3 bước tạo biểu đồ Gantt để loại bỏ “điểm tắc nghẽn” kéo lùi dự án
Là một Điều phối Dự án, bạn không chỉ kết nối con người. Bạn là người giữ nhịp cho cả hệ thống – bảo đảm thông tin luân chuyển, tiến độ không bị đứt gãy và mọi bên cùng nhìn về một mục tiêu chung.
Hãy tưởng tượng bạn đang điều phối một cây cầu đang thi công: chỉ cần một mối hàn chưa hoàn thiện, toàn bộ dòng xe phải dừng lại. Dự án cũng vậy – chỉ cần một “nút thắt cổ chai” nhỏ, mọi nỗ lực phía sau đều bị chặn đứng.
Nếu bạn đang cảm thấy mình phải họp liên tục, ghép file báo cáo mỗi tuần và vẫn bị hỏi “Sao chưa có tiến độ?”, thì bạn không cô đơn đâu. Hầu hết các điều phối viên đều đang chịu áp lực tương tự. Bạn không cần thêm công cụ phức tạp. Bạn cần một cách trực quan để thấy toàn bộ dự án đang vận hành ra sao – ai đang làm gì, khâu nào bị tắc, và tiến độ thực tế so với kế hoạch. Và biểu đồ Gantt (Gantt Chart) chính là công cụ trực quan nhất giúp bạn làm điều đó.
Vì sao biểu đồ Gantt là “bản đồ giao thông” của mọi dự án
Từ Excel đến sự hỗn loạn: Khi dữ liệu rời rạc, timeline không còn đáng tin
Khi mỗi bộ phận cập nhật theo cách riêng — người gửi qua chat, người gửi qua mail, người cập nhật file drive — toàn bộ tiến độ trở thành “bức tranh ghép” không ai dám chắc đúng.
Điều phối viên thường mất hàng giờ để tổng hợp, mà vẫn không biết chính xác khâu nào đang tắc.
Đến khi dự án trễ, không ai biết vì sao — chỉ biết mọi thứ đã quá muộn.
Biểu đồ Gantt giúp bạn nhìn xuyên luồng công việc
Gantt Chart hiển thị mọi nhiệm vụ trên cùng một trục thời gian, thể hiện thứ tự, độ dài và mối quan hệ phụ thuộc giữa các đầu việc.
Nó giống như bản đồ giao thông của dự án – nơi bạn có thể thấy:
- Ai đang “chặn đường”
- Nhiệm vụ nào đang “kẹt xe”
- Và tuyến nào cần “mở lối” ngay.
Chỉ cần nhìn một lần, bạn đã biết toàn bộ dòng chảy công việc có đang trơn tru không.
Bước 1: Liệt kê nhiệm vụ và mốc thời gian rõ ràng
Biểu đồ Gantt chỉ hiệu quả khi bạn biết chính xác mình đang quản lý những gì. Hãy bắt đầu từ việc liệt kê toàn bộ nhiệm vụ và mốc quan trọng (milestone) của dự án.
1.1. Tách dự án thành các đầu việc chính và phụ
Liệt kê tất cả task theo trình tự thực tế: Ai làm → Làm gì → Hoàn thành khi nào → Liên quan đến ai.
Ví dụ:
- “Phòng Thiết kế” hoàn thiện bản vẽ sơ bộ trước ngày 10/6
- “Phòng Kỹ thuật” duyệt bản vẽ trước ngày 12/6
- “Phòng Thi công” triển khai giai đoạn 1 từ 13–20/6
Khi có danh sách cụ thể, bạn có thể bắt đầu “vẽ” timeline bằng Gantt chart.
1.2. Gắn trách nhiệm cá nhân cho từng nhiệm vụ
Mỗi đầu việc cần có 1 người chịu trách nhiệm cuối cùng (Accountable) – không phải “team design”, mà là “Nguyễn Văn A – Designer chính”.
Việc này giúp loại bỏ tình trạng “ai cũng nghĩ người khác làm rồi.”
💡 Trong Optimi Work: Bạn có thể import danh sách nhiệm vụ (từ Excel hoặc Google Sheet) → phần mềm tự động tạo cấu trúc công việc, deadline và người phụ trách tương ứng.
Bước 2: Xác định mối quan hệ phụ thuộc để phát hiện “điểm tắc nghẽn”
Sau khi đã có danh sách nhiệm vụ, bước quan trọng tiếp theo là nhận diện sự phụ thuộc (dependency) giữa chúng.
2.1. Liên kết các nhiệm vụ theo chuỗi phụ thuộc
Ví dụ:
- “Thiết kế bản vẽ” phải xong trước khi “Duyệt kế hoạch thi công”.
- “Hoàn thiện báo cáo khảo sát” phải xong trước khi “Gửi khách hàng phê duyệt”.
Chỉ cần một task trong chuỗi này bị trễ, toàn bộ tiến độ phía sau sẽ bị kéo lùi.
2.2. Xác định “điểm tắc nghẽn” tiềm ẩn
Hãy để ý:
- Task nào có nhiều phụ thuộc nhất
- Task nào thường phải chờ dữ liệu/duyệt từ phòng ban khác
Đây chính là những “nút thắt cổ chai” (bottleneck) trong dự án.
