5 dấu hiệu cho thấy quy trình quản lý nhân sự của bạn đang lỗi thời
Một quy trình quản lý nhân sự lỗi thời là khi những công việc cốt lõi như lưu trữ hồ sơ, chấm công, tính lương, tuyển dụng… vẫn được xử lý thủ công, tốn quá nhiều thời gian và thiếu minh bạch. Một trong những nguyên nhân gây ra tình trạng trên là do doanh nghiệp chậm ứng dụng công nghệ.
Theo Báo cáo Thị trường tuyển dụng 2022 và Nhu cầu tuyển dụng 2023 do TopCV công bố vào tháng 4/2023, chỉ 35,1% doanh nghiệp tham gia khảo sát đã áp dụng Công nghệ hỗ trợ quản lý nhân sự (HR Tech) trong quy trình quản trị nhân viên. Lý do chính khiến đa số doanh nghiệp vẫn vận hành thủ công đến từ: Ban quản trị chưa có định hướng rõ ràng (46,8%), phòng nhân sự chưa xây dựng được kế hoạch sử dụng (33,6%) và chi phí đầu tư công nghệ còn cao (32,9%).
Xem thêm: Quy Trình Tuyển Dụng Chuẩn – Áp Dụng Cho Mọi Doanh Nghiệp
Vậy làm sao biết quy trình nhân sự của bạn có đang lạc hậu không? Dưới đây là 5 dấu hiệu rõ ràng nhất.
1. Còn dùng Excel để lưu trữ thông tin nhân viên
Dấu hiệu nhận biết: Hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, lịch sử làm việc… vẫn lưu trên Excel hoặc giấy tờ rời rạc.
Tác hại:
- Tốn thời gian tìm kiếm, dễ thất lạc dữ liệu
- Khó chia sẻ cho các bộ phận liên quan
- Không đảm bảo an toàn thông tin nhân sự
Xem thêm: 3 bước thiết lập OKRs, KPIs và lương thưởng minh bạch để nâng cao hiệu suất công việc
Mini-case study:
Ví dụ thực tế: Naval Group Far East giảm 80% thời gian xử lý công việc hành chính
Naval Group Far East là chi nhánh tại khu vực Đông Nam Á của Naval Group – tập đoàn quốc phòng hàng hải hàng đầu thế giới của Pháp, chuyên thiết kế, xây dựng và bảo trì tàu ngầm, tàu chiến và các hệ thống phòng thủ hải quân.
Tại Naval Group Far East, việc quản lý hồ sơ nhân sự và chấm công thủ công từng khiến bộ phận HR mất 20 giờ mỗi lần xử lý, ảnh hưởng lớn đến hiệu suất làm việc. Sau khi chuyển từ Excel sang hệ thống HRMS PayDay!, họ đã giảm thời gian này xuống còn 5 giờ – giảm đến 80% thời gian hành chính. Nhờ vậy, đội ngũ HR đã giải phóng sức lao động, chuyển từ làm các công việc lặp lại sang tập trung cho các nhiệm vụ chiến lược hơn như xây dựng chính sách nhân sự và hỗ trợ phát triển năng lực nhân viên.
2. Chấm công và tính lương có thể tốn đến hàng chục giờ mỗi tuần
Dấu hiệu nhận biết: Mỗi tháng HR phải:
- Xuất dữ liệu từ máy chấm công → lọc trên Excel
- Kiểm tra thủ công từng ngày công, từng dòng bảng lương
- Gửi lại cho quản lý xác nhận nhiều lần
Tác hại:
- Mất 2-5 ngày mỗi tháng cho một công việc lặp đi lặp lại
- Sai sót dễ xảy ra, ảnh hưởng đến sự hài lòng của nhân viên
Con số thực tế:
ADP (Automatic Data Processing) là một trong những tập đoàn lớn nhất thế giới chuyên cung cấp giải pháp quản lý nhân sự (HRM) và quản lý bảng lương cho doanh nghiệp. Theo ADP, 45% bộ phận nhân sự và quản lý bảng lương trên toàn cầu mất hơn 21 giờ mỗi tuần chỉ để đối chiếu dữ liệu giữa HR và bảng lương do hệ thống phân tán, thiếu tích hợp.
Điều này không chỉ làm chậm quá trình ra quyết định mà còn tiêu tốn nguồn lực đáng kể – một minh chứng rõ ràng cho thấy quy trình quản lý nhân sự thủ công, thiếu công nghệ đang kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp.
3. Giao tiếp nội bộ rời rạc, qua nhiều kênh khác nhau
Dấu hiệu nhận biết: Nhân viên xin nghỉ phép qua Zalo, phê duyệt chi phí qua email, ký hợp đồng bằng văn bản giấy.
Tác hại:
- Thất lạc thông tin, xử lý chậm trễ
- Khó kiểm tra lại khi cần tra cứu hồ sơ
Checklist tự kiểm tra:
✅ HR của bạn có phải thường xuyên nhắn tin nhắc sếp duyệt đơn xin nghỉ phép?
✅ Bạn có từng phải lục lại email cũ để tìm hồ sơ phê duyệt?
Nếu CÓ cho 2 câu hỏi trên, quy trình của bạn đã lỗi thời.
4. Đánh giá hiệu suất nhân viên thiếu minh bạch
Dấu hiệu nhận biết:
- Chỉ đánh giá 1-2 lần/năm
- Không có KPI cụ thể, chủ yếu dựa vào cảm tính quản lý
Tác hại:
- Nhân viên giỏi không được ghi nhận kịp thời
- Nhân viên kém không được hỗ trợ sớm
- Dễ gây mất động lực, tăng tỷ lệ nghỉ việc.
5. Tuyển dụng và onboarding thủ công, bị động
Dấu hiệu nhận biết:
- HR lọc CV thủ công, liên hệ ứng viên qua điện thoại từng người
- Nhân viên mới không có tài liệu, quy trình onboarding rõ ràng
Tác hại:
- Mất nhiều thời gian tuyển đúng người
- Nhân viên mới mất 1-2 tháng để làm quen công việc
- Ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất của cả bộ phận
Q&A: Câu hỏi phổ biến về quy trình quản lý nhân sự lỗi thời
Hỏi: Khi nào tôi cần nâng cấp quy trình quản lý nhân sự?
Đáp: Nếu bạn trả lời CÓ cho ít nhất 3 trong 5 dấu hiệu trên, quy trình hiện tại đã lỗi thời và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất HR.
Hỏi: Tôi có thể tự kiểm tra nhanh không?Đăng ký
Đáp: Có, hãy thử trả lời nhanh:
- HR của bạn có mất hơn 2 ngày/tháng để tính lương?
- Hồ sơ nhân sự có còn lưu rải rác trên Excel?
- Đánh giá nhân viên có chủ yếu dựa vào cảm tính? Nếu 2/3 câu trả lời là CÓ, đó là dấu hiệu rõ ràng.
Kết luận
Một quy trình quản lý nhân sự lỗi thời không chỉ khiến HR làm việc cực nhọc mà còn làm mất nhân tài và kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp. Đừng chờ đến khi nhân viên giỏi lần lượt rời đi mới nhận ra rằng: sự lạc hậu trong quản lý nhân sự chính là rào cản lớn nhất để doanh nghiệp cạnh tranh.
Đăng ký demo ngay để trải nghiệm công cụ quản lý nhân sự hiện đại Optimi HRM với những tính năng như Tự động tính lương, chấm công; Tuyển dụng thông minh (AI); Quản lý hợp đồng – BHXH; Báo cáo minh bạch…