Bẫy năng suất giả – Khi bạn bận rộn cả ngày mà chẳng tiến xa hơn
Có những ngày bạn làm việc đến mức không kịp uống một ngụm nước, xử lý hàng chục email, chỉnh sửa văn bản liên tục, họp nối họp… nhưng khi nhìn lại, bạn chẳng thấy mình tiến gần hơn một mục tiêu nào. Cảm giác mệt mỏi và thất vọng len vào cuối ngày – dù bạn biết mình đã cố gắng hết sức.
Đó không phải lỗi của bạn.
Đó là bẫy năng suất giả (false productivity) – hiện tượng người lao động cảm thấy mình “rất bận”, nhưng thực chất không tạo ra giá trị chiến lược. Trong các ngành như kiến trúc, xây dựng, vận tải – logistic, marketing – nơi nhịp độ công việc dồn dập và thay đổi chóng mặt bẫy này nguy hiểm hơn bất kỳ nơi nào khác.
Hiểu đúng về bẫy năng suất giả
False productivity là trạng thái con người nhầm lẫn giữa “làm nhiều” và “tiến bộ”.
Nghiên cứu quản trị chỉ ra rằng não bộ ưa thích những việc “hoàn thành nhanh” — vì chúng tạo cảm giác chiến thắng tức thời, dù giá trị tạo ra rất thấp. Bên cạnh đó, con người thường chọn làm những công việc dễ dàng, ít ý nghĩa (false productivity) để giảm bớt cảm xúc tiêu cực tạm thời (như lo lắng, sợ thất bại) khi nghĩ đến nhiệm vụ quan trọng, khó khăn hơn. Đây là một chiến lược điều chỉnh cảm xúc kém hiệu quả.
Bởi, những việc quan trọng thật sự thường đòi hỏi thời gian dài, mức độ tập trung sâu và không mang lại cảm giác hưng phấn ngay lập tức.
Khi bạn rơi vào bẫy năng suất giả, bạn sẽ:
- Luôn trong trạng thái căng thẳng
- Luôn bận nhưng chẳng biết bận vì điều gì
- Hoàn thành nhiều nhưng không đạt được mục tiêu lớn
- Cảm thấy mình “tụt lại phía sau” dù ngày nào cũng rất cố gắng
Đây là vấn đề mà những người làm kiến trúc, giám sát công trình, điều phối vận tải hay đội marketing sáng tạo gặp phải mỗi ngày – vì công việc của họ thường bị kéo theo những tác vụ nhỏ, đứt đoạn và xuất phát từ nhiều đầu mối khác nhau.
Vì sao người đi làm dễ rơi vào bẫy năng suất giả
Các ngành kiến trúc, xây dựng, vận tải, marketing có một điểm chung: môi trường vận hành phức tạp, nhiều đầu việc phải xử lý song song, yêu cầu phản hồi gần như ngay lập tức. Chính điều này đẩy con người vào “chế độ phản ứng” (reactive mode), thay vì “chế độ chủ động” (proactive mode).
Dưới đây là ba nguyên nhân lớn khiến bạn dễ mắc kẹt.
Công việc nhỏ mang lại cảm giác hoàn thành nhanh
Những công việc nhỏ luôn mang lại cảm giác “làm được ngay” nên khiến chúng ta tưởng rằng mình đang rất hiệu quả. Mỗi lần tick xong một đầu việc, não bộ tiết ra cảm giác hài lòng tức thì, khiến ta càng muốn làm thêm các việc tương tự — dù giá trị thật sự rất thấp. Điều nguy hiểm là chuỗi cảm giác hoàn thành này dễ che mờ thực tế: bạn bận cả ngày nhưng không tiến gần hơn đến bất kỳ mục tiêu nào. Nếu không nhận ra, bạn sẽ vô thức ưu tiên việc dễ làm thay vì việc quan trọng cần nhiều thời gian và suy nghĩ sâu.
Ví dụ: Minh – kiến trúc sư tại Công ty ArcLine – định dành buổi sáng để hoàn thiện concept quan trọng cho dự án biệt thự. Nhưng chỉ trong 30 phút đầu, Minh đã bị kéo vào hàng loạt việc nhỏ: duyệt bản vẽ sơ bộ, trả lời yêu cầu chỉnh màu, xác nhận kích thước cửa sổ, gửi lại file để nhà thầu xem.
Từng việc chỉ vài phút, từng việc đều có thể tick ngay, nhưng đến cuối ngày, Minh vẫn không chạm tay vào nhiệm vụ quan trọng nhất.
Minh bận thật — nhưng bận “sai chỗ”.
