Tự động hóa & nhắc việc thông minh
Trợ lý đắc lực – Hiệu suất đột phá
Bạn có đang lãng phí thời gian vào những công việc lặp đi lặp lại?
Bạn có thường xuyên quên deadline và phải “chạy nước rút” vào phút cuối?
Nếu vậy, bạn đang cần một giải pháp để biến sự hỗn loạn thành một quy trình làm việc có hệ thống.
Tự động hóa & nhắc việc thông minh của Optimi Work là một hệ thống vận hành thông minh (Intelligent Operating System), giúp doanh nghiệp tự động hóa các tác vụ lặp lại, nhắc việc đúng lúc và đảm bảo công việc luôn được xử lý đúng người – đúng thời điểm.
Tự động hóa & nhắc việc thông minh không chỉ là công cụ nhắc việc, đó là chìa khóa để doanh nghiệp làm việc có hệ thống, minh bạch và hiệu quả bền vững.
Vấn đề doanh nghiệp gặp phải
Lãnh đạo công ty
- Doanh nghiệp phụ thuộc quá nhiều vào con người để “nhớ việc”.
- Công việc trễ hạn nhưng không ai phát hiện sớm để can thiệp.
- Quy trình thiếu tự động hóa khiến hiệu suất tăng rất chậm khi quy mô mở rộng.
- Không có dữ liệu để đánh giá điểm nghẽn vận hành.
Manager / Trưởng bộ phận
- Mất thời gian giao việc thủ công cho từng nhân viên.
- Phải nhắc deadline liên tục qua chat, email, gọi điện.
- Không có cảnh báo sớm khi công việc có nguy cơ trễ.
- Workflow phức tạp nhưng không có công cụ tự động hóa hỗ trợ.
- Khó đảm bảo tính nhất quán cho các công việc lặp lại.
Nhân viên
- Dễ quên việc, quên deadline khi có quá nhiều đầu việc.
- Phải tự ghi nhớ hoặc dùng nhiều công cụ nhắc việc khác nhau.
- Không biết việc tiếp theo cần làm là gì sau khi hoàn thành một task.
- Bị động khi không được thông báo kịp thời về thay đổi công việc.
Giải pháp Optimi Work
Tự động hóa & nhắc việc thông minh giúp doanh nghiệp chuyển từ cách làm thủ công sang vận hành tự động – chủ động – có kiểm soát, nơi mọi tác vụ đều được xử lý đúng lúc, đúng người.
Dành cho Lãnh đạo
Dành cho Manager
Dành cho Nhân viên
Lợi ích của “Tự động hóa & nhắc việc thông minh”
Lãnh đạo công ty
- Giảm rủi ro trễ hạn trên toàn doanh nghiệp.
- Tăng hiệu suất vận hành mà không tăng chi phí nhân sự.
- Xây dựng nền tảng vận hành thông minh, có thể mở rộng.
Manager / Trưởng bộ phận
- Giảm 50–70% thời gian giao việc và nhắc việc.
- Chủ động xử lý vấn đề trước khi công việc bị trễ.
- Duy trì tính nhất quán cho các quy trình lặp lại.
Nhân viên
- Không quên deadline, không bỏ sót nhiệm vụ.
- Làm việc mạch lạc, đúng trình tự.
- Tăng năng suất và cảm giác kiểm soát công việc.
Chức năng chính
Tự động giao việc theo hành vi
Cho phép người dùng thiết lập các quy tắc để hệ thống tự động giao việc cho các thành viên trong nhóm dựa trên các hành vi cụ thể (ví dụ: khi một công việc được đánh dấu là “Đã hoàn thành”, hệ thống sẽ tự động giao công việc tiếp theo cho người phụ trách).
Thiết lập nhắc việc cá nhân
Người dùng có thể tự thiết lập các lời nhắc cho các công việc cá nhân, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nào.
Báo quá hạn và cảnh báo chậm tiến độ
Hệ thống tự động gửi thông báo đến người phụ trách và quản lý khi một công việc bị trễ hạn hoặc chậm tiến độ, giúp phát hiện sớm các vấn đề.
Cài đặt nhiệm vụ định kỳ
Tự động tạo các công việc định kỳ (ví dụ: báo cáo tuần, họp dự án hàng tháng) để người dùng không cần phải tạo lại thủ công, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán.
Gửi email khi sắp đến hạn
Hệ thống tự động gửi email đến người phụ trách khi công việc sắp đến hạn, giúp họ chủ động hơn trong việc hoàn thành nhiệm vụ.
Gắn thẻ nhắc nhóm trên từng đầu việc
Cho phép người dùng sử dụng tính năng @mention để nhắc nhở và thông báo cho một nhóm người cụ thể, đảm bảo mọi người đều nắm được thông tin kịp thời.
Thông báo qua app di động
Tích hợp với ứng dụng di động để gửi thông báo đẩy (push notification) đến người dùng, đảm bảo họ luôn cập nhật tình hình công việc ngay cả khi không ở văn phòng.
Tạo workflow nhắc việc theo quy trình
Tự động hóa các luồng công việc phức tạp, ví dụ: khi một công việc chuyển sang trạng thái “chờ phê duyệt”, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo đến người có thẩm quyền.
Khách hàng nói về chúng tôi
Khám phá lý do khách hàng lựa chọn phần mềm quản lý công việc Optimi Work.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp những thắc mắc phổ biến về Optimi Work
Tôi có cần đội kỹ thuật (hay IT) để thiết lập tự động hóa không?
Không. Bạn không cần đội code hay kỹ thuật. Optimi Work cho phép cấu hình bằng giao diện kéo – chọn dễ dàng, phù hợp cả với người không am hiểu về công nghệ.
Hệ thống có nhắc việc cả khi tôi không mở phần mềm không?
Có. Bạn sẽ nhận thông báo qua app di động hoặc một nền tảng tích hợp khác (mà bạn có nhu cầu).
Tôi có thể tắt/bật nhắc việc theo nhu cầu cá nhân không?
Có. Hệ thống cho phép cấu hình mỗi người dùng có thể tùy chỉnh loại thông báo mình muốn nhận.
Tự động hóa có áp dụng được cho workflow phức tạp không?
Có. Optimi hỗ trợ workflow nhiều bước với điều kiện và nhắc việc theo từng giai đoạn.
Tự động hóa thông minh – Làm việc chủ động – Hiệu suất bền vững
Bạn muốn đội ngũ của mình không quên việc – không trễ hạn – không phụ thuộc vào nhắn tin, gọi điện, nói miệng, nhắc đi nhắc lại nhiều lần?
Đăng ký demo miễn phí ngay hôm nay!
Đăng ký demo