5 bước chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp bạn
Phần mềm quản lý dự án không phải lúc nào “càng đắt càng tốt”. Rất nhiều doanh nghiệp nhỏ chi hàng chục triệu mỗi năm cho những tính năng họ chưa bao giờ dùng — trong khi vẫn phải hỏi nhau “ai đang làm phần này?”. Câu hỏi được đặt ra là: Làm thế nào để chọn đúng phần mềm quản lý dự án phù hợp với ngân sách doanh nghiệp bạn?
Nếu bạn là chủ doanh nghiệp hoặc giám đốc dự án tại agency đang tìm cách quản lý tiến độ, báo cáo và phối hợp team hiệu quả hơn mà không vượt ngân sách, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn 5 bước chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp nhất với ngân sách và quy mô của doanh nghiệp bạn.
Bước 1: Xác định ngân sách thực tế cho phần mềm quản lý dự án
Hiểu đúng về “tổng chi phí sở hữu” (TCO – Total Cost of Ownership)
Khi đánh giá một phần mềm, đừng chỉ nhìn vào con số “bao nhiêu tiền/tháng”.
Chi phí thực tế (TCO) bao gồm:
- Chi phí mua phần mềm: gói theo user hoặc theo tháng/năm.
- Chi phí triển khai: thời gian, nhân sự tham gia đào tạo, cấu hình ban đầu.
- Chi phí ẩn: mất thời gian vì giao diện khó dùng, thiếu hướng dẫn, hoặc cần thuê ngoài hỗ trợ kỹ thuật.
Một phần mềm rẻ nhưng khiến đội bạn mất 2 tuần học cách sử dụng – thực ra là đắt.
Cách tính ngân sách hợp lý cho doanh nghiệp 20–50 nhân sự
Tỉ lệ ngân sách dành cho Công nghệ thông tin (CNTT) bạn có thể tham khảo:
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) thường chi từ 3% đến 5% tổng doanh thu cho toàn bộ chi phí CNTT (bao gồm phần cứng, lương đội IT, và tất cả phần mềm). Nguồn: Tạp chí CIO, Gartner, Deloitte.
Ví dụ: Công ty A có 20-50 nhân sự, doanh thu 1 tỷ VNĐ/tháng → có thể dành khoảng 30–50 triệu/tháng cho ngân sách CNTT.
Giả sử ngân sách CNTT được giao là 50 triệu/tháng, trong đó, chi phí phần mềm thông thường chiếm khoảng 20% đến 40% tổng ngân sách CNTT (giả định ở công ty A là 30%). Nghĩa là ngân sách dành cho phần mềm là 50 triệu * 30% = 15 triệu VNĐ/tháng.
Giả định chi phí cho phần mềm Quản lý dự án (PM): Phần mềm quản lý dự án chỉ là một trong nhiều phần mềm doanh nghiệp cần. Chúng ta có thể giả định nó chiếm khoảng 5% đến 15% trong tổng ngân sách phần mềm (15 triệu), nghĩa là chi phí phần mềm quản lý dự án của công ty A sẽ rơi vào khoảng từ 750 nghìn – 2 triệu 250 nghìn/tháng.
Nếu phần mềm giúp tiết kiệm 20% thời gian phối hợp và báo cáo, ROI của khoản đầu tư này là rất đáng kể.
Bước 2: Xác định nhu cầu cốt lõi của doanh nghiệp bạn
Team bạn cần gì nhất: giao việc, theo dõi tiến độ hay báo cáo?
Không có công cụ “phù hợp cho tất cả”.
Hãy liệt kê 3–5 nhu cầu cấp thiết nhất:
- Giao việc và theo dõi tiến độ theo từng chiến dịch?
- Quản lý deadline giữa nhiều phòng ban (Design – Media – Account)?
- Tổng hợp báo cáo cho khách hàng nhanh chóng, chính xác?
Khi hiểu rõ nhu cầu, bạn sẽ dễ chọn phần mềm “vừa đủ tính năng” thay vì trả tiền cho thứ không dùng tới.
Tránh mua “quá tính năng” – chỉ chọn những gì bạn thực sự cần
Các phần mềm quốc tế như Monday, ClickUp, Jira… thường mạnh về workflow phức tạp – phù hợp team kỹ thuật. Nhưng với agency marketing, điều bạn cần là:
- Giao việc nhanh, thấy ai đang làm gì;
- Báo cáo tiến độ và hiệu suất dễ đọc;
- Hạn chế họp, không phải “bấm quá nhiều” để cập nhật.
