5 lý do bạn nên nâng cấp quản lý bán hàng bằng Excel lên phần mềm càng sớm càng tốt
🎯 Nếu bạn đang quản lý bán hàng bằng Excel, bài viết này sẽ giúp bạn nhận ra: mỗi ngày tiếp tục dùng Excel là mỗi ngày bạn có thể đang mất khách, mất tiền – mà không hề hay biết.
Lý do 1: Một thay đổi nhỏ trong file Excel có thể gây ảnh hưởng lớn
Anh Long – chủ shop giày online – từng nhập nhầm số lượng tồn kho từ 5 thành 50 đôi. Do không nắm đúng số thực, anh chạy quảng cáo rầm rộ. Đơn về ồ ạt nhưng chỉ còn đúng 5 đôi. Không kịp giao, shop bị đánh giá 1 sao, Shopee tụt hiển thị.
📌 Excel là công cụ tuyệt vời, nhưng không có cảnh báo khi bạn thao tác sai.
✅ Phần mềm quản lý bán hàng giúp bạn nhận thông báo ngay khi tồn kho thấp hoặc sai lệch – giảm tối đa rủi ro khi bán hàng.
>> Xem thêm: 5 lý do nên dùng phần mềm quản lý khách hàng càng sớm càng tốt
Lý do 2: Khi nhân viên nghỉ – dữ liệu của bạn có thể đi theo họ
Nhiều chủ shop chia sẻ rằng khi nhân viên nghỉ, file Excel lưu trong máy họ cũng… biến mất, kèm theo danh sách khách hàng, công nợ, lịch sử đơn hàng.
Theo khảo sát từ Biscom (Mỹ):
- 85% nhân viên mang theo tài liệu họ từng làm;
- 60% nói họ không bị công ty ngăn chặn gì cả.
📌 Excel lưu trữ cục bộ, khó kiểm soát ai đang giữ bản mới nhất.
✅ Phần mềm giúp bạn lưu toàn bộ dữ liệu tập trung, kiểm soát ai thao tác, xem hoặc chỉnh sửa – kể cả khi nhân sự thay đổi.
Lý do 3: Rất khó để biết mỗi ngày mình đang lời hay lỗ
Chị Linh – chủ shop thời trang – mỗi tối đều cộng tay từng đơn, tính lời lỗ. Có hôm quên giá vốn, hôm quên cộng tiền ship. Cuối tuần nhìn file vẫn không rõ lời hay “bán cho vui”.
📌 Excel là công cụ tính toán tốt, nhưng không tự tổng hợp.
✅ Phần mềm giúp bạn có ngay báo cáo lãi/lỗ theo ngày, sản phẩm, kênh bán – không cần tính tay, không sợ sai sót.
>> Xem thêm: Ai nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng online?
Lý do 4: Kiểm kho mỗi tháng luôn thấy thiếu – nhưng không biết thiếu từ đâu
Nếu bạn từng kiểm kho và thấy số liệu không khớp, khả năng cao là do:
- Quên trừ hàng sau khi bán
- Nhập sai mã
- Không có lịch sử thao tác để rà lại
📌 Với Excel truyền thống, bạn khó biết ai đã sửa gì, sửa lúc nào – đặc biệt khi file lưu rải rác trên nhiều máy, gửi qua Zalo hoặc email.
✅ Phần mềm quản lý bán hàng giúp bạn ghi lại toàn bộ thao tác nhập – sửa – xoá – theo từng người, từng thời điểm.
Lý do 5: Bạn đang bỏ lỡ cơ hội chăm sóc lại khách hàng cũ
Khách mua lần đầu có thể quên bạn sau vài tuần, nếu bạn không nhắc họ quay lại. Nhưng Excel không thể:
- Nhắc bạn khách nào hay mua món nào
- Gợi ý sản phẩm theo lịch sử mua
- Gửi tin nhắn tự động vào sinh nhật khách VIP
📌 Excel lưu trữ tốt, nhưng không giúp bạn chủ động chăm khách.
✅ Phần mềm nhắc bạn chăm đúng người, đúng lúc – tự động chúc mừng sinh nhật, giảm giá cho khách thân thiết, gợi ý sản phẩm khách yêu thích.
📉 So sánh quản lý bán hàng bằng Excel và bằng phần mềm
| Tình huống | Excel | Phần mềm |
|---|---|---|
| Cảnh báo khi nhập sai | Không có | Có thông báo tức thì |
| Khi nhân viên nghỉ việc | Dễ mất dữ liệu | Dữ liệu tập trung, kiểm soát phân quyền |
| Tính lãi/lỗ | Tính tay từng đơn | Báo cáo tự động theo ngày/món/kênh |
| Quản lý kho | Thủ công | Tự trừ kho, báo tồn |
| Chăm sóc khách hàng | Không có | Tự động gợi ý – nhắn tin – giảm giá |
📌 Khi nào bạn nên cân nhắc nâng cấp?
Nếu bạn:
✅ Mỗi ngày bán >5 đơn
✅ Có hơn 1 nhân viên xử lý đơn hàng
✅ Kiểm kho hoặc báo cáo hay bị sai lệch
✅ Muốn tiết kiệm thời gian mà vẫn kiểm soát tốt
→ Đây chính là lúc bạn nên nâng cấp từ Excel sang phần mềm quản lý bán hàng, để giảm áp lực và phát triển kinh doanh ổn định hơn.
“Dùng phần mềm có đắt không?”
Không hề!
Ứng dụng Optimi – Quản lý bán hàng có gói Miễn phí dành cho tối đa 2 người dùng. Gói Bắt đầu chỉ từ 25.000 đồng/người dùng/tháng – rẻ hơn một ly trà sữa mỗi tuần.
Nhưng đổi lại:
- – Bạn kiểm soát được dòng tiền;
- – Không mất khách vì sai đơn;
- – Không còn nhức đầu vì sai kho, trễ báo cáo;
- Và có thể nghỉ 1 ngày không sợ mọi thứ rối tung.
👉 Gợi ý dành cho bạn:
🎁 Dùng thử phần mềm Optimi miễn phí 14 ngày
- + Giao diện dễ dùng
- + Không cần đào tạo
- + Có sẵn mẫu để bạn nhập dữ liệu ngay