5 mẫu bảng chấm công Excel phổ biến nhất 2025
Khi doanh nghiệp của bạn bước vào giai đoạn tăng trưởng, việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên trở nên vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, không phải HR Manager nào cũng có sẵn công cụ phù hợp để theo dõi ca làm, làm thêm giờ, nghỉ phép… nhanh chóng và chính xác. Trong bài viết này, Optimi tổng hợp 5 mẫu bảng chấm công Excel phổ biến nhất 2025 – đã được chuẩn hóa và tối ưu cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bạn có thể áp dụng ngay, đồng thời tìm hiểu giải pháp nâng cấp quản lý nhân sự bằng phần mềm HRM hiện đại.
Vì sao HR Manager cần dùng bảng chấm công chuẩn?
- Vai trò của bảng chấm công trong quản lý nhân sự SME
- Bảng chấm công là công cụ giúp bạn ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên. Nó không chỉ giúp theo dõi giờ làm mà còn cung cấp dữ liệu cần thiết để tính lương và các chế độ đãi ngộ khác. Một bảng chấm công chuẩn sẽ giúp HR Manager dễ dàng hơn trong việc quản lý và đảm bảo tính minh bạch trong công việc.
- Những rủi ro khi dùng bảng chấm công thủ công
- Sử dụng bảng chấm công thủ công có thể dẫn đến nhiều sai sót. Có thể bạn sẽ bỏ sót giờ làm thêm, tính nhầm lương hoặc thậm chí lâm vào tình huống tranh chấp lao động. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của nhân viên mà còn có thể gây khó khăn cho bộ phận nhân sự trong việc bảo vệ quyền lợi của họ.
Xem thêm: Bảng chấm công là gì? Hướng dẫn cách làm bảng chấm công chuẩn cho nhân sự SME
5 mẫu bảng chấm công Excel phổ biến nhất 2025
Mẫu 1. Bảng chấm công theo ngày
Đây là mẫu cơ bản nhất, giúp theo dõi giờ vào, giờ ra của nhân viên trong từng ngày. Mẫu này phù hợp với các doanh nghiệp văn phòng, nơi nhân viên làm việc theo giờ cố định.
Ghi số ngày làm việc trong tháng (phù hợp văn phòng).
| Họ và tên | Chức vụ | Ngày 1 | Ngày 2 | Ngày 3…Ngày cuối | Tổng công | Ghi chú |
| Nguyễn Văn A | Nhân viên | |||||
| Trần Thị B | Kế toán | |||||
| Lê Văn C | Hành chính |
Mẫu 2. Bảng chấm công làm thêm giờ (OT)
Mẫu này ghi nhận giờ làm thêm của nhân viên, giúp bạn tính toán lương làm thêm một cách chính xác. Thông tin này rất cần thiết trong việc đảm bảo quyền lợi cho nhân viên.
| Họ và tên | Chức vụ | Ngày | Giờ làm thêm | Hệ số OT | Thành tiền | Ghi chú |
| Nguyễn Văn A | Nhân viên | |||||
| Trần Thị B | Kế toán | |||||
| Lê Văn C | Hành chính |
Mẫu 3. Bảng chấm công ca kíp
Mẫu này giúp theo dõi giờ làm của nhân viên làm việc theo ca. Bạn có thể ghi rõ các ca làm khác nhau để dễ dàng quản lý.
| Họ và tên | Chức vụ | Ngày | Ca sáng | Ca chiều | Ca đêm | Tổng công | Ghi chú |
| Nguyễn Văn A | Nhân viên | ||||||
| Trần Thị B | Kế toán | ||||||
| Lê Văn C | Hành chính |
Mẫu 4. Bảng chấm công nghỉ phép & nghỉ ốm
Mẫu này giúp theo dõi các trường hợp nghỉ phép hoặc đi muộn, về sớm của nhân viên. Việc ghi rõ lý do và thời gian sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc quản lý và phân tích dữ liệu.
| Họ và tên | Chức vụ | Ngày nghỉ | Loại nghỉ (Phép/Ốm) | Số ngày | Ghi chú |
| Nguyễn Văn A | Nhân viên | ||||
| Trần Thị B | Kế toán | ||||
| Lê Văn C | Hành chính |
Mẫu 5. Bảng chấm công tích hợp tổng hợp lương
Mẫu này tổng hợp tất cả thông tin về giờ làm việc, nghỉ phép và làm thêm giờ, giúp bạn dễ dàng tính lương cho từng nhân viên.
| Họ và tên | Chức vụ | Tổng công | Giờ làm thêm | Lương cơ bản | Thưởng | Khấu trừ | Tổng lương | Ghi chú |
| Nguyễn Văn A | Nhân viên | |||||||
| Trần Thị B | Kế toán | |||||||
| Lê Văn C | Hành chính |
Ưu nhược điểm khi dùng mẫu bảng chấm công Excel
- Ưu điểm: Miễn phí, dễ dùng, phù hợp SME
- Các mẫu bảng chấm công Excel thường miễn phí, dễ sử dụng và không yêu cầu kỹ năng IT cao. Điều này rất phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ mà không có nhiều ngân sách để đầu tư vào phần mềm.
- Hạn chế: Dễ sai sót, khó tổng hợp báo cáo khi doanh nghiệp mở rộng
- Mặc dù dễ sử dụng, bảng chấm công Excel vẫn có thể xảy ra sai sót. Khi doanh nghiệp phát triển và số lượng nhân viên tăng lên, việc tổng hợp báo cáo từ nhiều bảng sẽ trở nên phức tạp và tốn thời gian.
Giải pháp thay thế Excel: Phần mềm HRM Optimi
- Tự động hóa chấm công – giảm sai sót
- Phần mềm HRM như Optimi cho phép tự động hóa quá trình chấm công, giúp giảm thiểu sai sót do con người. Nhân viên chỉ cần quét thẻ hoặc đăng nhập vào hệ thống để ghi nhận giờ làm.
- Đồng bộ dữ liệu chấm công – lương – KPI
- Phần mềm HRM giúp đồng bộ hóa tất cả dữ liệu liên quan đến chấm công, lương và KPI, giúp HR Manager dễ dàng theo dõi và quản lý hơn.
- Dashboard theo thời gian thực cho HR Manager
- Với phần mềm HRM, bạn có thể có một dashboard theo thời gian thực, giúp bạn theo dõi hiệu suất làm việc và các chỉ số quan trọng ngay lập tức.
Đăng ký demo HRM Optimi ngay hôm nay!
- Chấm công – tính lương – báo cáo tự động chỉ trên 1 nền tảng.
- Tiết kiệm 30% thời gian quản lý, giảm 90% sai sót lương.
- Giao diện thân thiện, dễ dùng trên điện thoại.
Với những thông tin trên, hy vọng bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về tầm quan trọng của bảng chấm công trong quản lý nhân sự. Đừng ngần ngại áp dụng những mẫu bảng này để tối ưu hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp bạn!