Xem thêm: Ưu tiên cảm tính – Khi một lựa chọn nhỏ kéo theo cả chuỗi sai lầm lớn
Gián đoạn liên tục khiến não bộ không thể làm việc sâu
Mỗi lần bị gián đoạn, não bộ cần vài phút để quay lại trạng thái tập trung, và khi gián đoạn diễn ra liên tục, trạng thái “làm việc sâu” gần như không bao giờ xuất hiện. Bạn tưởng rằng mình đang xử lý nhiều việc cùng lúc, nhưng thực tế chỉ là chuyển qua lại giữa các tác vụ nhỏ, làm chất lượng suy giảm và thời gian hoàn thành kéo dài hơn. Những ngành có nhịp độ dồn dập như kiến trúc, xây dựng, vận tải hay marketing càng bị ảnh hưởng nặng, vì yêu cầu phản hồi nhanh khiến con người sống trong chế độ “chữa cháy” liên tục. Càng gián đoạn, bạn càng kiệt sức mà kết quả vẫn không tốt hơn.
Làm theo yêu cầu thay vì làm theo chiến lược
Yêu cầu là những công việc phát sinh từ người khác: chỉnh sửa chi tiết, trả lời tin nhắn, xử lý sự cố, bổ sung tài liệu… Chúng luôn có vẻ khẩn cấp nên dễ chiếm hết thời gian của bạn.
Ngược lại, chiến lược là những công việc do bạn chủ động xác định – các nhiệm vụ mang tính dài hạn tạo ra giá trị thật, như tối ưu quy trình, chuẩn hóa tài liệu, cải thiện năng suất đội nhóm hay phát triển kỹ năng chuyên sâu.
Khi bạn chỉ chạy theo yêu cầu, bạn đang làm việc để “giữ cho mọi thứ không hỏng”; còn khi bạn theo đuổi chiến lược, bạn đang làm việc để “khiến mọi thứ tốt lên”.
Ví dụ: Hải – giám sát công trình tại Công ty Xây Dựng An Hòa – dành phần lớn thời gian trả lời tin nhắn từ nhà thầu phụ, xác nhận vật tư, xử lý công nhân xin nghỉ hoặc cập nhật một vài lỗi nhỏ tại công trường. Nhưng công việc quan trọng nhất của anh – rà soát rủi ro an toàn và tiến độ tổng thể – luôn bị lùi lại.
Hải bận liên tục, ai nhìn vào cũng tưởng anh rất “máu lửa”, rất “xông pha”.
Nhưng dự án vẫn trễ tiến độ.Vấn đề không nằm ở sự chăm chỉ.
Vấn đề nằm ở ưu tiên sai.
Bận rộn không đồng nghĩa với tạo ra giá trị
Trong bất kỳ ngành nào, giá trị thật sự không nằm ở số lượng đầu việc bạn hoàn thành. Giá trị nằm ở tác động công việc mang lại. Tuy nhiên, hầu hết người đi làm đều rơi vào ảo giác: làm nhiều = hiệu quả nhiều.
Điều này sai.
Số lượng task không phải thước đo giá trị
Việc bạn hoàn thành nhiều task không nói lên rằng bạn đang tạo ra nhiều giá trị. Phần lớn các task dễ hoàn thành chỉ đóng góp rất nhỏ cho mục tiêu lớn, trong khi một số ít nhiệm vụ chiến lược lại quyết định phần lớn kết quả. Nếu bạn chỉ tập trung vào việc tick thật nhiều đầu việc, bạn sẽ bị cuốn vào ảo giác “bận rộn = hiệu quả” và đánh mất năng lực tạo ra tác động thật sự. Thước đo giá trị nằm ở tác động dài hạn mà công việc mang lại, không phải số lượng việc bạn hoàn thành trong ngày.
Chúng ta hãy đến với ví dụ về câu chuyện của Tú – marketer tại Công ty WonderAds. Mỗi ngày Tú hoàn thành 20 công việc nhỏ: chỉnh banner, gửi thông tin cho khách, sửa tiêu đề quảng cáo, cập nhật số liệu. Nhưng chiến dịch quan trọng nhất của tháng – chiến dịch giúp công ty đạt KPI quý – vẫn chưa được xây dựng.
20 công việc nhỏ không có giá trị bằng một công việc chiến lược.
Giá trị đến từ tác động dài hạn, không phải cảm giác “tick xong”
Cảm giác “tick xong” mang lại sự hài lòng tức thời, nhưng phần lớn những việc dễ hoàn thành lại không đóng góp gì cho mục tiêu dài hạn.
Giá trị thật đến từ những nhiệm vụ cần thời gian, đòi hỏi suy nghĩ sâu và tạo ra sự thay đổi bền vững – dù chúng không mang lại cảm giác phấn khích ngay lúc làm. Khi bạn ưu tiên những tác vụ mang tính chiến lược, bạn đang xây nền cho năng suất thật sự, thay vì chạy theo dopamine ngắn hạn. Tiến bộ bền vững luôn đến từ tác động tích lũy, không phải từ số lượng những ô được tick mỗi ngày.
