Một tuần 20 giờ họp, 10 giờ viết biên bản: Còn đâu thời gian cho công việc thực chất?

Một tuần có 40 giờ làm việc. Trợ lý Giám đốc dành 20 giờ để họp, thêm 10 giờ để viết biên bản và gửi follow-up. Tổng cộng 30 giờ – chiếm 75% quỹ thời gian – chỉ để ngồi trong phòng họp và xử lý hậu cần của những cuộc họp ấy.

10 giờ còn lại cho tất cả công việc chính: theo dõi tiến độ các phòng ban, tổng hợp báo cáo chiến lược, phân tích số liệu cho sếp, chuẩn bị kế hoạch dài hạn.

Rõ ràng là không đủ.

Vì sao Trợ lý đã dành 75% thời gian làm việc cho họp hành và biên bản mà vẫn không hoàn thành công việc chính?

Phép tính 30 giờ – Khi họp hành trở thành “công việc chính” của trợ lý

Con số biết nói từ các nghiên cứu thực tế

Thực tế, nhiều nghiên cứu trên thế giới đã chỉ ra rằng quỹ thời gian của những người làm công tác hành chính, hỗ trợ đang bị bào mòn một cách đáng báo động.

Theo TROOP, *State of In-Person Meeting Planning Report 2024* (Khảo sát 350+ trợ lý tại Mỹ: Trợ lý chuyên nghiệp dành hơn 25% thời gian mỗi tuần chỉ để lên kế hoạch cho các cuộc họp. 25% thời gian đã là một con số rất lớn, và đó mới chỉ là khâu chuẩn bị, chưa tính đến thời gian tham gia họp và xử lý công việc sau họp.

Theo Dịch vụ ghi chép chuyên nghiệp VerbalizeIt (Khảo sát 500+ lãnh đạo doanh nghiệp): 94% giám đốc điều hành (C-level) và lãnh đạo cấp cao thừa nhận họ bỏ lỡ thông tin quan trọng vì không có người ghi chép chuyên nghiệp hoặc biên bản không rõ ràng. Nó cho thấy áp lực “phải ghi chép đủ ý” đè nặng lên trợ lý. Nếu ghi chép không hiệu quả, chính người tham dự cũng bị thiệt thòi.

Theo Doodle, State of Meetings Report 2019 (Khảo sát trên quy mô toàn cầu): Trung bình một nhân viên văn phòng dành 31 giờ mỗi tháng cho các cuộc họp không hiệu quả.

Dựa trên những dữ liệu tham khảo ở trên và thực tế công việc đặc thù, chúng ta có thể hình dung bức tranh phân bổ thời gian của một Trợ lý Giám đốc như sau:

Nghịch lý của người giữ nhịp độ công việc

Sự phân bổ thời gian mất cân bằng này dẫn đến một nghịch lý nghiêm trọng: Người chịu trách nhiệm theo dõi tiến độ công việc của toàn bộ phòng ban lại là người không có thời gian để theo dõi tiến độ. Người được kỳ vọng tổng hợp báo cáo chiến lược cho Giám đốc lại chỉ kịp tổng hợp… biên bản cuộc họp.

• Trợ lý mất khả năng kiểm soát tổng thể: Khi phần lớn thời gian dành cho họp và hậu cần họp, trợ lý không còn đủ dung lượng nhận thức để nắm bắt bức tranh toàn cảnh về tiến độ công việc của doanh nghiệp.
• Công việc chiến lược bị trì hoãn vô thời hạn: Báo cáo phân tích, đề xuất cải tiến quy trình, kế hoạch dài hạn – tất cả đều bị đẩy vào “danh sách chờ” vì không có quỹ thời gian để xử lý.
• Chất lượng công việc giảm dần theo cấp số nhân: Làm việc trong áp lực thời gian eo hẹp dẫn đến sai sót, thiếu chiều sâu và tư duy đứt đoạn.

20 giờ họp – Khi “ngồi nghe” không phải là “làm việc”

Bản chất của 20 giờ trong phòng họp

20 giờ họp mỗi tuần không đơn thuần là thời gian hiện diện. Đó là 20 giờ tiêu hao năng lượng nhận thức cho những hoạt động:

Phần lớn thời gian họp (15/20 giờ):

• Nghe báo cáo tiến độ từ các phòng ban – thông tin có thể đọc trong 5 phút nếu được ghi nhận đúng cách
• Chứng kiến các cuộc thảo luận kéo dài không có quyết định cuối cùng
• Ghi chép tay liên tục vì sợ thiếu nội dung quan trọng
• Chờ đến lượt mình báo cáo phần việc liên quan

Phần còn lại (5/20 giờ):

• Đóng góp ý kiến vào các quyết định
• Làm rõ thông tin liên quan đến công việc của mình
• Tổng hợp ý kiến và chốt đầu việc

3 “bẫy thời gian” trong mỗi cuộc họp

Bẫy số 1: Cuộc họp kiểm tra tiến độ

Không có hệ thống theo dõi công việc tập trung, mỗi cuộc họp trở thành phiên “hỏi – đáp” thủ công:

• Trưởng phòng A báo cáo bằng miệng (10 phút)
• Trưởng phòng B báo cáo bằng miệng (10 phút)
• Trợ lý ghi chép (xuyên suốt)
• Kết luận: Không có số liệu cụ thể, chỉ là cảm nhận chủ quan về tiến độ

Bẫy số 2: Cuộc họp quyết định không dứt điểm

Một vấn đề được đưa ra bàn luận nhưng thiếu dữ liệu thực tế:

• 30 phút đầu: Đưa ra quan điểm
• 30 phút tiếp: Phản biện quan điểm
• 30 phút cuối: Thống nhất… họp lại khi có thêm dữ liệu

Bẫy số 3: Cuộc họp “xã giao”

Những cuộc họp được tổ chức vì “thứ Hai nào cũng họp” hoặc “cần cập nhật tình hình”, nhưng thực chất không có nội dung mới, không có quyết định cần thiết.

