Vì sao càng họp nhiều, công việc càng chậm? Sự thật ngỡ ngàng cho người làm dự án

Có một nghịch lý rất quen thuộc với Điều phối dự án: lịch họp càng dày, cảm giác kiểm soát càng cao, nhưng tiến độ thực tế lại càng chậm. Một ngày trôi qua trong các cuộc họp nối tiếp nhau, đến cuối ngày vẫn phải mang việc về nhà hoặc đẩy sang hôm sau vì chưa có đủ thời gian để xử lý những đầu việc quan trọng.

Vấn đề không nằm ở việc họp nhiều hay ít, mà ở chỗ họp đang được dùng để thay thế cho những thứ lẽ ra phải tồn tại trong một hệ thống làm việc hiệu quả: khả năng nhìn thấy công việc mà không cần hỏi, tiêu chuẩn hoàn thành rõ ràng và cơ chế ra quyết định không phụ thuộc vào việc tập hợp mọi người lại cùng lúc.

Khi họp trở thành công cụ mặc định cho việc cập nhật, kiểm soát và xử lý vấn đề, công việc không chậm vì thiếu nỗ lực, mà chậm vì thời gian thực thi liên tục bị chia nhỏ và phân mảnh. Hiểu đúng nghịch lý này là bước đầu tiên để Điều phối dự án thoát khỏi vòng xoáy họp hành và đưa tiến độ trở lại đúng quỹ đạo.

4 cơ chế ngầm khiến họp nhiều lại làm chậm công việc

1. Họp cắt vụn “Thời gian làm việc sâu” – Tài nguyên quý giá nhất

Mỗi lần chuyển đổi giữa các nhiệm vụ, não bộ cần trung bình 23 phút để tập trung trở lại. Một ngày với 5-6 cuộc họp rải rác nghĩa là bạn đã đánh mất gần như toàn bộ khả năng tập trung vào công việc cốt lõi. Những công việc đòi hỏi tư duy sâu như lập kế hoạch, phân tích rủi ro, tối ưu quy trình… đều cần những khối thời gian liên tục, không bị gián đoạn.

Ví dụ thực tế: Bạn định dành 3 giờ liên tục để xây dựng kế hoạch dự án chi tiết. Nhưng lịch có 3 cuộc họp ngắn (9h, 11h, 2h30) xen giữa. Kết quả: Bạn mất 45 phút sau mỗi cuộc họp để “vào guồng” lại. Tổng cộng mất hơn 2 giờ chỉ để chuyển đổi trạng thái. Công việc quan trọng nhất lại bị đẩy sang tối.

Bài học: Mỗi cuộc họp không chỉ lấy đi 30 phút trên lịch, mà còn lấy thêm 20-30 phút “thời gian hồi phục” tập trung.

Họp nhiều không làm bạn bận rộn hơn – nó làm bạn kém hiệu quả hơn.

2. Họp thay thế cho hệ thống minh bạch cần phải có

“Họp để cập nhật tiến độ” – câu nói quen thuộc này tiết lộ một vấn đề hệ thống: thông tin không được chia sẻ minh bạch, tự động. Thay vì một dashboard trực quan mà mọi thành viên có thể truy cập bất kỳ lúc nào để xem status công việc, chúng ta triệu tập cả nhóm để… hỏi nhau “việc A đến đâu rồi?”

Mỗi cuộc họp như vậy là một lần thừa nhận: chúng ta thiếu một hệ thống chia sẻ thông tin hiệu quả. Và phải dùng thời gian con người (đắt đỏ) để bù đắp cho sự thiếu hụt của hệ thống công nghệ.

Ví dụ thực tế: Sáng thứ Hai, bạn dành 1 giờ để họp trạng thái với nhóm 5 người. Mỗi người báo cáo 5 phút về việc mình làm tuần trước và tuần này. Bạn đang dùng 25 giờ công (5 người x 1 giờ họp + 15 phút chuẩn bị) chỉ để thu thập thông tin vốn có thể được hiển thị trên 1 bảng điều khiển toàn cảnh công việc mà mọi người tự cập nhật.

Bài học: Họp cập nhật tiến độ là chi phí đắt đỏ nhất cho việc… truy vấn dữ liệu.

