Khi họp trở thành phản xạ: Vì sao cứ có vấn đề là phải gọi họp?
Bạn đang làm việc chuyên môn. Bỗng một notification bật lên. Lại là một vấn đề: task bị trễ, khách hàng phàn nàn, hoặc một thành viên báo “em chưa hiểu rõ yêu cầu này”. Trong vòng chưa đầy 3 giây, một quyết định đã được đưa ra trong đầu bạn: “Cần một cuộc họp.”
Bạn lập tức mở lịch, tìm khung giờ trống, soạn một lời mời với tiêu đề “Trao đổi gấp về vấn đề X”, và gửi đi. Xong. Bạn thở phào nhẹ nhõm, cảm giác như mình đã “làm gì đó” để xử lý. Nhưng ngay sau đó, một câu hỏi thoáng qua khiến bạn chùng xuống: “Liệu cuộc họp này có thực sự cần thiết? Hay mình chỉ đang phản ứng theo thói quen?”
Nếu câu hỏi đó từng lướt qua tâm trí bạn, thì bạn không hề đơn độc. Hàng triệu điều phối dự án trên thế giới đang mắc kẹt trong cùng một vòng lặp: “Có vấn đề – Gọi họp – Vấn đề tạm lắng – Vấn đề mới lại nảy sinh – Gọi họp tiếp.” Chúng ta đã biến họp từ một công cụ có chủ đích thành một phản xạ có điều kiện.
Chúng ta sẽ cùng mổ xẻ 4 lý do sâu xa, thường bị che khuất bởi vẻ ngoài “chuyên nghiệp” của những lịch họp dày đặc.
Hiện tượng: “họp phản xạ” – Khi công cụ trở thành thói quen
Trước khi đi vào nguyên nhân, chúng ta cần gọi tên chính xác hiện tượng mà chúng ta đang phân tích.
Từ giải pháp thành phản xạ có điều kiện
Hãy nhớ lại ngày đầu bạn làm điều phối. Họp là một công cụ đặc biệt. Bạn dùng nó cho những tình huống thực sự phức tạp: giải quyết mâu thuẫn nội bộ, phân tích nguyên nhân gốc rễ của thất bại, hoặc brainstorm cho một hướng đi chiến lược. Mỗi cuộc họp đều có trọng lượng.
Theo thời gian, một sự xói mòn dần xảy ra. Áp lực deadline dồn dập. Số lượng vấn đề tăng lên. Và bạn bắt đầu có phản ứng: “Ồ, có chuyện rồi. Phải họp thôi.” Dần dà, mối liên kết trong não bộ giữa kích thích (“có vấn đề”) và phản ứng (“gọi họp”) trở nên cực kỳ mạnh mẽ, gần như tự động.
Dấu hiệu nhận biết rõ nhất bạn đang trong “họp phản xạ”: Bạn cảm thấy bất an, thậm chí lo lắng, nếu không lên lịch họp ngay khi có sự cố. Cảm giác “phải làm gì đó NGAY” lấn át việc suy nghĩ “làm CÁI GÌ” mới là tốt nhất.
Nếu bạn đang tự hỏi team có họp quá mức hay không, xem ngay: 6 dấu hiệu cho thấy team bạn đang họp quá mức cần thiết
Sự khác biệt giữa họp giải quyết vấn đề và họp trấn an tâm lý
Đây là ranh giới quan trọng cần phân biệt:
- Họp để GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ:
- Mục tiêu: Làm rõ nguyên nhân gốc rễ (root cause) và xây dựng kế hoạch hành động.
- Đầu vào: Dữ liệu, sự kiện, phân tích sơ bộ đã được chuẩn bị trước.
- Đầu ra: Một danh sách action items cụ thể, người chịu trách nhiệm, và deadline rõ ràng.
- Cảm giác sau họp: Rõ ràng, có phương hướng, tập trung.
- Họp để TRẤN AN TÂM LÝ:
- Mục tiêu: Giảm bớt cảm giác lo lắng, bất an của người điều phối (và có thể của cả team).
- Đầu vào: Sự căng thẳng, áp lực “phải làm gì đó”.
- Đầu ra: Thường là một cuộc trò chuyện lan man, kết thúc bằng những câu như “Cố lên mọi người”, “Theo dõi tiếp nhé”, hoặc “Tuần sau báo lại”.
- Cảm giác sau họp: Tạm thời nhẹ nhõm (“ồ, mình đã hỏi rồi”), nhưng mơ hồ về bước tiếp theo. Vấn đề vẫn còn đó, chỉ được “trì hoãn” về mặt cảm xúc.
Phần lớn các cuộc họp “phản xạ” rơi vào loại thứ hai. Chúng ta họp không phải vì đó là phương án tối ưu, mà vì đó là cách nhanh nhất để cảm thấy mình đang kiểm soát tình hình.
Nếu bạn thấy họp nhiều đang làm chậm tiến độ, đọc thêm: Vì sao Điều phối dự án càng họp nhiều thì công việc càng chậm?
