Giám sát dự án không nên là công việc của CEO. Nhưng đáng tiếc, thực tế lại đang như vậy!

CEO không phải là người theo dõi từng nhiệm vụ của từng thành viên. Nhưng khi quy trình không đồng bộ, thông tin không minh bạch và báo cáo không tự động, CEO buộc phải quay lại điều hành vi mô. Gốc rễ không nằm ở con người, mà nằm ở hệ thống vận hành chưa thể tự chạy.

1. Vì sao CEO lại bị kéo vào giám sát dự án mỗi ngày?

Dù không ai muốn, nhiều CEO vẫn bị cuốn vào việc theo dõi từng đầu việc mỗi ngày như một phần “bất đắc dĩ” trong vận hành. Đây không phải là vấn đề của năng lực đội ngũ, mà là dấu hiệu cho thấy hệ thống quản lý dự án đang có những lỗ hổng khiến công việc không thể tự chạy. Để hiểu vì sao CEO buộc phải làm điều lẽ ra không thuộc về vai trò của mình, chúng ta cần nhìn vào những nguyên nhân gốc rễ dưới đây.

Mỗi nhóm dùng một công cụ khác nhau

Account quản lý bằng bảng tính, Creative ghi chú trên ứng dụng riêng, Media theo dõi tiến độ bằng công cụ khác. Khi thiếu một hệ thống trung tâm, CEO không có “nguồn thông tin duy nhất đáng tin cậy” (single source of truth).

Tiến độ không được cập nhật theo thời gian thực

Có người quên cập nhật, có người để nhiệm vụ “đang làm” suốt nhiều ngày, có người gửi nhầm báo cáo cũ. CEO buộc phải hỏi từng người để xác minh.

Không rõ ai chịu trách nhiệm cho từng bước

Dự án dừng lại vì không ai biết nhiệm vụ tiếp theo thuộc về ai. Đây là lỗi quy trình, không phải lỗi cá nhân.

Khách hàng thay đổi yêu cầu liên tục

Khi thông tin thay đổi được truyền qua tin nhắn hoặc lời nói, sự lệch pha giữa các nhóm là điều khó tránh. CEO lại phải tự điều phối để giữ tiến độ.

Báo cáo phụ thuộc vào sự tự giác

Không ai đủ thời gian điền báo cáo mỗi ngày. Khi dữ liệu thiếu chính xác, CEO không thể dựa vào hệ thống mà phải kiểm tra thủ công.

2. Hệ quả khi CEO phải giám sát thủ công

Khi CEO phải trực tiếp theo dõi từng nhiệm vụ, hệ thống vận hành mất đi tính ổn định và dự án dễ rơi vào trạng thái “chậm – sai – lệch” mà không ai kịp nhận ra. Điều đáng nói là tác động của việc giám sát thủ công không chỉ dừng lại ở tiến độ dự án, mà lan rộng đến hiệu suất toàn đội ngũ và khả năng tăng trưởng của cả Agency. Dưới đây là những hệ quả thường gặp nhưng ít CEO nhìn thấy hết mức độ nghiêm trọng của chúng.

Trễ deadline và mất uy tín với khách hàng

Một sai lệch nhỏ về tiến độ có thể khiến agency mất hợp đồng lớn.

CEO mắc kẹt trong vòng lặp chữa cháy

Hỏi tiến độ – nhắc deadline – rà báo cáo, thay vì tập trung vào chiến lược.

Nhân sự mất động lực

Họ nghĩ lãnh đạo không tin tưởng, trong khi nguyên nhân thật sự nằm ở hệ thống.

Agency không thể mở rộng quy mô

Không thể scale khi CEO làm công việc của điều phối viên dự án.

3. Giải pháp thực chất: Hệ thống phải giám sát thay CEO

Tự động hoá không còn là tính năng “có thì tốt”, mà là điều kiện tối thiểu để một dự án vận hành trơn tru khi số lượng đầu việc ngày càng lớn và thay đổi liên tục. Khi hệ thống có thể tự phân công, tự cập nhật và tự cảnh báo, đội ngũ không còn phụ thuộc vào kỷ luật cá nhân hay trí nhớ của bất kỳ ai. Quan trọng hơn, nó giúp CEO thoát khỏi những công việc kiểm soát nhỏ nhặt để dành năng lực cho những quyết định chiến lược – nơi tạo ra giá trị thật sự cho tăng trưởng của Agency.

4. Tự động giao việc thay vì chờ người phân công

Quy trình phải tự chuyển bước

Khi một nhiệm vụ hoàn thành, hệ thống tự kích hoạt nhiệm vụ tiếp theo. Không cần chờ đợi hoặc nhắc nhở thủ công.

Giao việc theo điều kiện

Khi mức độ ưu tiên, deadline hoặc nhân sự thay đổi, hệ thống phân công lại dựa trên:

• Sự sẵn sàng (availability)
• Chuyên môn phù hợp (expertise)
• Mức độ ưu tiên (priority)

5. Tự động cập nhật trạng thái để CEO không cần hỏi “Dự án tới đâu rồi?”

Mọi cập nhật nhỏ phải đồng bộ toàn dự án

Khi nhân sự thay đổi trạng thái, toàn bộ dự án và bảng điều khiển tổng quan (dashboard) được cập nhật ngay.

Phát hiện rủi ro sớm

Cảnh báo khi:

• Nhiệm vụ sắp trễ hạn
• Nhiệm vụ bị đứng quá lâu
• Khối lượng công việc vượt dự tính

CEO không bị “mù thông tin”.

6. Nhắc nhở tự động để quy trình không bị mắc kẹt

Nhắc đúng người – đúng lúc – đúng ngữ cảnh

Ví dụ: nhiệm vụ sắp đến hạn, nhiệm vụ chưa bắt đầu, yêu cầu đang chờ phê duyệt.

Xoá hoàn toàn điểm nghẽn phê duyệt

Hệ thống tự nhắc nhở liên tục cho đến khi người có trách nhiệm xử lý.

Khi hệ thống vận hành đúng, CEO được giải phóng khỏi những công việc nhỏ nhặt

Agency sẽ đạt được:

• Giảm thời gian phối hợp
• Không bỏ sót nhiệm vụ
• Đảm bảo tiến độ
• Dữ liệu chính xác theo thời gian thực
• Dự án vận hành trơn tru ngay cả khi CEO không tham gia giám sát

Đây là nền tảng để mở rộng quy mô mà không cần tăng cấp quản lý trung gian.

Kết luận: Đã đến lúc để hệ thống giám sát, còn CEO tập trung vào chiến lược

Một Agency không thể phát triển nếu CEO vẫn ở tầng tác vụ. Hệ thống cần là người giám sát, cảnh báo và đảm bảo tiến độ, để CEO trở về đúng vai trò lãnh đạo và phát triển doanh nghiệp.

Nếu bạn muốn trải nghiệm cách một hệ thống có thể vận hành thay bạn, không chỉ bằng lý thuyết mà bằng thử nghiệm thực tế:

Đăng ký trải nghiệm Demo Optimi Work 14 ngày
Trải nghiệm bộ công cụ giúp:

• Tự động hoá quy trình làm việc
• Giảm 30% thời gian phối hợp
• Theo dõi tiến độ theo thời gian thực
• Giao việc chính xác chỉ với một thao tác

Đây là bước đầu tiên để agency vận hành bằng hệ thống thay vì bằng sự “gồng gánh” của CEO.