3 sai lầm thường gặp khi chọn phần mềm CRM cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Bạn có biết hơn 60% doanh nghiệp vừa và nhỏ thất bại khi triển khai CRM vì chọn sai phần mềm ngay từ đầu?
Việc lựa chọn phần mềm CRM phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng hiệu suất bán hàng mà còn giữ chân khách hàng lâu dài. Nhưng rất nhiều chủ doanh nghiệp đã mắc phải những sai lầm cơ bản, khiến quá trình chuyển đổi số trở nên tốn kém và kém hiệu quả.
👉 Bài viết này sẽ chỉ ra 3 sai lầm phổ biến nhất khi chọn phần mềm CRM, kèm checklist hành động cụ thể để bạn tránh ngay từ đầu.
Vì sao doanh nghiệp vừa và nhỏ thường chọn sai phần mềm CRM?
- Chọn theo phong trào hoặc nghe người quen giới thiệu, không đánh giá dựa trên nhu cầu thực tế.
- Thiếu tiêu chí rõ ràng: Không xác định trước quy trình bán hàng, số lượng nhân viên dùng CRM hay mục tiêu tăng trưởng.
- Không yêu cầu demo, không kiểm tra kỹ tính năng trước khi ký hợp đồng.
Hậu quả: Sau 3–6 tháng triển khai, nhiều doanh nghiệp phải bỏ CRM, mất hàng chục triệu đồng và làm nhân viên mất niềm tin vào công cụ mới.
Xem thêm: 5 lý do nên dùng CRM phần mềm quản lý khách hàng càng sớm càng tốt
3 sai lầm thường gặp khi chọn phần mềm CRM
Sai lầm 1: Chỉ chọn dựa trên giá rẻ mà bỏ qua tính năng cốt lõi
Nhiều doanh nghiệp nhỏ ưu tiên giá thấp để tiết kiệm chi phí ban đầu, nhưng lại bỏ qua các tính năng quan trọng như nhập dữ liệu khách hàng thuận tiện, quản lý lead, báo cáo doanh số hay tích hợp đa kênh.
Ví dụ: Một spa nhỏ tại quận Thanh Xuân, Hà Nội đang sử dụng một phần mềm phổ biến dành cho các spa. Tuy nhiên, nhân viên nhập liệu kêu trời vì họ phải làm gấp đôi công việc. Nhân viên mất thêm 1 giờ mỗi ngày để nhập lại dữ liệu khách vào CRM vì khi khách hàng được tặng gói ưu đãi, có sự thay đổi cách tính tiền theo gói ưu đãi, phần mềm không linh hoạt điều chỉnh mà yêu cầu xóa dữ liệu cũ nhập lại từ đầu.
✅ Cách tránh:
- Liệt kê 5 tính năng quan trọng nhất cho doanh nghiệp bạn trước khi so sánh giá.
- Yêu cầu demo đầy đủ tính năng và so sánh theo nhu cầu, không chỉ theo chi phí.
Sai lầm 2: Không xem xét khả năng tích hợp và mở rộng
Khi mới bắt đầu, doanh nghiệp nhỏ thường chỉ bán trên một kênh, nhưng khi mở rộng sang Facebook, Zalo, Shopee, website, phần mềm không hỗ trợ tích hợp dẫn đến dữ liệu phân tán, nhân viên phải nhập tay và dễ sai sót.
Ví dụ: Bạn có thể mất thêm 2 giờ mỗi ngày để nhập lại dữ liệu khách từ Facebook vào CRM nếu phần mềm không tích hợp trực tiếp.
✅ Cách tránh:
- Hỏi rõ nhà cung cấp danh sách kênh tích hợp sẵn.
- Yêu cầu xác nhận có API mở rộng để đồng bộ với các kênh bán hàng và marketing trong tương lai.
Sai lầm 3: Bỏ qua yếu tố hỗ trợ sau bán hàng và đào tạo
Nhiều giám đốc chỉ quan tâm đến phần mềm mà không để ý dịch vụ hỗ trợ. Kết quả: nhân viên không được đào tạo, gặp lỗi không biết xử lý, bỏ dở CRM chỉ sau vài tháng.
Ví dụ: Một doanh nghiệp phân phối mỹ phẩm phải dừng dùng CRM sau 4 tháng vì không được hỗ trợ kịp thời khi phần mềm bị lỗi đồng bộ dữ liệu.
✅ Cách tránh:
- Chỉ chọn nhà cung cấp có hỗ trợ 24/7 hoặc ít nhất trong giờ hành chính.
- Yêu cầu đào tạo miễn phí cho nhân viên và tài liệu hướng dẫn chi tiết trước khi ký hợp đồng.
Dấu hiệu cảnh báo: Bạn có thể đang chọn sai CRM nếu…
- Chỉ hỏi về giá mà không yêu cầu demo tính năng.
- Không biết CRM có tích hợp được với Facebook, Zalo và các kênh bán hàng của bạn hay không.
- Không được cam kết hỗ trợ đào tạo trong hợp đồng.
- Chưa xác định rõ mục tiêu và quy trình bán hàng trước khi chọn.
Tóm tắt nhanh: 3 sai lầm bạn cần tránh
❌ Chỉ chọn dựa trên giá rẻ, bỏ qua tính năng cốt lõi
❌ Không xem xét khả năng tích hợp và mở rộng
❌ Bỏ qua yếu tố hỗ trợ sau bán hàng và đào tạo
Làm thế nào để chọn đúng phần mềm CRM ngay từ đầu?
Hãy kiểm tra phần mềm theo checklist hành động dưới đây:
✔ Yêu cầu demo ít nhất 3 ngày và cho 2–3 nhân viên thử sử dụng.
✔ Ghi rõ 5 tính năng bắt buộc phải có trước khi so sánh giá.
✔ Hỏi danh sách kênh tích hợp sẵn và xác nhận khả năng mở rộng API.
✔ Xem báo cáo mẫu: có theo dõi doanh số, hiệu suất nhân viên theo thời gian thực không?
✔ Yêu cầu cam kết hỗ trợ, đào tạo miễn phí trước khi ký hợp đồng.
Chọn đúng CRM để doanh nghiệp vừa và nhỏ tăng trưởng bền vững
Một phần mềm CRM phù hợp có thể giúp doanh nghiệp nhỏ tăng 20–30% doanh số và giữ chân khách hàng lâu dài chỉ sau vài tháng triển khai.
Đừng để 3 sai lầm trên làm bạn lãng phí thời gian, chi phí và niềm tin của nhân viên.
👉 Đăng ký demo Optimi CRM ngay hôm nay để kiểm chứng 3 tiêu chí quan trọng giúp bạn tránh các sai lầm thường gặp khi chọn CRM!