Đội nhóm yếu kém hay do cách thức điều hành của bạn không còn hiệu quả?
Có một sự thật cay đắng trong quản trị: Khi một đội ngũ thất bại, người ta thường vội vàng thay thế nhân sự mà quên mất rằng chính “bộ máy” đang kìm hãm họ. Nếu bạn đang sở hữu những nhân viên từng rất giỏi nhưng nay lại làm việc thụ động, hay sai sót và thiếu lửa, đã đến lúc dừng việc đổ lỗi cho năng lực cá nhân.
Một người thợ giỏi không thể xây nhà nhanh với những công cụ cùn và một bản vẽ chắp vá. Vấn đề có lẽ không nằm ở việc đội nhóm của bạn yếu kém, mà nằm ở cách thức điều hành của bạn đã không còn đủ sức gánh vác những mục tiêu lớn hơn.
Nghịch lý “Nhân tài tắt điện”: Lỗi tại người làm hay tại “lưới điện”?
Bạn đã bao giờ gặp tình huống: Một nhân sự từng giữ những vị trí chủ chốt, làm việc rực rỡ ở những công ty lớn, nhưng khi đầu quân về team bạn lại trở nên mờ nhạt, làm đâu hỏng đó?
Trước khi kết luận họ “hết thời” hay “không hợp văn hóa”, hãy nhìn lại cách bạn đang vận hành. Nhân viên giống như những bóng đèn, nhưng chính bạn là người thiết kế lưới điện. Nếu lưới điện chập chờn, mọi bóng đèn – dù đắt tiền đến đâu – cũng sẽ nhấp nháy và sớm muộn cũng cháy sạch. Đội ngũ giỏi nhất cũng sẽ trở nên yếu kém nếu bị đặt vào một hệ thống quản lý lỗi thời.
5 “Cái bẫy” điều hành khiến đội ngũ của bạn trở nên bạc nhược
1. Quy trình chỉ nằm trong đầu sếp
Bạn cho rằng việc không viết ra quy trình giúp team linh hoạt? Thực tế, nhân viên đang phải “đoán ý sếp” thay vì làm việc. Không có tài liệu chuẩn, mỗi người làm một phách. Khi sếp vắng mặt, bộ máy lập tức tê liệt vì “chẳng ai biết sếp muốn thế nào”.
Xem ngay: Nên tiếp tục dùng Excel hay chuyển sang hệ thống quản lý công việc chuyên nghiệp?
2. Giao việc bằng miệng, kiểm soát bằng cảm tính
Bạn giao việc qua những câu nói vội vàng trên hành lang hay những dòng chat trôi đi mỗi phút. Không hệ thống ghi vết, bạn nhớ gì hỏi nấy. Kết quả là sếp đánh giá nhân viên dựa trên việc “hôm nay sếp có vui không” thay vì dựa trên tiến độ công việc thực tế.
3. Phạt lỗi cá nhân thay vì sửa lỗi hệ thống
Khi có sự cố, phản ứng đầu tiên của bạn là tìm người để khiển trách. Bạn đang chữa phần ngọn. Một hệ thống quản trị đúng nghĩa phải đặt câu hỏi: “Quy trình của chúng ta hổng ở đâu mà để nhân viên có thể làm sai?”. Nếu hệ thống không đổi, lỗi đó sẽ lặp lại, chỉ là với một cái tên khác.
4. Sự chồng chéo quyền hạn (Ai cũng là chủ, chẳng ai là người làm)
Một việc quan trọng nhưng có 2-3 người cùng tham gia quản lý mà không rõ ai là người chịu trách nhiệm chính (Accountability). Khi thành công, ai cũng nhận công; khi thất bại, bắt đầu điệp khúc “em tưởng người kia làm”. Sự mập mờ này triệt tiêu hoàn toàn tính chủ động.
5. Văn hóa “Hỏa hoạn” (Lấy bận rộn làm thước đo)
Cả team luôn trong trạng thái đi chữa cháy. Những lỗi phát sinh từ việc thiếu kế hoạch khiến nhân viên kiệt sức vì những việc “khẩn cấp” vô nghĩa. Khi bạn để team mình làm việc trong tình trạng hỏa hoạn liên tục, bạn đang tiêu tốn năng lượng của họ vào việc tồn tại thay vì sáng tạo.
Sự thật là: Nhân tài không tự nhiên yếu đi, họ chỉ bị “hao mòn” bởi một hệ thống vận hành quá tải và thiếu minh bạch. Đừng thay người, hãy thay cách bạn kết nối họ.
Bạn cần tìm hiểu ngay: Chìa khóa để 100% nhân viên nhìn về một hướng.
