8 nhân viên bán hàng, 2 nhân viên kho, 1 kế toán: Vì sao 3 tuần vẫn chưa tuyển đủ

8 nhân viên bán hàng, 2 nhân viên kho, 1 kế toán.
Tổng cộng 11 người.

Con số này không quá lớn. Thậm chí với nhiều doanh nghiệp, đây chỉ là một đợt tuyển dụng quy mô vừa phải.

Nhưng 3 tuần trôi qua, danh sách vẫn chưa đủ. Một vài vị trí còn trống. Một số ứng viên đã phỏng vấn nhưng không nhận việc. Hồ sơ vẫn tiếp tục gửi về nhưng kết quả không tiến triển.

Câu hỏi đặt ra là: Vì sao số lượng không nhiều nhưng thời gian lại kéo dài như vậy?

Tuyển 11 người có thực sự là bài toán khó

Nếu thị trường quá khan hiếm nhân sự, việc tuyển chậm có thể hiểu được. Nhưng với các vị trí như bán hàng, nhân viên kho hay kế toán phổ thông, nguồn ứng viên thường không phải là vấn đề lớn nhất.

Vấn đề thường nằm ở chỗ doanh nghiệp đánh giá thấp khối lượng công việc phía sau con số 11.

11 người không chỉ là 11 hợp đồng.
Đó là hàng trăm CV cần lọc.
Là hàng chục cuộc gọi sơ vấn.
Là nhiều buổi phỏng vấn và trao đổi nội bộ.

Nếu không có cách tổ chức và kiểm soát rõ ràng, chỉ một vài điểm nghẽn nhỏ cũng đủ khiến toàn bộ tiến độ chậm lại. Thực tế, tình trạng này không khác gì những gì đã được phân tích trong bài Mỗi đợt tuyển dụng lại đầu bù tóc rối: Đã đến lúc thay đổi cách vận hành tuyển dụng, khi vấn đề cốt lõi không nằm ở số lượng cần tuyển mà ở cách doanh nghiệp vận hành toàn bộ quy trình.

Nguồn ứng viên không đủ hay bạn chưa mở rộng pipeline

Nhiều doanh nghiệp cho rằng chưa tuyển đủ vì không có đủ hồ sơ. Nhưng thực tế thường là pipeline chưa được mở rộng đúng cách.

Chỉ đăng tin trên một hai kênh cố định.
Không chủ động tìm kiếm thêm nguồn.
Không tái khai thác dữ liệu ứng viên cũ.

Khi số lượng hồ sơ đầu vào thấp, tỷ lệ chọn được người phù hợp sẽ càng thấp hơn. Và khi pipeline quá hẹp, chỉ cần vài ứng viên từ chối là kế hoạch ngay lập tức bị chậm lại.

Tuyển nhiều vị trí cùng lúc đòi hỏi pipeline đủ rộng để bù cho tỷ lệ rơi rụng ở từng giai đoạn. Nếu doanh nghiệp liên tục rơi vào tình trạng quá tải hành chính, không còn thời gian mở rộng nguồn, đó có thể là một trong những dấu hiệu cho thấy bạn đang gặp vấn đề hệ thống, tương tự như những gì được chỉ ra trong bài 5 dấu hiệu cho thấy bạn đang “chết đuối” trong công việc hành chính tuyển dụng.

Tốc độ xử lý chậm khiến ứng viên rơi rụng như thế nào

Một nguyên nhân phổ biến khác là tốc độ xử lý.

CV gửi về nhưng vài ngày sau mới được gọi.
Phỏng vấn xong nhưng chờ cả tuần mới phản hồi.
Đề xuất tuyển dụng phải chờ phê duyệt nhiều cấp.

Trong khi đó, ứng viên có thể đang tham gia nhiều quy trình khác nhau. Nếu doanh nghiệp phản hồi chậm, ứng viên tốt sẽ nhận lời nơi khác trước.

Khi tốc độ xử lý không đủ nhanh, bạn không chỉ mất ứng viên mà còn phải quay lại từ đầu với vị trí đó. Điều này khiến 3 tuần nhanh chóng trở thành 4 hoặc 5 tuần.

Quy trình tuyển dụng đang làm khó chính doanh nghiệp

Quy trình càng phức tạp, thời gian càng kéo dài.

Quá nhiều vòng phỏng vấn cho vị trí không đòi hỏi chuyên môn cao.
Thiếu sự phối hợp giữa bộ phận tuyển dụng và quản lý trực tiếp.
Không có mốc thời gian rõ ràng cho từng bước.

Khi không ai chịu trách nhiệm về tiến độ tổng thể, mỗi khâu chậm một chút sẽ cộng dồn thành sự trì trệ chung.

Với 11 vị trí cần tuyển, nếu mỗi vị trí chậm vài ngày vì lý do khác nhau, tổng thời gian bị kéo dài là điều dễ hiểu.

Bạn có đang theo dõi tỷ lệ chuyển đổi ở từng giai đoạn

Một câu hỏi quan trọng nhưng ít được đặt ra là: bạn có biết ứng viên rơi nhiều nhất ở bước nào không?

Bao nhiêu CV được chọn phỏng vấn.
Bao nhiêu người tham gia phỏng vấn thực tế.
Bao nhiêu người nhận offer.
Bao nhiêu người đồng ý đi làm.

Nếu không theo dõi các tỷ lệ này, doanh nghiệp chỉ thấy kết quả cuối cùng là chưa tuyển đủ mà không biết nguyên nhân cụ thể nằm ở đâu.

Khi không có dữ liệu, mọi quyết định đều dựa vào cảm giác. Và cảm giác thường dẫn đến giải pháp quen thuộc là đăng thêm tin tuyển dụng thay vì xử lý điểm nghẽn trong quy trình.

Vấn đề không nằm ở số lượng cần tuyển mà ở cách vận hành tuyển dụng

11 người không phải con số quá lớn. Nhưng nếu quy trình thiếu kiểm soát, không có hệ thống theo dõi pipeline và không đo lường hiệu suất từng bước, số lượng nhỏ vẫn có thể trở thành áp lực lớn.

Tuyển dụng không chỉ là tìm người.
Đó là một chuỗi vận hành cần được quản lý chặt chẽ từ đầu vào đến khi ứng viên nhận việc.

Khi nhìn lại cách vận hành thay vì đổ lỗi cho thị trường, doanh nghiệp sẽ nhận ra rằng thời gian kéo dài không phải do thiếu ứng viên, mà do thiếu kiểm soát quy trình.

Và đó mới là điểm cần thay đổi nếu muốn những đợt tuyển sau không tiếp tục lặp lại tình trạng tương tự.

Nếu bạn muốn nhìn lại và tối ưu toàn bộ quy trình tuyển dụng một cách hệ thống hơn, Optimi People có thể là điểm khởi đầu phù hợp để bắt đầu thay đổi.

Đăng ký demo