4 lý do sâu xa khiến “có vấn đề là phải gọi họp”
Vậy điều gì đã tạo ra và củng cố phản xạ này? Dưới đây là 4 nguyên nhân nền tảng, thường không được nói ra.
Lý do #1: Không có kênh chính thức để báo vướng mắc & leo thang vấn đề
Hãy đặt mình vào vị trí một thành viên trong team. Bạn đang làm task và gặp một trở ngại. Bạn làm gì?
- Gửi email cho sếp? Có thể bị chìm.
- Nhắn tin riêng? Có vẻ không chính thức.
- Ghi chú vào đâu đó? Không biết ghi ở đâu để mọi người cùng thấy.
Trong một môi trường thiếu quy trình báo cáo vướng mắc rõ ràng, cách dễ nhất và “an toàn” nhất cho thành viên là: thông báo trực tiếp cho điều phối và đề xuất (hoặc chờ đợi) một cuộc họp. Họp trở thành cái phễu duy nhất để mọi vấn đề, từ nhỏ như “không hiểu yêu cầu” đến lớn như “lỗi hệ thống nghiêm trọng”, được đổ vào.
Hệ quả: Điều phối dự án trở thành “tổng đài viên” tiếp nhận mọi cuộc gọi khẩn cấp, và phản xạ duy nhất của “tổng đài” là kết nối mọi người vào một “phòng hội nghị” chung – tức là một cuộc họp.
Lý do #2: Thiếu tiêu chí rõ ràng để đánh giá “khi nào thực sự cần họp”
Khi một vấn đề nảy sinh, chúng ta thường đánh giá nó bằng cảm tính: “Ôi, chuyện này to rồi!” hoặc “Cái này cần phải bàn ngay!”. Nhưng “to” là thế nào? “Cần bàn ngay” là cần như thế nào?
Nếu không có một ma trận hoặc khung đánh giá đơn giản, mọi sự cố đều có vẻ nghiêm trọng như nhau và đều xứng đáng được xử lý bằng phương pháp “nặng đô”, tốn kém thời gian nhất: họp đồng bộ. Chúng ta không phân biệt được giữa:
- Sự cố CẤP ĐỘ 1: Ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống, cần họp khẩn ngay lập tức.
- Sự cố CẤP ĐỘ 2: Ảnh hưởng đến một tính năng, có thể xử lý qua trao đổi async trong vòng 4 giờ.
- Vướng mắc CẤP ĐỘ 3: Một thắc mắc cá nhân, có thể giải quyết qua comment trên task trong 30 phút.
Việc thiếu khung này khiến chúng ta dùng “búa tạ” để đập mọi con ruồi, và lãng phí tài nguyên một cách không cần thiết.
Lý do #3: Nỗi sợ bỏ sót thông tin & mất kiểm soát
Đây là lý do tâm lý mạnh mẽ nhất. Là người điều phối, trách nhiệm cuối cùng về tiến độ và chất lượng dự án đè nặng lên bạn. Một tiếng nói sâu trong tiềm thức thì thầm: “Nếu mình không họp, không ‘tự mình nghe’ mọi người nói, thì làm sao mình chắc chắn rằng mình đang nắm mọi thứ? Lỡ có điều gì quan trọng bị bỏ sót thì sao?”
Họp, trong trường hợp này, trở thành một nghi thức kiểm soát. Hành động “tập trung mọi người lại và nghe báo cáo” mang lại cho bạn cảm giác an toàn ảo rằng: “Mình đang nắm quyền kiểm soát. Mình đang ở trên mọi thông tin.”
Sự thật bị che giấu: Kiểm soát thực sự không đến từ việc bạn nghe mọi người nói mỗi tuần một lần. Nó đến từ một hệ thống thông tin minh bạch, được cập nhật thời gian thực (real-time), nơi bạn có thể mở ra bất kỳ lúc nào và thấy chính xác trạng thái của mọi công việc, mọi vướng mắc, và lịch sử xử lý. Khi có hệ thống đó, nỗi sợ “bỏ sót” sẽ biến mất.
Lý do #4: Họp tạo ảo giác về sự tiến bộ và hành động
Trong văn hóa làm việc “bận rộn là vinh quang”, việc có một lịch họp dày đặc thường bị nhầm lẫn với năng suất và sự chuyên nghiệp. Và quan trọng hơn, họp tạo ra cảm giác rằng chúng ta đang “làm gì đó” để tiến về phía trước.
Khi bạn gửi đi lời mời họp, bạn đã hoàn thành một hành động rõ ràng. Khi bạn kết thúc cuộc họp, bạn có thể đánh dấu một việc “đã xong” trong đầu. Trong một ngày đầy những công việc phức tạp, khó đo lường, thì những “dấu tích” rõ ràng này rất dễ chịu. Chúng cho bạn cảm giác tiến bộ tức thì.
Bài kiểm tra đơn giản: Sau cuộc họp về vấn đề X, hãy tự hỏi: Tình hình khách quan có thay đổi gì không? (Ví dụ: Lỗi đã được sửa? Blockage đã được tháo? Timeline đã được điều chỉnh?). Hay chỉ có cảm giác chủ quan của bạn (và có thể của team) là thay đổi (“À, mình đã bàn rồi, chắc sẽ ổn thôi”)?