Ví dụ: Phong – kỹ sư xây dựng tại Công ty CityBuild – dành một buổi chiều để xử lý hàng loạt yêu cầu sửa chi tiết cho bản vẽ shop drawing. Nhưng công việc giúp giảm rủi ro sai lệch nghiệm thu – kiểm tra lại các điểm giao kỹ thuật quan trọng – lại không làm kịp tiến độ.
Phong hoàn thành rất nhiều, nhưng không hoàn thành đúng việc.
Công việc chiến lược thường bị đẩy lùi vô tận
Công việc chiến lược thường không khẩn cấp, không ai thúc giục, không có deadline sát nút nên rất dễ bị lùi lại hết ngày này sang ngày khác. Chúng đòi hỏi nhiều thời gian và sự tập trung sâu, nên chỉ cần có việc nhỏ chen vào, bạn lập tức ưu tiên thứ “làm nhanh” hơn.
Hệ quả là những nhiệm vụ tạo ra giá trị lớn – tối ưu quy trình, nâng cao kỹ năng, phát triển dự án trọng điểm – gần như không bao giờ bắt đầu. Nếu không chủ động bảo vệ thời gian cho chúng, bạn sẽ mãi mắc kẹt trong vòng xoáy công việc vụn vặt mà sự nghiệp chẳng tiến lên được bước nào.
Làm thế nào để thoát khỏi bẫy năng suất giả
Thoát khỏi bẫy này không phải bằng cách làm nhanh hơn hay làm nhiều hơn.
Bạn chỉ thoát được khi thay đổi cách phân loại công việc và cách ưu tiên.
Phân loại công việc theo giá trị tạo ra
Hãy chia công việc thành ba nhóm:
- Việc chiến lược (tạo giá trị lớn – mang tính dài hạn)
- Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp
- Việc vụn vặt – dễ làm nhưng giá trị thấp
Phân loại công việc theo giá trị giúp bạn thoát khỏi trạng thái làm việc bản năng và bắt đầu làm việc có chủ đích. Khi chia công việc thành ba nhóm bạn sẽ nhìn thấy ngay điều mình nên tập trung và điều nên giảm bớt.
Việc chiến lược là thứ đưa bạn tiến xa; việc quan trọng nhưng không khẩn cấp cần được lên lịch; còn việc vụn vặt phải được tối giản, tự động hóa hoặc giao bớt. Một khi hiểu rõ giá trị của từng nhóm, bạn sẽ không còn bị cuốn vào cảm giác “bận nhưng không tiến bộ” nữa.
Bảo vệ “thời gian sâu” cho các công việc quan trọng
Mọi nghề đều cần deep work: những hoạt động nghề nghiệp được thực hiện trong trạng thái tập trung cao độ, không bị phân tâm, vận dụng toàn bộ khả năng nhận thức để đạt đến giới hạn của kỹ năng và tạo ra những giá trị mới, chất lượng cao.
Hãy đặt lịch cố định, ví dụ 9h–11h sáng, để tập trung cho công việc chiến lược.
Không đọc tin nhắn. Không họp. Không xử lý việc nhỏ.
Sử dụng công cụ để làm rõ ưu tiên và mối liên kết công việc
Không có công cụ → mọi thứ trở thành phát sinh.
Có công cụ → bạn nhìn thấy tổng thể, biết điều gì quan trọng, điều gì chỉ là tiếng ồn.
Một hệ thống minh bạch giúp:
- Giảm thời gian xử lý việc nhỏ
- Ngăn đứt đoạn
- Giữ bạn trong vùng tập trung
- Hạn chế bị cuốn vào bận rộn vô nghĩa
Xem thêm: Khi phần mềm nói bạn nên làm gì trước: Bí mật của ưu tiên thông minh dựa trên dữ liệu
Kết luận
Bẫy năng suất giả là lý do khiến rất nhiều người đi làm cảm thấy mình “càng chạy càng lùi”. Nó khiến bạn tin rằng sự chăm chỉ sẽ cứu vãn mọi thứ – trong khi vấn đề thật sự nằm ở chỗ bạn đang bận sai việc.
Nhưng chỉ cần bạn thay đổi góc nhìn:
- Làm ít hơn, nhưng đúng hơn
- Tập trung vào những công việc mang lại giá trị lớn
- Bảo vệ thời gian sâu
- Hiểu mình đang hướng đến mục tiêu gì
Bạn sẽ thoát khỏi vòng quay bận rộn vô nghĩa và bước sang vùng hiệu suất thật sự – nơi mỗi nỗ lực đều đưa bạn tiến lên.
Bạn không thể thoát khỏi bẫy năng suất giả chỉ bằng việc cố gắng nhiều hơn. Bạn cần một hệ thống cho phép bạn nhìn rõ điều gì thật sự quan trọng và điều gì chỉ là tiếng ồn.
Phần mềm quản lý công việc Optimi Work giúp bạn ưu tiên thông minh, tập trung vào mục tiêu dài hạn và dừng ngay vòng quay bận rộn vô nghĩa.
Đăng ký demo ngay hôm nay!