Lập kế hoạch & lịch công việc – Optimi Work
Xóa bỏ sự hỗn loạn của những danh sách việc làm dang dở. Thiết lập lộ trình thực thi rõ ràng, đồng bộ mọi lịch trình cá nhân và đội nhóm trên một “bản đồ thời gian” duy nhất để mỗi ngày làm việc đều là một ngày năng suất.
“Lập kế hoạch & lịch công việc” là gì?
Lập kế hoạch & lịch công việc trên Optimi Work là công cụ xây dựng lộ trình thực thi từ ngắn hạn đến dài hạn cho toàn tổ chức. Thay vì chỉ quản lý các đầu việc rời rạc, tính năng này giúp bạn: Trực quan hóa khối lượng công việc theo thời gian, thiết lập lịch trình định kỳ và đồng bộ hóa với các nền tảng cá nhân. Đây là nền tảng giúp doanh nghiệp SME duy trì nhịp độ làm việc ổn định, đảm bảo mọi thành viên luôn biết rõ mình cần làm gì và khi nào cần hoàn thành.
Các tính năng chính
Tạo kế hoạch theo tuần / tháng / quý
Cung cấp các khung thời gian linh hoạt để người dùng lập kế hoạch công việc, đảm bảo mọi thứ đều được lên lịch trước, từ các tác vụ hàng ngày đến các mục tiêu dài hạn
Giao việc theo kế hoạch cá nhân
Cho phép người dùng giao các công việc đã lên kế hoạch cho các thành viên khác trong nhóm, đảm bảo sự phân công rõ ràng.
Xem lịch cá nhân & nhóm theo dạng calendar
Cung cấp chế độ xem lịch trực quan theo ngày, tuần, tháng, giúp người dùng dễ dàng theo dõi công việc của bản thân và của toàn đội.
Thông báo công việc đến hạn trong lịch
Hệ thống tự động gửi thông báo khi một công việc sắp đến hạn hoặc bị trễ, giúp người dùng và quản lý chủ động hơn trong việc quản lý thời gian.
Đồng bộ lịch với Google Calendar
Tích hợp sâu với Google Calendar để đảm bảo mọi sự kiện và công việc đều được đồng bộ, giúp người dùng không bỏ sót bất kỳ cuộc họp hay deadline nào.
Thiết lập lịch lặp lại cho công việc định kỳ
Tự động tạo các công việc định kỳ (ví dụ: báo cáo tuần, họp dự án hàng tháng) để người dùng không cần phải tạo lại thủ công, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán.
Kéo thả để sắp xếp lại lịch nhanh
Cung cấp giao diện kéo thả (drag-and-drop) linh hoạt, giúp người dùng dễ dàng thay đổi lịch trình khi cần, đảm bảo sự linh hoạt trong công việc.
Tạo báo cáo từ lịch làm việc
Cho phép người dùng tạo các báo cáo về thời gian đã sử dụng cho từng dự án hoặc công việc, từ đó giúp quản lý có cái nhìn chính xác về năng suất.
Lợi ích của “Lập kế hoạch & lịch công việc”
Lãnh đạo công ty
- Tầm nhìn thực thi dài hạn: Nhìn thấu lộ trình phát triển của doanh nghiệp qua từng tháng, quý để có các quyết định điều chỉnh chiến lược kịp thời.
- Tối ưu hóa nguồn lực: Đảm bảo công ty đang tập trung vào những đầu việc quan trọng nhất thay vì lãng phí thời gian vào các tác vụ không có kế hoạch.
- Xây dựng văn hóa chủ động: Chuyển đổi doanh nghiệp từ trạng thái “phản ứng” (chờ việc) sang trạng thái “kiến tạo” (lên kế hoạch).
Manager / PM / Trưởng bộ phận
- Điều phối nhóm mượt mà: Nắm bắt lịch trình của toàn đội để sắp xếp nhân sự cho các dự án mới mà không sợ làm phiền hay gây quá tải.
- Giảm thiểu sai sót do quên việc: Hệ thống lịch lặp lại và nhắc việc tự động thay thế hoàn toàn cho trí nhớ thủ công của con người.
- Lập báo cáo trong tích tắc: Dữ liệu kế hoạch được chuyển đổi thành báo cáo năng suất mà không cần tốn hàng giờ đối soát.
Nhân viên
- Quản lý thời gian hiệu quả: Biết rõ thứ tự ưu tiên trong ngày, tuần để làm việc tập trung và giảm bớt căng thẳng.
- Cân bằng công việc & cuộc sống: Việc đồng bộ lịch cá nhân giúp nhân viên sắp xếp thời gian riêng tư và thời gian làm việc một cách hài hòa, tránh chồng chéo.
- Tăng uy tín cá nhân: Luôn hoàn thành việc đúng hạn và đúng lộ trình nhờ hệ thống nhắc nhở thông minh.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp những thắc mắc phổ biến về Optimi Work
Tôi có thể xem lịch của đồng nghiệp để sắp xếp buổi họp nhóm không?
Có. Tùy theo phân quyền, bạn có thể xem lịch trình của nhóm hoặc phòng ban để tìm khoảng thời gian trống phù hợp nhất cho tất cả mọi người mà không cần hỏi qua lại.
Dữ liệu riêng tư trên Google Calendar có bị hiển thị trên Optimi Work không?
Không. Hệ thống chỉ đồng bộ các khung thời gian để báo trạng thái “Bận” (Busy), nội dung chi tiết của lịch cá nhân sẽ được bảo mật tuyệt đối trừ khi bạn thiết lập chia sẻ.
Việc kéo thả thay đổi thời hạn có tự động gửi thông báo cho người thực hiện không?
Chắc chắn rồi. Khi quản lý kéo thả để thay đổi lịch trình, hệ thống sẽ tự động cập nhật deadline mới và gửi thông báo tức thì đến người phụ trách.
Optimi Work có tạo được báo cáo từ lịch làm việc không?
Có – và báo cáo thời gian (Time Report) là tính năng quan trọng của tính năng Lập kế hoạch & lịch công việc.
Hệ thống cho phép xuất báo cáo theo nhân sự, phòng ban, dự án, giai đoạn hoặc loại công việc, cũng như tổng thời gian theo tuần/tháng/quý.
Đây là lợi thế lớn so với Excel hay các công cụ miễn phí vốn không đo được thời gian thực một cách tự động.
Ngừng chạy theo công việc, hãy bắt đầu làm chủ lộ trình!
Xây dựng kế hoạch thông minh và vận hành doanh nghiệp một cách khoa học ngay hôm nay cùng Optimi Work.
Đăng ký demo miễn phí ngay hôm nay!
Đăng ký demo