Nếu câu trả lời là cái thứ hai, bạn vừa tổ chức một buổi “trấn an tâm lý tập thể” hơn là một cuộc họp giải quyết vấn đề.
Hậu quả: Khi họp là phản xạ, dự án mất khả năng tự xử lý vấn đề
Vòng lặp “họp phản xạ” không chỉ làm lãng phí thời gian. Nó gây ra những tổn thương lâu dài cho chính sức khỏe của dự án và team.
Đội ngũ không phát triển được tư duy hệ thống
Khi mọi vấn đề đều được giải quyết bằng cách “báo lên trên và chờ họp”, bạn đang vô tình tước đi cơ hội phát triển của team. Họ học được một bài học ngầm: “Kỹ năng quan trọng nhất không phải là tự giải quyết vấn đề, mà là biết cách leo thang vấn đề lên cho sếp.”
Điều này khiến:
- Kỹ năng giải quyết vấn đề độc lập bị thui chột.
- Tinh thần sở hữu công việc (ownership) giảm sút. (“Việc này là của sếp, sếp sẽ họp để xử lý”).
- Sự phụ thuộc vào điều phối ngày càng lớn, tạo ra nút thắt cổ chai và khiến bạn càng bận hơn.
Vòng lặp vô tận: vấn đề tạm lắng, nhưng gốc rễ vẫn tồn tại
Các cuộc họp “phản xạ” thường chỉ giải quyết phần ngọn, triệu chứng của vấn đề. Chúng ta dập tắt đám cháy nhỏ, nhưng không tìm cách ngắt nguồn nhiên liệu.
Hậu quả là cùng một loại vấn đề sẽ tái diễn theo chu kỳ. Lần này là do thiếu tài liệu, lần sau là do hiểu nhầm yêu cầu, lần nữa là do chờ phê duyệt. Và mỗi lần, phản xạ “gọi họp” lại được kích hoạt. Bạn trở thành một lính cứu hỏa suốt ngày chạy từ đám cháy này sang đám cháy khác, đến mức kiệt sức và không có thời gian để… lắp hệ thống báo cháy tự động.
Điều phối giỏi nhất không phải là người giải quyết nhiều vấn đề nhất, mà là người thiết kế ra hệ thống để ngày càng có ít vấn đề cần bản thân họ phải giải quyết trực tiếp.
Kết luận: Phá vỡ vòng lặp “có vấn đề là gọi họp”
Vậy, trở lại câu hỏi ban đầu: Vì sao cứ có vấn đề là phải gọi họp?
Câu trả lời rõ ràng là: Bởi vì họp đã trở thành cơ chế mặc định, phản xạ có điều kiện của chúng ta khi đối mặt với sự bất ổn. Nó là con đường đã được mòn, là phương án dễ dàng nhất trong một hệ thống thiếu những lựa chọn thay thế được thiết kế tốt.
Chúng ta gọi họp không hẳn vì tin rằng đó là cách tốt nhất, mà vì:
- Chúng ta không có kênh nào khác để xử lý vấn đề một cách có cấu trúc.
- Chúng ta không có tiêu chuẩn nào khác để đánh giá mức độ nghiêm trọng.
- Chúng ta sợ hãi cảm giác mất kiểm soát mà việc không họp mang lại.
- Chúng ta khao khát cảm giác đang hành động, đang tiến bộ mà một lịch họp dày đặc có thể đáp ứng.
Điểm mấu chốt để thay đổi không nằm ở việc ‘họp ít đi’ bằng ý chí. Nó nằm ở việc xây dựng một hệ sinh thái thông tin và quy trình đủ mạnh.
Khi bạn có:
- Một nền tảng trung tâm nơi mọi công việc, tiến độ và vướng mắc được cập nhật real-time.
- Một quy trình rõ ràng để thành viên báo cáo block, leo thang vấn đề theo mức độ ưu tiên.
- Một không gian bất đồng bộ (async) hiệu quả (như comment, thread trên task) để giải quyết 80% thắc mắc thông thường.
…thì phản xạ “gọi họp” sẽ tự nhiên bị suy yếu. Lúc đó, những cuộc họp bạn thực sự tổ chức sẽ là những cuộc họp có chủ đích: dành cho sự sáng tạo, cho việc giải quyết những xung đột sâu sắc, và cho những quyết định chiến lược thực sự xứng đáng với thời gian của cả tập thể.
Hãy bắt đầu bằng một câu hỏi đơn giản trước khi tay não bạn chọn nhấp vào nút “Tạo cuộc họp”: “Đây có phải cách tốt nhất để giải quyết vấn đề này, hay chỉ là cách nhanh nhất để xoa dịu cảm giác của tôi lúc này?“ Câu trả lời có thể sẽ thay đổi toàn bộ cách bạn vận hành dự án.
Để hiểu toàn diện về chiến lược giúp team bạn thoát khỏi “bẫy” họp hành liên miên, hãy xem bản đồ tổng thể: Chiến lược “Họp không cần họp”: Giảm tải họp hành cho điều phối dự án từ gốc rễ.