Tối ưu nguồn lực nhân sự: Phân công nhiệm vụ theo logic nào?
Agency của bạn đang vận hành theo: “Ai rảnh thì nhận việc”? Nếu câu trả lời là Có, đó chính là lý do khiến các dự án gặp nhiều rủi ro khi thường xuyên chạy rời rạc, không gắn kết được với mục tiêu cuối cùng. Ở cấp độ điều hành, giao việc không phải là một hành động hành chính (administrative action); đó là một quyết định chiến lược về phân bổ nguồn lực (resource allocation).
Để tổ chức đạt được hiệu suất nhất quán, người quản lý cần một logic rõ ràng. Bài viết này sẽ giới thiệu công thức cốt lõi, Tam giác “Năng lực – Ưu tiên – Mục tiêu”, để chuyển đổi việc giao task thành công cụ kiểm soát và đảm bảo mọi công việc đều hướng tới thành công chung của doanh nghiệp.
Sai lầm cốt lõi: Vì sao giao việc theo cảm tính lại là thảm họa cho hiệu suất?
Hầu hết các vấn đề về chất lượng và tiến độ dự án đều bắt nguồn từ một điểm duy nhất: phân công công việc thiếu logic. Nó tạo ra ba vấn đề mang tính hệ thống mà một CEO/Giám đốc cần phải chấm dứt.
Bỏ qua năng lực chuyên môn (competency): dẫn đến sản phẩm kém chất lượng và làm lại (re-work)
Giao một task Content chuyên sâu cho một nhân viên mới chỉ vì họ “có vẻ rảnh” là một sự lãng phí nghiêm trọng. Kết quả là sản phẩm không đạt chất lượng, phải làm lại (re-work) gấp đôi thời gian, hoặc tệ hơn là gây tổn hại đến uy tín với khách hàng.
Lẽ ra bạn có thể đặt người có kinh nghiệm 5 năm vào task đó, hoàn thành trong 4 tiếng, thay vì để người mới loay hoay 12 tiếng. Chi phí ẩn (hidden cost) của việc giao việc sai người luôn cao hơn chi phí làm việc trực tiếp.
Mất cân bằng khối lượng công việc (workload imbalance): nhân viên quá tải và kháng cự ngầm
Khi giao việc theo cảm tính, một số nhân viên bị quá tải với các task khẩn cấp, trong khi người khác lại làm việc cầm chừng. Điều này không chỉ gây ra stress, kiệt sức (burnout), mà còn tạo ra sự kháng cự ngầm và tâm lý đổ lỗi trong team. Người điều hành không thể tối ưu hóa nguồn lực nếu không có cái nhìn trực quan về khả năng làm việc (capacity) thực tế của từng nhân viên.
Không gắn kết mục tiêu (goal misalignment): nhân sự không hiểu ý nghĩa chiến lược của task
Nếu một nhân viên chỉ thấy danh sách task mà không biết task đó đóng góp gì vào KPI/OKR chung, họ sẽ không có động lực và dễ dàng ưu tiên các task cá nhân hơn. Công việc sẽ trở nên rời rạc, không bám sát mục tiêu chiến lược của Agency.
Tam giác chiến lược: 3 tiêu chí cốt lõi để lãnh đạo giao việc chính xác
Việc giao task phải dựa trên một hệ thống logic được chuẩn hóa. Hệ thống đó chính là Tam giác Chiến lược sau.
Đỉnh tam giác 1: Năng lực chuyên môn (Competency) – đặt đúng người vào đúng vị trí
Đây là tiêu chí đầu tiên và quan trọng nhất. Người quản lý cần có hồ sơ năng lực (competency profile) rõ ràng cho từng vị trí. Khi giao việc, hãy nhìn vào lịch sử hoàn thành task (task history) của nhân viên trên phần mềm quản lý để xác định:
- Họ có kinh nghiệm với loại task này không?
- Họ có chuyên môn cao nhất để đảm bảo chất lượng không?
Đỉnh tam giác 2: Ưu tiên (Priority) – sắp xếp theo deadline và tầm quan trọng (criticality)
Thời điểm là tất cả. Việc giao task phải đi kèm với mức độ ưu tiên rõ ràng, không chỉ dựa trên deadline (thời hạn), mà còn dựa trên tầm quan trọng (criticality) của dự án đối với khách hàng và doanh thu.
- Sử dụng ma trận ưu tiên để phân biệt rõ: Quan trọng/Khẩn cấp và Quan trọng/Không khẩn cấp.
- Lưu ý quan trọng: Khi giao việc đúng người, đúng task, bạn sẽ giảm đáng kể nhu cầu trao đổi và làm lại, từ đó giúp giảm 30% thời gian phối hợp giữa các team.
Đỉnh tam giác 3: Mục tiêu (Goal Alignment) – 100% công việc phải gắn với OKR/KPI
Đây là yếu tố chiến lược nhất dành cho CEO. Mọi task được giao phải có một sự liên kết rõ ràng đến mục tiêu tổng thể (OKR/KPI) của dự án hoặc của Agency. Khi nhân viên nhận task, họ phải thấy rõ: Task này giúp đạt được mục tiêu X như thế nào? Điều này giúp loại bỏ các task vô nghĩa, đảm bảo 100% dự án gắn kết mục tiêu, và khắc phục triệt để sự rời rạc trong công việc.
Áp dụng vào thực tiễn: biến logic thành hệ thống phân công tự động
Logic chỉ có giá trị khi nó được hệ thống hóa.
Chuẩn hóa quy trình giao việc: Biến “tam giác” thành checklist trên nền tảng quản lý công việc
CEO Agency không thể quản lý “tam giác” này thủ công. Một nền tảng quản lý công việc (Work Management Platform) sẽ giúp bạn:
- Gắn thẻ năng lực và mức độ ưu tiên vào task.
- Buộc người giao task phải chọn mục tiêu liên quan. Điều này chuẩn hóa quy trình, biến Tam giác chiến lược thành checklist bắt buộc trước khi nhấn nút giao việc.
Kiểm soát tiến độ và nguồn lực: Theo dõi nguồn lực sẵn có (resource capacity) để tránh rủi ro trễ deadline
Chỉ có phần mềm mới cho bạn cái nhìn trực quan, cập nhật theo thời gian thực (real-time) về nguồn lực sẵn có (resource capacity) của từng nhân viên.
- Người quản lý có thể dự báo được rủi ro quá tải hay trễ deadline trước khi nó xảy ra.
- Đây là chìa khóa để kiểm soát tiến độ toàn diện và can thiệp kịp thời, thay vì phải đợi báo cáo thủ công sai sót.
Không ai muốn tiếp tục cuộc chiến vô vọng với các phương thức quản lý lỗi thời.
Đã đến lúc chuyển giao việc thành một quyết định chiến lược, không còn là sự ngẫu nhiên hay cảm tính.
Cơ hội để Agency của bạn thực sự kiểm soát tuyệt đối công việc, giảm 30% thời gian phối hợp và có Dashboard cập nhật theo thời gian thực đang ở ngay trước mắt.
Giao việc đúng người là quyết định chiến lược nhất mà CEO Agency có thể thực hiện. Đừng để Tam giác Chiến lược của bạn chỉ là lý thuyết suông.
Đăng ký demo Optimi Work – phần mềm quản lý dự án linh hoạt, chi phí hợp lý và hiệu quả nhất cho doanh nghiệp Việt, giúp bạn hiện thực hóa việc giao việc đúng người, đúng thời điểm.