20 giờ họp mỗi tuần, nhưng lượng quyết định có giá trị chỉ tương đương 2-3 giờ làm việc thực chất.

10 giờ viết biên bản – Nghịch lý của người ghi chép

Hành trình 10 giờ từ ghi chép đến gửi email

10 giờ dành cho biên bản không chỉ là thời gian gõ máy. Đó là chuỗi công việc kéo dài sau mỗi cuộc họp:

• Giai đoạn 1: Xử lý ghi chép thô (3-4 giờ)
  • Đọc lại ghi chép tay lộn xộn (viết vội, viết tắt, gạch xóa)
  • Sắp xếp nội dung theo trình tự logic
  • Loại bỏ thông tin nhiễu, lọc ra quyết định và đầu việc

• Giai đoạn 2: Soạn thảo biên bản chính thức (4-5 giờ)
  • Format văn bản chuyên nghiệp
  • Diễn giải lại nội dung cho rõ ràng, mạch lạc
  • Xác định và liệt kê các đầu việc cụ thể
  • Gán người phụ trách và deadline (thường là tự suy luận vì trong họp không chốt rõ).

• Giai đoạn 3: Gửi email và follow-up (2-3 giờ)
  • Soạn email riêng cho từng phòng ban/ cá nhân (hoặc email chung nhưng tag từng người)
  • Đính kèm biên bản
  • Nhắc lại đầu việc của từng người trong nội dung email
  • Theo dõi phản hồi, giải thích thêm nếu có thắc mắc

“Lãng phí ẩn” trong 10 giờ viết biên bản

• Lãng phí số 1: Ghi chép hai lần. Trợ lý ghi chép trong họp, sau đó ghi chép lại (soạn thảo) – cùng một nội dung nhưng xử lý hai lần với hai hình thức khác nhau.

• Lãng phí số 2: Dịch thuật từ “ngôn ngữ họp” sang “ngôn ngữ công việc”. Trong cuộc họp, mọi người nói chuyện theo mạch thảo luận. Sau họp, trợ lý phải “dịch” sang dạng đầu việc cụ thể với cấu trúc: Ai – Làm gì – Khi nào. Đây là công việc đáng lẽ phải được xác định ngay trong cuộc họp.

• Lãng phí số 3: Nhắc việc thủ công. Mỗi email follow-up thực chất là một lần nhắc việc bằng tay. Trợ lý trở thành “hệ thống cảnh báo di động” cho toàn bộ nhân sự liên quan.

10 giờ viết biên bản/tuần x 52 tuần = 520 giờ/năm – tương đương 65 ngày làm việc chỉ để… ghi lại những điều đã nói.

Kết luận

20 tiếng họp và 10 tiếng viết biên bản mỗi tuần không phải là kết quả của sự chăm chỉ hay yêu cầu bắt buộc của công việc trợ lý. Đó là hệ quả của một quy trình thiếu hệ thống: họp để kiểm tra tiến độ vì không có nơi theo dõi tập trung, ghi chép thủ công vì không có công cụ hỗ trợ, nhắc việc thủ công vì đầu việc không được gắn với người chịu trách nhiệm và deadline rõ ràng.

Câu trả lời cho câu hỏi “vì sao dành 75% thời gian cho họp hành mà vẫn không hoàn thành việc chính” chính là: sự thiếu vắng một hệ thống quản lý công việc tập trung khiến họp hành trở thành công cụ kiểm soát duy nhất.

5 dấu hiệu nhận biết bạn đang dành quá nhiều thời gian để họp

□ Sau mỗi tuần, bạn chỉ nhớ mình đã họp gì, không nhớ mình đã làm được gì.

□ Lịch họp chiếm hơn 60% thời gian làm việc chính thức.

□ Bạn dành nhiều thời gian để viết và gửi biên bản hơn là đọc và phân tích báo cáo.

□ Công việc chiến lược luôn bị trì hoãn vì “không có thời gian”.

□ Cuối tuần, bạn cảm thấy đã làm việc rất nhiều nhưng không có sản phẩm cụ thể nào ngoài các biên bản cuộc họp.

Nếu bạn gật đầu với 3/5 dấu hiệu trên, 30 giờ họp hành và viết biên bản đang “ăn mòn” thời gian dành cho công việc thực chất của bạn.

Video: Cách Optimi Work giúp bạn chấm dứt tình trạng họp liên miên.

Bài tiếp theo: 5 dấu hiệu cho thấy trợ lý đang “chết đuối” trong biển họp hành và giấy tờ

Đừng bỏ lỡ chủ đề “Thoát khỏi họp hành liên miên: Hành trình từ ‘Thư ký họp’ đến ‘Trợ lý chiến lược’“ – giải pháp giúp bạn chấm dứt những cuộc họp vô bổ để khẳng định giá trị đích thực.