Tác hại của việc mỗi nhân viên dùng 1 công cụ quản lý công việc riêng
Mỗi nhân viên dùng một công cụ quản lý công việc riêng – nghe có vẻ vô hại nhưng thực tế đang “ngốn” hàng trăm giờ làm việc mỗi tháng của doanh nghiệp bạn. Ở các agency marketing, tình trạng này rất phổ biến: người quen dùng Trello, người thích Asana, thậm chí có người chỉ quản lý bằng Excel hoặc Google Sheet. Kết quả là gì? Thông tin dự án bị phân tán, giao tiếp chồng chéo, báo cáo sai lệch và tinh thần đội ngũ giảm sút nghiêm trọng.
Nếu bạn là một Giám đốc đang cần quản lý nhiều dự án, đây là lúc cần nhận diện sớm tác hại để tránh rơi vào “bẫy hỗn loạn công cụ” mà nhiều doanh nghiệp đang mắc phải.
Xem thêm: Cách đặt mục tiêu SMART vào việc đánh giá hiệu suất làm việc
Vì sao doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng mỗi người một công cụ quản lý công việc?
Mỗi nhân viên chọn công cụ theo thói quen cá nhân
Nhân viên thường chọn công cụ mà họ quen dùng hoặc đã trải nghiệm ở công ty trước. Điều này vô tình tạo ra một “mê cung công cụ” trong nội bộ.
Thiếu định hướng thống nhất từ ban lãnh đạo
Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các agency vừa và nhỏ, chưa ban hành quy chuẩn thống nhất về quản lý công việc. Việc để mỗi nhân viên tự chọn công cụ là nguyên nhân gốc rễ gây hỗn loạn.
Ngại thay đổi hoặc sợ mất dữ liệu khi chuyển đổi hệ thống
Một số quản lý sợ rằng việc thay đổi sang một công cụ thống nhất sẽ làm mất dữ liệu cũ hoặc khiến nhân viên mất thời gian học lại cách sử dụng.
Tác hại khi không thống nhất công cụ quản lý công việc
1. Tốn thời gian chuyển đổi qua lại giữa nhiều nền tảng
Không chỉ mất vài giờ mỗi ngày như nhiều người nghĩ, tình trạng này đang ngốn một lượng thời gian khổng lồ của doanh nghiệp.
Theo báo cáo của Quickbase (Business Wire, 2023), 70% nhân viên mất hơn 20 giờ mỗi tuần chỉ để tìm kiếm thông tin và sắp xếp công việc giữa các hệ thống phân tán – tương đương nửa tháng làm việc mỗi tháng (Business Wire).
Với các agency ngành Marketing, nơi tốc độ và sự chính xác quyết định thành công chiến dịch, việc mất hàng chục giờ mỗi tuần cho “gray work” (công việc phụ, lặp lại, không tạo giá trị) có thể khiến doanh nghiệp chậm tiến độ, giảm năng suất và mất lợi thế cạnh tranh.
2. Giao tiếp rời rạc, dễ bỏ sót thông tin quan trọng
Mỗi công cụ có kênh trao đổi riêng, dẫn đến việc trao đổi thông tin bị phân tán. Một tin nhắn quan trọng có thể bị “chìm nghỉm” trong Slack, trong khi deadline lại được cập nhật ở Trello mà không đồng bộ sang Asana.
3. Dữ liệu phân tán, khó đo lường tiến độ dự án
Khi mỗi người quản lý một kiểu, việc theo dõi toàn bộ tiến độ trở thành “ác mộng”. Quản lý cấp cao không có báo cáo tổng quan để đo lường năng suất từng dự án hay hiệu quả từng nhân viên.
Xem thêm: Quản lý dự án là gì? Hướng dẫn dễ hiểu nhất cho người mới bắt đầu
4. Chi phí vận hành tăng mà hiệu quả không cải thiện
Doanh nghiệp phải trả tiền cho nhiều công cụ cùng lúc. Mỗi công cụ lại yêu cầu tài khoản, bảo trì hoặc gói trả phí riêng. Theo khảo sát nội bộ của nhiều agency, chi phí công cụ có thể chiếm 5-7% ngân sách vận hành nhưng năng suất lại không tỷ lệ thuận.
5. Đội ngũ dễ căng thẳng, tinh thần làm việc giảm sút
Việc phải liên tục chuyển đổi giữa nhiều công cụ khiến nhân viên mất tập trung, dễ mệt mỏi và giảm động lực làm việc. Mỗi lần chuyển đổi khiến não phải tạm dừng, định hướng lại và tải lại thông tin, tiêu hao năng lượng tinh thần và làm gián đoạn dòng chảy công việc.
