Lựa chọn “bộ khung” vận hành: 3 mô hình quản lý công việc cho doanh nghiệp đa dự án

Đội nhóm của bạn đang “mạnh ai nấy chạy” vì thiếu một hệ thống kết nối xuyên suốt. Câu hỏi bây giờ là: Làm thế nào để biến hệ thống đó thành hiện thực? Cần một ‘bộ khung’ vận hành nào để kết nối tất cả?

Giống như cơ thể con người cần bộ khung xương để đứng vững và vận động nhịp nhàng, doanh nghiệp đa dự án cần một mô hình quản lý xuyên suốt – nơi mọi dự án, mọi công việc, mọi mục tiêu được kết nối và vận hành đồng bộ.

Chúng tôi sẽ giới thiệu 3 mô hình quản lý công việc phổ biến nhất dành cho doanh nghiệp đa dự án. Mỗi mô hình có triết lý riêng, ưu nhược điểm riêng. Và nhiệm vụ của bạn là chọn cho mình một ‘bộ khung’ vận hành phù hợp.

Doanh nghiệp đa dự án và bài toán thiếu “bộ khung” vận hành kết nối

Hãy hình dung doanh nghiệp của bạn như một cơ thể sống:

• Mỗi dự án là một cánh tay đang vươn ra.
• Mỗi phòng ban là một bộ phận đảm nhiệm chức năng riêng.
• Mỗi mục tiêu là đích đến mà cơ thể muốn hướng tới.

Nếu không có xương sống, cánh tay muốn vươn thì vươn, chân muốn chạy thì chạy, đầu muốn nghĩ thì nghĩ – nhưng không có sự phối hợp. Cơ thể sẽ… rã rời.

Đó chính xác là những gì đang xảy ra khi bạn quản lý 8-10 dự án song song mà không có một mô hình kết nối:

• Dự án A dùng Excel, dự án B dùng Zalo, dự án C dùng Slack.
• Mỗi phòng ban có cách báo cáo riêng.
• Mỗi nhân viên không biết việc mình làm có đang đóng góp vào mục tiêu chung không.

“Xương sống” kỹ thuật số chính là mô hình quản lý xuyên suốt – giúp mọi bộ phận, mọi dự án, mọi con người vận hành nhịp nhàng, cùng hướng về một đích.

Và có 3 mô hình chính để bạn lựa chọn.

Mô hình 1: Quản lý theo dự án (Project-based) – Tập trung vào đầu ra

Triết lý

Mô hình này xoay quanh dự án như đơn vị cốt lõi. Mọi thứ được tổ chức theo từng dự án riêng biệt: ngân sách, nguồn lực, tiến độ, KPI.

Cách vận hành

• Mỗi dự án có một bộ hồ sơ riêng: mục tiêu dự án, timeline, ngân sách, nhân sự.
• Công việc được phân bổ theo đầu việc của dự án.
• Tiến độ được đo bằng % hoàn thành các đầu việc.
• Báo cáo tập trung vào: dự án nào đang đúng tiến độ, dự án nào chậm.

Ưu điểm

• Rõ ràng, trực quan: Ai cũng biết dự án nào đang làm gì.
• Dễ quản lý nguồn lực: Biết ai đang làm dự án nào, còn bao nhiêu thời gian.
• Phù hợp với doanh nghiệp dịch vụ, agency, xây dựng – nơi dự án là đơn vị kinh doanh chính.

Nhược điểm

• Dễ bị “cô lập” giữa các dự án: Mỗi dự án một ốc đảo, khó chia sẻ nguồn lực và học hỏi lẫn nhau.
• Khó kết nối với mục tiêu chiến lược: Nhân viên chỉ biết làm xong dự án, không biết dự án đó đóng góp gì cho mục tiêu chung.
• Rủi ro “mạnh ai nấy chạy” cao: Mỗi dự án có thể chạy theo hướng riêng, không đồng bộ.

Phù hợp với

• Agency, công ty dịch vụ, tư vấn
• Doanh nghiệp xây dựng, thi công
• Công ty sản xuất theo đơn hàng
• Các đơn vị mà dự án là đơn vị hạch toán lợi nhuận riêng

Mô hình 2: Quản lý theo OKR (Objective-based) – Tập trung vào mục tiêu

Triết lý

Mô hình này xoay quanh mục tiêu – không phải dự án. Dự án chỉ là phương tiện để đạt mục tiêu. Mọi thứ được tổ chức từ trên xuống: từ mục tiêu công ty đến OKR phòng ban, đến công việc cá nhân.