10 câu hỏi kiểm tra “sức khỏe” hệ thống điều hành của bạn
- Tính độc lập: Nếu bạn tắt điện thoại và đi du lịch 1 tuần, bộ máy ở nhà có tự vận hành trơn tru hay mọi thứ sẽ lập tức đình trệ và đợi bạn về giải quyết?
- Tính minh bạch: Bạn có thể nắm bắt tiến độ chính xác của mọi dự án trong vòng 30 giây mà không cần phải gọi điện, nhắn tin hỏi nhân viên hay triệu tập họp khẩn không?
- Tính quy trình: Khi một nhân sự mới vào thay thế nhân sự cũ, họ có thể bắt nhịp công việc ngay dựa trên tài liệu quy trình có sẵn, hay bạn phải ngồi “cầm tay chỉ việc” lại từ đầu?
- Tính trách nhiệm (Ownership): Với mỗi thẻ việc (Task), bạn có chỉ đích danh được duy nhất một người chịu trách nhiệm chính, hay vẫn đang tồn tại tình trạng “việc chung không ai khóc”?
- Tính định lượng: Bạn đánh giá nhân viên dựa trên các chỉ số SMART (số liệu thực tế trên hệ thống) hay vẫn dựa vào cảm tính và thái độ “vâng lời” của họ?
- Tính lặp lại (Rework): Tỷ lệ nhân viên phải làm lại hoặc sửa lỗi (do hiểu sai brief, mất thông tin trên Zalo) có chiếm quá 20% quỹ thời gian của họ không?
- Tính ưu tiên: Nhân viên của bạn có biết chính xác 3 việc quan trọng nhất họ phải hoàn thành trong ngày hôm nay là gì, hay họ đang bơi trong hàng chục đầu việc “khẩn cấp” vô nghĩa?
- Tính gắn kết: Mỗi nhân sự cấp thấp nhất có hiểu được việc họ đang làm đóng góp bao nhiêu % vào mục tiêu tăng trưởng cuối năm của công ty không?
- Tính công bằng: Những nhân sự giỏi nhất của bạn có đang cảm thấy bất mãn vì họ phải “gánh team” cho những người yếu kém đang ẩn nấp sau những báo cáo chung chung?
- Tính dự báo: Bạn đang điều hành theo kiểu “chữa cháy” (lỗi đến đâu sửa đến đó) hay bạn có hệ thống cảnh báo sớm (các thẻ màu Vàng, Đỏ) để ngăn chặn rủi ro trước khi nó xảy ra?
ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ:
- Có từ 8-10 câu: Chúc mừng! Bạn đang sở hữu một hệ thống vận hành chuyên nghiệp.
- Có từ 5-7 câu: Bộ máy có nền tảng nhưng đang bị “rò rỉ” hiệu suất và tiền bạc ở nhiều khâu.
- Có dưới 5 câu: BÁO ĐỘNG. Đội ngũ của bạn không hề yếu kém, nhưng họ đang bị kìm hãm trong một hệ điều hành lỗi thời. Bạn đang trả lương cho sự lãng phí mỗi ngày.
Nếu kết quả kiểm tra dưới 7 câu, bạn nên bắt đầu thực hiện “Chiến dịch 14 ngày chuẩn hóa bộ máy” cùng Optimi Work để bịt kín các lỗ rò rỉ này.
Thay đổi cách điều hành: Biến bộ máy thành bệ phóng
Đừng tiếp tục mất thời gian và chi phí cho việc tuyển dụng mới để lấp liếm những lỗ hổng trong quản trị. Hãy trang bị cho những cộng sự hiện tại một Hệ điều hành thực thi mạnh mẽ hơn.
Việc chuyển đổi sang các hệ thống quản trị số hóa (như Optimi Work) chính là cách bạn nâng cấp từ “người nhắc việc” thành nhà quản trị hệ thống:
- Hữu hình hóa quy trình: Để nhân viên biết rõ đường chạy của mình.
- Ghi vết mọi tương tác: Để đánh giá dựa trên con số, không phải cảm xúc.
- Xác định Trách nhiệm rõ ràng: Để mỗi cá nhân tự hào về trách nhiệm của mình.
Khi bạn thay đổi cách điều hành, nhân viên của bạn sẽ không còn yếu kém. Họ sẽ trở lại là những nhân tài mà bạn đã từng khao khát có được.
BẠN ĐANG ĐIỀU HÀNH HAY ĐANG KÌM HÃM ĐỘI NGŨ? ĐĂNG KÝ DEMO ĐỂ ĐẠI TU BỘ MÁY NGAY! (Chúng tôi giúp bạn số hóa tư duy điều hành và gắn kết đội ngũ vào một mục tiêu chung chỉ trong 14 ngày)
Khám phá toàn bộ phương pháp Chấm dứt tình trạng “mạnh ai nấy chạy”: Gắn kết đội ngũ vào một mục tiêu duy nhất.