bắt đầu từ những câu hỏi:

• Deadline pháp lý thật ở đâu?
• Mức rủi ro của từng việc?
• Việc nào ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả vụ việc?
• Việc nào cần làm ngay? Việc nào có thể giao?

Khi có dữ liệu, cảm xúc không còn kiểm soát bạn.

Nhìn toàn cảnh tiến độ – không chỉ các thông báo

Khi bạn có một nguồn thông tin duy nhất để xem:

• Tiến độ
• Deadline
• Người phụ trách
• Version
• Tài liệu liên quan
  → Lý trí sẽ hoạt động tốt hơn rất nhiều.

Giảm tối đa việc phải ghi nhớ trong đầu

Khi bạn không phải nhớ 50 việc cùng lúc → bạn ra quyết định rõ ràng hơn.
Khi bạn có checklist chuẩn hóa → bạn ít sai sót hơn.
Khi bạn có kho tri thức nội bộ → bạn không phải mò lại từ đầu.

8. Checklist: Bạn có đang ưu tiên theo cảm xúc?

Danh sách kiểm tra nhận diện “ưu tiên cảm tính”

• Tôi hay xử lý việc vừa được ai đó nhắc tới
• Tôi bắt đầu ngày bằng email/tin nhắn
• Tôi bỏ ngang việc quan trọng vì ai đó nói “gấp”
• Tôi làm nhiều việc nhỏ để cảm thấy “đã làm được gì đó”
• Tôi kết thúc ngày bận rộn nhưng không tiến sát hạn chót (deadline) quan trọng

Danh sách kiểm tra ưu tiên bằng lý trí

• Tôi biết hạn chót pháp lý thật của từng việc
• Tôi đánh giá được rủi ro của từng hạng mục
• Tôi nhìn thấy toàn cảnh tiến độ
• Tôi biết phiên bản hồ sơ đúng nhất (version đúng) ở đâu
• Tôi xác định được “việc số 1 trong ngày”

Danh sách kiểm tra giảm mệt mỏi vì phải ra quyết định

• Tôi không phải quản lý công việc ở quá nhiều kênh
• Tôi không mất thời gian tìm file hoặc phiên bản (version)
• Tôi có checklist rõ ràng cho từng loại hồ sơ
• Tôi có kho tri thức để tra cứu nhanh
• Tôi không phải tự ghi nhớ quá nhiều

9. Kết luận

Một hệ thống quản lý công việc – các phiên bản – tiến độ – tri thức tập trung sẽ giúp bạn ra quyết định dựa trên ưu tiên thật, không dựa trên cảm xúc.

Khi bạn nhìn thấy rõ ràng:

• công việc nào quan trọng nhất,
• công việc nào có rủi ro cao nhất,
• ai chịu trách nhiệm gì,
• deadline thật nằm ở đâu,
• version hồ sơ mới nhất,

…bạn sẽ không còn bị cuốn theo tin nhắn “gấp”, email hối thúc hay áp lực cảm xúc từ nhiều bên liên quan.

Và khi bạn làm chủ được ưu tiên, bạn sẽ làm chủ tiến độ vụ việc — và cả tiến độ sự nghiệp pháp lý của mình.