3. Họp thay cho quyết định rõ ràng và trách nhiệm cá nhân

Bao nhiêu cuộc họp kết thúc với cụm từ “để bàn sau” hoặc “sẽ trao đổi thêm”? Họp trở thành nơi trì hoãn quyết định thay vì nơi ra quyết định. Nguyên nhân? Thiếu người chịu trách nhiệm cuối cùng, thiếu khung ra quyết định rõ ràng, thiếu dữ liệu đầy đủ để quyết định ngay tại thời điểm đó.

Ví dụ thực tế: Nhóm dành 45 phút thảo luận về việc chọn nhà cung cấp A hay B. Cuối cùng, kết luận là “để anh X nghiên cứu thêm và báo lại tuần sau”. Tuần sau, lại một cuộc họp mới để… thảo luận lại từ đầu vì thiếu tiêu chí đánh giá rõ ràng.

Bài học: Họp trở thành nơi trì hoãn, không phải nơi ra quyết định, khi thiếu khung ra quyết định được định nghĩa trước.

4. Họp tạo cảm giác “bận rộn giả” – Năng suất ảo

Chúng ta đo lường sự cống hiến bằng số giờ làm việc, và cuộc họp là bằng chứng hữu hình nhất. Nhưng “có mặt” không đồng nghĩa với “đóng góp giá trị”. Nhiều tổ chức rơi vào vòng xoáy: họp để chứng minh mình đang làm việc, và càng họp nhiều càng ít thời gian cho công việc thực sự tạo ra giá trị.

Đây là năng suất ảo – bận rộn nhưng không hiệu quả.

Ví dụ thực tế: Cả team có vẻ rất bận: lịch ai cũng kín các cuộc họp. Nhưng đến cuối tuần, khối lượng công việc thực tế được hoàn thành không tăng. Năng lượng dồn vào việc “thể hiện sự bận rộn” thay vì “tạo ra kết quả”.

Bài học: Dễ dàng đo lường số giờ họp (input), nhưng khó đo lường giá trị thực từ các cuộc họp đó (output).

Vấn đề không phải ở con người, mà ở hệ thống

Sau 10 năm tư vấn và triển khai hệ thống quản lý dự án cho hàng trăm doanh nghiệp, tôi nhận ra một sự thật:

Người điều phối dự án họp nhiều không phải vì họ kém năng lực, hay vì dự án quá phức tạp. Họ họp nhiều vì đang phải dùng cuộc họp để vá víu cho một hệ thống làm việc thiếu chuẩn mực.

Mỗi cuộc họp “làm rõ lại” là minh chứng cho việc thiếu tài liệu chuẩn hóa.
Mỗi cuộc họp “cập nhật tiến độ” là hệ quả của việc thiếu dashboard minh bạch.
Mỗi cuộc họp “bàn giải pháp” là hậu quả của quy trình ra quyết định không rõ ràng.

Giải pháp không phải là họp ít đi – mà là xây dựng hệ thống đủ tốt để không cần họp những việc không cần thiết.

Một hệ thống quản lý công việc tối ưu giúp bạn:

• Minh bạch hóa thông tin: Mọi thành viên tự xem được tiến độ, không cần họp cập nhật
• Chuẩn hóa quy trình: Công việc được thực hiện theo quy trình rõ ràng, không cần họp hướng dẫn lại
• Phân quyền và trách nhiệm rõ ràng: Ai chịu trách nhiệm việc gì, quyết định thế nào – tất cả đều được hệ thống hóa
• Tự động hóa báo cáo: Thay vì dành 2 giờ chuẩn bị báo cáo cho cuộc họp, hệ thống tự tổng hợp trong 2 phút

Khi hệ thống đủ mạnh, cuộc họp trở về đúng bản chất: nơi thảo luận những vấn đề thực sự phức tạp, cần sự tương tác đa chiều, sáng tạo tập thể – không phải nơi giải quyết những vấn đề đáng lẽ hệ thống đã phải xử lý.

Để hiểu toàn diện về chiến lược giúp team bạn thoát khỏi “bẫy” họp hành liên miên, hãy xem bản đồ tổng thể: Chiến lược “Họp không cần họp”: Giảm tải họp hành cho điều phối dự án từ gốc rễ.

Hôm nay, thay vì lên lịch thêm một cuộc họp, hãy tự hỏi: “Việc này có thể được giải quyết bằng một hệ thống minh bạch hơn, một quy trình rõ ràng hơn, một công cụ hiệu quả hơn không?“

Bởi sự thật là: Bạn không thiếu năng lực quản lý – bạn chỉ thiếu một hệ thống đủ tốt để biến năng lực ấy thành kết quả tối ưu.