Cách vận hành

• Đầu quý, công ty xác định 2-3 Objective lớn.
• Mỗi Objective có 2-4 Key Results đo lường.
• Các phòng ban xây dựng OKR của mình để đóng góp vào OKR công ty.
• Dự án và công việc được “sinh ra” từ OKR.
• Tiến độ được đo bằng mức độ hoàn thành Key Results.

Ưu điểm

• Gắn kết mạnh mẽ: Mọi việc làm đều hướng về mục tiêu chung.
• Linh hoạt: Có thể điều chỉnh dự án giữa chừng nếu không còn đóng góp vào OKR.
• Minh bạch: Mọi người đều thấy mục tiêu và tiến độ.
• Giải quyệt triệt để “mạnh ai nấy chạy”.

Nhược điểm

• Khó áp dụng thuần túy với doanh nghiệp dịch vụ thuần túy: Nếu 100% công việc là dự án theo yêu cầu khách hàng, khó “bẻ” dự án để chạy theo OKR.
• Yêu cầu kỷ luật cao: Cần họp check-in hàng tuần, đánh giá cuối quý.
• Dễ rơi vào “ảo tưởng” nếu OKR đặt sai.

Phù hợp với

• Doanh nghiệp sản phẩm (product company)
• Startup đang trong giai đoạn tăng trưởng
• Các công ty muốn chuyển đổi từ “làm dự án” sang “làm sản phẩm”
• Doanh nghiệp có nhiều phòng ban cần phối hợp chặt chẽ

Mô hình 3: Mô hình kết hợp (Hybrid) – Vừa có dự án, vừa có mục tiêu

Triết lý

Đây là mô hình dung hòa: dự án là phương tiện, mục tiêu là đích đến. Doanh nghiệp vẫn quản lý dự án chặt chẽ, nhưng mọi dự án đều phải “neo” vào một hoặc nhiều OKR.

Cách vận hành

• Đầu quý, xác định OKR công ty.
• Rà soát tất cả dự án đang có: dự án nào đóng góp vào OKR nào?
• Loại bỏ hoặc tạm dừng dự án không đóng góp vào OKR.
• Các dự án mới chỉ được phép triển khai nếu chứng minh được đóng góp vào OKR.
• Quản lý dự án theo phương pháp truyền thống (tiến độ, nguồn lực), nhưng báo cáo tiến độ theo cả hai chiều: % dự án + % đóng góp vào KR.

Ưu điểm

• Linh hoạt nhất: Vừa quản lý được dự án, vừa đảm bảo gắn kết mục tiêu.
• Thực tế: Phù hợp với đa số doanh nghiệp SME – vừa có dự án dịch vụ, vừa có mục tiêu chiến lược.
• Dễ áp dụng: Không cần thay đổi toàn bộ cách vận hành hiện tại.

Nhược điểm

• Phức tạp hơn: Cần quản lý cả hai hệ thống song song.
• Yêu cầu công cụ hỗ trợ: Khó làm bằng Excel, cần phần mềm có cả hai tính năng.
• Rủi ro “nửa vời”: Dễ sa đà vào quản lý dự án mà quên mất OKR, hoặc ngược lại.

Phù hợp với

• Đa số doanh nghiệp SME đa dự án
• Công ty vừa làm dịch vụ vừa phát triển sản phẩm
• Doanh nghiệp đang trong giai đoạn chuyển đổi từ “chạy dự án” sang “quản trị mục tiêu”
• Các đơn vị muốn thử nghiệm OKR nhưng không thể bỏ cách quản lý dự án hiện tại

So sánh 3 mô hình: Đâu là lựa chọn phù hợp?

Chọn mô hình theo đặc thù doanh nghiệp của bạn

Không có mô hình nào là “tốt nhất”. Chỉ có mô hình phù hợp nhất với doanh nghiệp bạn.

