Báo cáo tuyển dụng là gì?
Báo cáo tuyển dụng là cách HR dùng dữ liệu để chứng minh hiệu quả tuyển dụng trong năm.
Trong nhiều năm, tuyển dụng thường bị nhìn nhận là một bộ phận tiêu tốn “chi phí”: khi công ty cần người thì HR đi tìm, khi tuyển xong thì… xong việc.
Nhưng gần đây, cách nhìn này đã thay đổi.
Doanh nghiệp tăng trưởng chậm hơn, ngân sách bị kiểm soát chặt hơn và Ban Giám đốc bắt đầu đặt ra những câu hỏi cụ thể hơn với bộ phận tuyển dụng:
- Vì sao vị trí này tuyển lâu hơn vị trí khác?
- Tuyển nội bộ có thực sự rẻ hơn thuê headhunter không?
- Ngân sách tuyển dụng đang được dùng hiệu quả hay đang “rò rỉ” ở đâu?
Trong bối cảnh đó, báo cáo tuyển dụng không còn là một bảng tổng hợp số liệu cho đủ thủ tục. Nó trở thành công cụ dữ liệu giúp HR chứng minh giá trị của mình bằng con số.
Báo cáo tuyển dụng là gì? Vì sao HR không thể làm “qua loa” nữa?
Báo cáo tuyển dụng là bản tổng hợp dữ liệu có cấu trúc, phản ánh toàn bộ hành trình tuyển dụng nội bộ trong một giai đoạn nhất định:
- Từ lúc phát sinh nhu cầu tuyển người
- Đến khi tiếp nhận ứng viên
- Sàng lọc, phỏng vấn
- Và lấp đầy vị trí
Một báo cáo tuyển dụng tốt không chỉ trả lời câu hỏi “đã tuyển được bao nhiêu người”, mà quan trọng hơn là:
- Tuyển có đúng tiến độ không?
- Quy trình có đang bị tắc ở đâu?
- Chi phí tuyển dụng đang tăng hay giảm?
- Và HR có đang giúp doanh nghiệp tiết kiệm hay lãng phí nguồn lực?
Khi không có báo cáo tuyển dụng rõ ràng, HR buộc phải làm việc bằng cảm tính.
Và khi đó, rất khó để thuyết phục Ban Giám đốc trong những quyết định quan trọng.
Báo cáo tuyển dụng phục vụ ai trong doanh nghiệp?
Một sai lầm phổ biến là làm 1 báo cáo cho tất cả mọi người.
Thực tế, mỗi cấp quản lý quan tâm đến những góc nhìn rất khác nhau.
1. Với HR Lead / Trưởng nhóm tuyển dụng
Báo cáo giúp HR Lead trả lời các câu hỏi vận hành cốt lõi:
- Đội tuyển dụng đang xử lý bao nhiêu vị trí cùng lúc?
- Recruiter nào đang quá tải, recruiter nào còn dư công suất?
- Vị trí nào thường xuyên bị kéo dài và vì sao?
Không có báo cáo, mọi đánh giá hiệu suất chỉ dừng ở cảm nhận.
Có báo cáo, HR Lead có cơ sở dữ liệu để điều chỉnh quy trình và phân bổ nguồn lực.
2. Với Trưởng bộ phận (Hiring Manager)
Hiring Manager không cần biết toàn bộ quy trình tuyển dụng.
Họ cần biết:
- Vị trí của team mình đang ở bước nào
- Có bao nhiêu ứng viên tiềm năng
- Khi nào có thể phỏng vấn và ra quyết định
Một báo cáo tuyển dụng rõ ràng giúp:
- Giảm xung đột “HR tuyển chậm”
- Tăng trách nhiệm phối hợp hai chiều
- Đẩy nhanh tốc độ ra quyết định
3. Với Ban Giám đốc
Ở cấp điều hành, báo cáo tuyển dụng trả lời các câu hỏi chiến lược:
- Tuyển dụng có đang đi đúng kế hoạch nhân sự năm không?
- Chi phí tuyển dụng đang tăng hay giảm?
- Tuyển nội bộ có thực sự hiệu quả hơn thuê ngoài?
👉 Khi có báo cáo, tuyển dụng không còn là chi phí mơ hồ, mà là hoạt động có thể đo lường và tối ưu.
Các loại báo cáo tuyển dụng nội bộ phổ biến
Để báo cáo phát huy đúng vai trò, HR cần hiểu mình đang làm báo cáo cho ai.
1. Báo cáo vận hành (dành cho nội bộ HR)
Tập trung vào hoạt động hằng ngày/hằng tuần:
- Số hồ sơ tiếp nhận
- Số CV đã sàng lọc
- Số cuộc gọi sơ vấn
- Tiến độ từng vị trí
Mục tiêu: đảm bảo quy trình không bị tắc nghẽn.
2. Báo cáo quản lý (dành cho Hiring Manager)
Tập trung vào từng vị trí cụ thể:
- Danh sách ứng viên rút gọn
- Kết quả phỏng vấn
- Bước tiếp theo
Mục tiêu: phối hợp hiệu quả, ra quyết định nhanh.
3. Báo cáo chiến lược (dành cho Ban Giám đốc)
Tập trung vào bức tranh tổng thể:
- Số vị trí đã tuyển so với kế hoạch
- Chi phí tuyển dụng
- Xu hướng tuyển dụng theo thời gian
Mục tiêu: ra quyết định cấp cao.
6 chỉ số cốt lõi trong báo cáo tuyển dụng nội bộ
HR nên tập trung vào 6 chỉ số phản ánh đúng “dòng chảy tuyển dụng + chi phí”.