Theo Asana – Anatomy of Work Index 2022, người lao động trí thức sử dụng 10 ứng dụng mỗi ngày và chuyển đổi giữa chúng tới 25 lần mỗi ngày. Theo Harvard Business Review (2022), mỗi nhân viên mất gần 4 giờ/tuần để tái tập trung sau khi chuyển đổi ứng dụng làm việc → tương đương 5 tuần làm việc/năm (khoảng 9% thời gian làm việc bị lãng phí).
Checklist: Doanh nghiệp của bạn có đang mắc sai lầm này?
Hãy trả lời nhanh 5 câu hỏi dưới đây:
✅ Bạn đang trả tiền cho 3 công cụ quản lý công việc trở lên mỗi tháng?
✅ Bạn mất hơn 1 giờ mỗi ngày chỉ để tổng hợp thông tin từ các nền tảng khác nhau?
✅ Có dự án nào từng bị trễ deadline vì bỏ sót thông tin trên một công cụ?
✅ Bạn không thể có báo cáo tổng quan về hiệu suất từng dự án chỉ với 1 lần click?
✅ Nhân viên của bạn thường phàn nàn về việc quá nhiều công cụ gây rối?
Nếu trên 3 câu trả lời là CÓ, doanh nghiệp của bạn đang rơi vào “bẫy hỗn loạn công cụ”.
Bài học từ một agency ngành Marketing bị giảm hiệu suất, tốn chi phí vì sử dụng công cụ rời rạc
Advantage Software là một công ty phần mềm có trụ sở tại thành phố Mooresville thuộc tiểu bang North Carolina, Mỹ từ năm 1977. Advantage đã cung cấp giải pháp cho hơn 1000 agency và team Sáng tạo cải thiện khả năng tích hợp, tự động hóa và quản lý mọi quy trình kinh doanh.
Trong các khách hàng của Advantage Software có một agency hoạt động trong lĩnh vực Digital Marketing (quy mô: 54 nhân viên). Họ phải đối mặt với khủng hoảng hiệu suất khi dùng quá nhiều công cụ rời rạc cho từng nhiệm vụ – kế toán, lập kế hoạch truyền thông, quản lý thời gian và dự án.
Mỗi quy trình quan trọng như lập hóa đơn đều yêu cầu nhập liệu thủ công, báo cáo toàn cảnh công ty mất hàng giờ tổng hợp, còn dữ liệu thời gian làm việc của nhân viên thì không thể tận dụng để phân tích lợi nhuận khách hàng.
Không chỉ chậm tiến độ, công ty còn tốn kém chi phí duy trì hàng loạt phần mềm mà hiệu quả quản lý vẫn thấp.
Trường hợp trên chỉ là một lát cắt nhỏ trong bức tranh chung của ngành Marketing. Thực tế, rất nhiều agency và công ty trong các lĩnh vực khác đang gặp phải thách thức tương tự: hiệu suất bị giảm sút nghiêm trọng vì các công cụ quản lý rời rạc, dữ liệu phân tán và quy trình thủ công. Đây không còn là vấn đề của riêng một doanh nghiệp, mà là bài toán sống còn buộc các công ty phải tìm cách tích hợp và tự động hóa quy trình nếu muốn tăng tốc tăng trưởng.
Xem thêm: 4 thói quen xấu khiến nhân viên kinh doanh lãng phí 30% thời gian mỗi ngày
Kết luận: Nhận biết sớm để tránh hậu quả lâu dài
Tác hại của việc mỗi nhân viên dùng một công cụ quản lý công việc riêng không chỉ nằm ở chi phí, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, tinh thần nhân viên và uy tín của doanh nghiệp trước khách hàng.
Nếu bạn đang thấy ít nhất 3 trong 5 dấu hiệu ở checklist trên, đã đến lúc cần hành động trước khi doanh nghiệp rơi vào “bẫy hỗn loạn công cụ”.
Hoặc bạn có thể đăng ký demo phần mềm quản lý công việc và dự án Optimi Work Management để trải nghiệm công cụ giúp doanh nghiệp: Tối ưu hiệu suất làm việc nội bộ; Tăng khả năng phối hợp giữa các phòng ban; Chuẩn hoá quy trình vận hành & truyền đạt công việc và Kiểm soát toàn bộ công việc từ một dashboard.