Bạn nên chọn Mô hình Dự án nếu:

• 100% doanh thu đến từ các dự án theo yêu cầu khách hàng.
• Dự án là đơn vị hạch toán lợi nhuận riêng.
• Bạn cần quản lý chặt chẽ tiến độ, ngân sách từng dự án.
• Ví dụ: Agency quảng cáo, công ty xây dựng, tư vấn theo hợp đồng.

Lưu ý: Nếu chọn mô hình này, bạn phải chấp nhận rủi ro “mạnh ai nấy chạy” và cần có cơ chế điều phối trung tâm mạnh.

Bạn nên chọn Mô hình OKR nếu:

• Bạn đang phát triển sản phẩm, muốn mở rộng thị trường.
• Các dự án chỉ là phương tiện để đạt mục tiêu chiến lược.
• Bạn sẵn sàng thay đổi cách vận hành để hướng đến mục tiêu.
• Ví dụ: Startup công nghệ, công ty sản phẩm, doanh nghiệp trong giai đoạn chuyển đổi.

Lưu ý: Mô hình này đòi hỏi kỷ luật cao và cam kết từ lãnh đạo.

Bạn nên chọn Mô hình Kết hợp nếu:

• Bạn vừa có dự án dịch vụ, vừa có mục tiêu chiến lược.
• Bạn không thể bỏ cách quản lý dự án hiện tại nhưng muốn gắn kết mục tiêu.
• Bạn cần một giải pháp “dung hòa” để thử nghiệm OKR.
• Đây là đa số doanh nghiệp SME Việt Nam.

Lưu ý: Mô hình này đòi hỏi công cụ hỗ trợ mạnh – không thể làm bằng Excel.

Từ mô hình đến công cụ: Bước tiếp theo cần chuẩn bị gì?

Sau khi chọn được mô hình phù hợp, bước tiếp theo là lựa chọn công cụ để hiện thực hóa.

Mỗi mô hình đòi hỏi những tính năng khác nhau:

Đặc biệt với mô hình Kết hợp – mô hình phổ biến nhất – bạn cần một công cụ có thể:

• Quản lý dự án chặt chẽ (task, tiến độ, nguồn lực)
• Quản lý OKR bài bản (Objective, Key Results, check-in)
• Kết nối được hai chiều: dự án này đang đóng góp vào OKR nào? OKR này đang được hiện thực hóa qua những dự án nào?

Đó là lý do vì sao Excel không thể đáp ứng được. Và cũng là nội dung chính của bài viết tiếp theo trong series.

Chọn “bộ khung” vận hành nào cho doanh nghiệp bạn?

Quay lại câu hỏi đầu bài: Bạn cần một “bộ khung” vận hành nào cho doanh nghiệp đa dự án của mình?

Câu trả lời không nằm ở việc chọn mô hình “hot” nhất hay “dễ” nhất. Nó nằm ở sự trung thực với đặc thù doanh nghiệp bạn:

• Bạn là ai? Agency thuần túy, công ty sản phẩm, hay mô hình lai?
• Bạn đang ở đâu trên hành trình phát triển?
• Bạn sẵn sàng thay đổi đến đâu?

Hãy chọn mô hình phù hợp với con người, văn hóa và mục tiêu của bạn. Bởi vì một “xương sống” dù tốt đến đâu, nếu không phù hợp với cơ thể, cũng sẽ bị đào thải.

Và khi đã chọn được mô hình, đã đến lúc tìm cho nó một “bộ áo” công nghệ phù hợp – đó là chủ đề của bài viết tiếp theo.

“Không có mô hình quản lý nào là hoàn hảo. Chỉ có mô hình phù hợp với doanh nghiệp của bạn vào thời điểm này.”

3 mô hình. Một điểm chung: đều cần một hệ thống để vận hành.

Optimi Work chính là “lớp áo” công nghệ cho bộ khung bạn vừa chọn:

• Nếu chọn mô hình Dự án: Optimi Work giúp bạn quản lý tiến độ, nguồn lực, ngân sách xuyên suốt.
• Nếu chọn mô hình OKR: Optimi Work biến OKR từ lý thuyết thành thực hành với tính năng theo dõi mục tiêu.
• Nếu chọn mô hình Kết hợp: Optimi Work kết nối dự án với OKR – thứ mà Excel không bao giờ làm được.

Đăng ký demo trải nghiệm Optimi Work ngay hôm nay!

Đăng ký demo