1. Jobs added – Yêu cầu tuyển dụng mới
Cho biết nhu cầu tuyển dụng phát sinh trong kỳ, phản ánh mức độ tăng trưởng hoặc biến động nhân sự.
2. Candidates added – Ứng viên mới
Đánh giá khả năng thu hút ứng viên từ các kênh khác nhau (website, LinkedIn, referral…).
3. CVs sent – Hồ sơ chuyển giao
Phản ánh chất lượng sàng lọc của HR:
nhiều hồ sơ gửi nhưng ít được chọn có thể là dấu hiệu lọc chưa tốt.
4. Interviews booked – Lịch phỏng vấn
Cho biết mức độ phối hợp giữa HR và các phòng ban chuyên môn.
5. Placements filled – Vị trí đã lấp đầy
Chỉ số kết quả cuối cùng, nhưng chỉ có ý nghĩa khi đặt trong mối tương quan với các chỉ số trên.
6. Cost-per-hire – Chi phí tuyển dụng trên mỗi vị trí
Tổng chi phí tuyển dụng trong kỳ chia cho số vị trí tuyển thành công.
Đây là chỉ số được Ban Giám đốc quan tâm nhiều nhất, vì:
- Thể hiện chi phí thật
- So sánh được giữa các giai đoạn
- Là cơ sở để tối ưu ngân sách
Vì sao chỉ nhìn Chi phí tuyển dụng là chưa đủ?
Một Chi phí tuyển dụng thấp không đồng nghĩa với tuyển dụng hiệu quả.
- Tuyển rẻ nhưng tuyển chậm
- Tuyển rẻ nhưng tuyển sai
- Tuyển rẻ nhưng nhân sự nghỉ sớm
👉 Vì vậy, Chi phí tuyển dụng cần được đọc cùng với toàn bộ phễu tuyển dụng, chứ không nên tách rời.
Báo cáo tuyển dụng giúp doanh nghiệp làm được gì?
Một báo cáo được xây dựng đúng cách mang lại 5 giá trị lớn:
- Nhận diện điểm nghẽn quy trình
- Kiểm soát và tối ưu chi phí tuyển dụng
- Xác định kênh tuyển dụng hiệu quả nhất
- Minh bạch hiệu suất đội tuyển dụng
- Giúp HR nói chuyện với sếp bằng dữ liệu
Case Study: Một công ty trong lĩnh vực Bảo mật mạng giảm 80% chi phí tuyển dụng
Dữ liệu từ IQTalent Partners cho thấy cách một công ty quy mô trung bình tối ưu chi phí nhờ báo cáo.
- Vấn đề: Công ty chi tiêu quá nhiều vào các agency (đơn vị săn đầu người) để tuyển dụng nhân sự với chi phí lên tới $500,000/năm nhưng chất lượng ứng viên không ổn định.
- Giải pháp: Họ xây dựng hệ thống báo cáo để theo dõi Nguồn tuyển dụng nào hiệu quả nhất (Hiring Source) và Chi phí tuyển dụng trên mỗi vị trí. Họ phát hiện ra rằng các kênh nội bộ và referral (giới thiệu) có chất lượng cao hơn hẳn.
- Kết quả:
- Cắt giảm chi phí tuyển dụng từ $500,000 xuống còn $108,000/năm (tiết kiệm gần 80%).
- Duy trì thời gian tuyển dụng trung bình chỉ 30 ngày.
Kết luận: Báo cáo tuyển dụng là nền tảng để HR giúp Ban Giám đốc ra quyết định
Trong giai đoạn 2026, HR không thể chỉ nói:“Chúng tôi đã rất cố gắng.”
HR cần nói:
- Chúng tôi đang tuyển nhanh hơn hay chậm hơn?
- Chúng tôi đang tốn bao nhiêu chi phí cho mỗi vị trí?
- Và chúng tôi đang giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực ra sao?
Báo cáo tuyển dụng chính là ngôn ngữ chung giữa HR và Ban Giám đốc.
Khi dữ liệu được tổ chức đúng:
- Tuyển dụng không còn là chi phí
- Mà trở thành một khoản đầu tư có thể đo lường và tối ưu
Khi dữ liệu đủ rõ, quyết định sẽ dễ hơn
Khi báo cáo tuyển dụng chỉ nằm trên Excel rời rạc, việc tổng hợp, so sánh và trình bày cho Ban Giám đốc luôn tốn thời gian và thường đến tay người ra quyết định quá muộn.
Một hệ thống quản lý tuyển dụng tập trung giúp bạn:
- Tự động thu thập dữ liệu tuyển dụng theo thời gian thực
- Theo dõi toàn bộ phễu tuyển dụng trong một màn hình
- Kiểm soát cost-per-hire rõ ràng theo từng vị trí, phòng ban
- Chuẩn hóa báo cáo để HR, Hiring Manager và Ban Giám đốc cùng nhìn vào một nguồn dữ liệu duy nhất
Nếu bạn đang muốn thoát khỏi việc làm báo cáo thủ công, giảm phụ thuộc vào Excel và có một hệ thống giúp chứng minh hiệu quả tuyển dụng bằng số liệu, thì đây là lúc nên trải nghiệm một công cụ được thiết kế riêng cho tuyển dụng nội bộ.
Trải nghiệm miễn phí hệ thống quản lý tuyển dụng của Optimi
Để xem báo cáo tuyển dụng của bạn sẽ thay đổi thế nào khi mọi dữ liệu được tập trung, trực quan và cập nhật theo thời gian thực.