Bước 3: Đặt tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp với ngân sách
| Tiêu chí | Vì sao quan trọng | Ví dụ thực tế |
|---|---|---|
| Dễ triển khai | Giảm chi phí đào tạo, tránh kháng cự từ nhân viên | Optimi Work triển khai chỉ trong 3-7 ngày, không cần đội IT |
| Linh hoạt mở rộng | Không cần đổi tool khi team lớn hơn | Gói Pro có thể mở rộng user mà không mất dữ liệu |
| Tính năng thiết thực | Tránh trả tiền cho tính năng không dùng | Dùng board Kanban, Timeline, báo cáo KPI – vừa đủ |
| Chi phí minh bạch | Không phát sinh phí ẩn tích hợp | Không tốn phí thêm khi kết nối email/Zalo |
| Hỗ trợ bằng tiếng Việt | Giảm rào cản khi sử dụng, hỗ trợ nhanh | Đội ngũ triển khai người Việt hiểu quy trình của doanh nghiệp Việt |
✅ Checklist tự đánh giá nhanh:
- Phần mềm có phù hợp quy trình team bạn không?
- Có bản demo miễn phí để test trước không?
- Báo giá có minh bạch, không phí ẩn sau triển khai không?
Xem ngay: Top 5 phần mềm quản lý dự án hiệu quả nhất 2025 (Kèm áp dụng thực tế tại Việt Nam)
Bước 4: So sánh nhanh 4 phần mềm quản lý dự án
| Công cụ | Giá trung bình/user/tháng | Mức độ dễ dùng | Phù hợp với ai | Nhược điểm chính |
|---|---|---|---|---|
| Trello | Gói nâng cấp Premium $5/user/tháng (~ hơn 130,000 VNĐ/người dùng/tháng) | Dễ dùng | Team nhỏ, dự án ngắn | Lượng thông báo có thể trở nên quá tải, cần phải tắt bớt. Nhiều tính năng nâng cao (như báo cáo, biểu đồ Gantt) không có sẵn mà phải cài đặt thêm qua tiện ích bổ sung. |
| Asana | 10.99 USD (gần 290,000 VNĐ/người dùng/tháng) | Trung bình | Team marketing quốc tế | Gói cơ bản đủ dùng cho các tác vụ thiết yếu nhưng thiếu khả năng tùy chỉnh quy trình làm việc hoặc tạo báo cáo chi tiết. Xuất dữ liệu chưa tốt. |
| Base Wework | Từ 33,333 VNĐ/tài khoản. | Trung bình | Doanh nghiệp Việt | Khả năng tùy chỉnh và mở rộng còn hạn chế |
| Optimi Work | Gói Chuyên nghiệp từ 50,000 VNĐ/người dùng/tháng (được sử dụng cả phần mềm Optimi CRM – quản lý quan hệ khách hàng và Optimi HR – quản lý nhân sự). Miễn phí đào tạo và triển khai. | Dễ dùng | Doanh nghiệp vừa và nhỏ/Agency Việt | Chưa tích hợp nhiều tính năng quản trị phức tạp phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp lớn |
Khi nào nên chọn công cụ nước ngoài
Nếu team bạn làm việc với khách hàng toàn cầu, cần tích hợp sâu với Slack, Google Workspace, Asana hay ClickUp vẫn là lựa chọn tốt.
Khi nào nên chọn phần mềm Việt
Nếu team bạn làm việc theo mô hình agency, cần giao việc nhanh, báo cáo tự động, giao diện tiếng Việt thân thiện, Optimi Work, Base Wework, MISA AMIS Công việc… là lựa chọn hợp lý nhất với ngân sách.
Bước 5: Đánh giá ROI – Giá trị mang lại so với chi phí đầu tư
ROI không chỉ là “tiền tiết kiệm”, mà là thời gian và năng suất
Một phần mềm phù hợp giúp:
- Giảm 30–50% thời gian họp nội bộ;
- Tăng 20% năng suất team nhờ giảm trễ hạn;
- Tiết kiệm 3–5 giờ/tuần/người trong việc cập nhật báo cáo.
Tất cả những “giờ tiết kiệm” này đều là chi phí bạn đã tối ưu.
Đăng ký demo phần mềm quản lý dự án phù hợp với ngân sách của bạn
Phần mềm tốt nhất không phải là phần mềm đắt nhất, mà là phần mềm phù hợp nhất với quy mô, quy trình và ngân sách của bạn.
Đừng để chi phí phần mềm trở thành gánh nặng.
Hãy để công cụ phù hợp giúp bạn tiết kiệm nhiều hơn.
👉 Đăng ký demo Optimi Work – phần mềm quản lý dự án linh hoạt, chi phí hợp lý và hiệu quả nhất cho doanh nghiệp Việt.