Nếu chúng bị trễ – mọi người phía sau đều phải dừng lại.
💡 Trong Optimi Work:
Hệ thống tự động hiển thị Critical Path (đường quan trọng nhất) trên biểu đồ Gantt bằng màu đỏ.
Nếu một nhiệm vụ nằm trên đường này bị trễ, hệ thống gửi cảnh báo ngay cho người điều phối.
Bước 3: Theo dõi và tự động hóa tiến độ trên nền tảng số
Biểu đồ Gantt chỉ thật sự mạnh mẽ khi nó sống – không phải là file tĩnh.
Điều phối dự án cần nhìn thấy tiến độ thay đổi theo thời gian thực, không phải “báo cáo tuần sau”.
3.1. Theo dõi tiến độ thực tế so với kế hoạch
Khi mỗi nhiệm vụ được cập nhật real-time trên Gantt chart, bạn có thể:
- Nhìn thấy task nào đang đúng hạn, task nào trễ
- Biết rõ ai đang “chặn luồng”
- Không cần họp kiểm tra, chỉ cần mở dashboard
💡 Trong Optimi Work: Timeline của từng phòng ban hiển thị trên cùng một màn hình. Bạn chỉ cần 5 phút mỗi sáng để nắm toàn bộ dự án.
3.2. Cảnh báo sớm & tự động cập nhật
Không cần chờ email hay cuộc họp để biết dự án đang gặp vấn đề.
Hệ thống tự động gửi thông báo khi:
- Task trễ hạn
- Nhiệm vụ phụ thuộc chưa hoàn thành
- Người phụ trách chưa cập nhật tiến độ
Từ đó, bạn có thể chủ động can thiệp trước khi dự án “kẹt cứng.”
3.3. Báo cáo tiến độ chỉ trong 1 cú click
Thay vì tổng hợp thủ công, Gantt chart trong Optimi Work cho phép:
- Xuất báo cáo PDF hoặc Excel chỉ trong 10 giây
- Chia sẻ link dashboard cho sếp hoặc khách hàng
- Đảm bảo 100% dữ liệu chính xác, không bị sai lệch qua nhiều file
Không còn cảnh “mỗi người một phiên bản báo cáo” – tất cả đều nhìn cùng một sự thật.
Case Study: Công ty tư vấn quy hoạch tại Anh ngăn chặn trễ tiến độ nhờ biểu đồ Gantt
Bối cảnh:
Maddox Planning là một công ty tư vấn quy hoạch đô thị tại Vương quốc Anh, thường làm việc với chủ đầu tư, chính quyền địa phương và các bên liên quan. Trước khi dùng Gantt chart, họ quản lý dự án bằng nhiều file Excel, dẫn đến:
- Không có hệ thống trung tâm để theo dõi nhiệm vụ
- Chồng chéo dữ liệu, cập nhật trễ
- Khó chia sẻ tiến độ minh bạch với khách hàng
Giải pháp:
Maddox Planning chuyển sang dùng TeamGantt — công cụ Gantt chart trực quan, chia sẻ thời gian thực và cho phép các bên (client, team nội bộ) theo dõi cùng một roadmap tiến độ.
Kết quả:
- Giảm 10–20% thời gian dành cho công việc hành chính (admin work) nhờ tự động hóa cập nhật và loại bỏ file Excel thủ công.
- Cải thiện độ chính xác của timeline và ít trễ tiến độ hơn vì các task và milestone được theo dõi trực quan
Checklist: 3 câu hỏi giúp bạn phát hiện dự án đang có “nút thắt cổ chai”
✅ Có nhiệm vụ nào đang chờ duyệt quá 48 giờ mà chưa có cập nhật?
✅ Có phòng ban nào liên tục delay khiến khâu sau bị trễ?
✅ Báo cáo tiến độ của bạn có dựa trên dữ liệu real-time không?
Nếu bạn trả lời “Có” cho 2/3 câu trên – xin chúc mừng, bạn đã tìm thấy lý do vì sao dự án mãi không chạy đúng kế hoạch.
Khi bạn nhìn thấy “dòng chảy công việc” – bạn sẽ điều phối được nó
Dự án trễ không vì nhân viên thiếu trách nhiệm, mà vì cả hệ thống không nói cùng một ngôn ngữ tiến độ.
Biểu đồ Gantt giúp bạn kết nối mọi nhiệm vụ, mọi phòng ban, để ai cũng biết họ đang ở đâu – và cần làm gì để dòng chảy không bị tắc.
💡 Hãy để Optimi Work giúp bạn biến việc quản lý tiến độ từ “vất vả” thành “tự động”:
- Tự tạo biểu đồ Gantt chỉ trong vài giây
- Cảnh báo khi có nút tắc nghẽn
- Báo cáo tiến độ tức thì, chính xác 100%
👉 Đăng ký trải nghiệm miễn phí Optimi Work ngay hôm nay để “nhìn thấy điểm tắc” trước khi chúng khiến dự án đứng yên.