Chăm chỉ mà vẫn không hiệu quả: Bạn có đang mắc kẹt trong “bẫy nỗ lực sai hướng”?
Bạn đã bao giờ rơi vào cảm giác này chưa: làm việc miệt mài từ sáng tới tối, không ngừng tay phút nào, nhưng đến cuối ngày vẫn thấy… chẳng có gì thật sự tiến triển? Tệ hơn, những việc bạn dồn nhiều công sức lại không nhận được ghi nhận, còn những đầu việc bị bỏ sót lại trở thành lý do khiến dự án trễ hạn.
Vậy điều gì đã sai?
Bạn làm chưa đủ chăm chỉ? Hay bạn… đang đi sai hướng mà không hề hay biết?
Bài viết này sẽ mở khóa một sự thật không mấy dễ chịu nhưng cực kỳ chính xác: Không phải chúng ta làm ít. Chúng ta chỉ đang làm sai thứ tự.
Vì sao nỗ lực sai hướng khiến bạn mãi không hiệu quả
Trong môi trường dự án, bận rộn chưa bao giờ là thước đo của hiệu quả. Nhiều người đắm chìm trong danh sách việc cần làm, xử lý từng việc một mà không hề biết điều họ đang tập trung vào… chẳng tạo ra mấy giá trị cho dự án. Khi công sức không đi đúng hướng, kết quả luôn thấp hơn kỳ vọng — dù bạn có cố gắng đến mấy.
Làm việc nhiều nhưng không chạm vào đầu việc mang giá trị cao
Không ít chuyên viên chìm đắm trong những công việc lặt vặt vì chúng “dễ làm”, “nhanh thấy kết quả”. Nhưng những việc này hiếm khi đóng góp trực tiếp vào tiến độ hoặc mục tiêu dự án. Vì vậy, bạn càng làm nhiều thì càng xa mục tiêu thật sự.
Ví dụ:
Hiếu – Công ty Skyline Ads – dành cả buổi sáng chỉnh sửa slide cho đẹp mắt. Trong khi đó, bộ phận kỹ thuật đang chờ anh xác nhận yêu cầu hạng mục quan trọng để triển khai đúng timeline. Chỉ vì Hiếu chọn sai trọng tâm, cả team phải dừng lại 4 giờ.
Bẫy tâm lý: ưu tiên việc dễ để tạo cảm giác “đã hoàn thành”
Não bộ thích cảm giác chiến thắng nhanh, vì vậy chúng ta dễ chọn những việc nhẹ, dễ tick vào danh sách. Nhưng chính thói quen này khiến những nhiệm vụ có tác động lớn bị chậm lại, gây ra vòng xoáy “bận mà không hiệu quả”.
Xem thêm: Ưu tiên cảm tính – Khi một lựa chọn nhỏ kéo theo cả chuỗi sai lầm lớn
Không nhìn thấy bức tranh tổng thể dẫn đến quyết định sai
Khi bị cuốn vào công việc, bạn dễ quên mất rằng mỗi nhiệm vụ đều ảnh hưởng dây chuyền đến những phần khác của dự án. Một quyết định sai thứ tự có thể khiến toàn bộ tiến độ trượt dài.
Ví dụ: Vũ – Công ty Helio Construction – dành gần trọn một ngày chìm trong bảng Excel nhập liệu vật tư, vì nghĩ đó là việc có thể hoàn thành nhanh. Nhưng nhiệm vụ quan trọng nhất của anh hôm đó lại là cập nhật tiến độ cho nhà thầu chính. Nhà thầu đứng chờ thông tin để triển khai hạng mục móng, điện thoại gọi liên tục nhưng Vũ vì quá mải làm nên… không nghe máy. Đến chiều muộn, khi anh ngẩng lên thì cả đội thi công đã phải cho công nhân tạm nghỉ vì không thể tiếp tục. Chỉ một cập nhật bị trì hoãn, dự án trượt mất một ngày, phát sinh thêm chi phí nhân công chờ việc – và khách hàng nổi giận vì tiến độ đột ngột “đứng hình”
Dấu hiệu cho thấy bạn đang nỗ lực sai hướng
Đôi khi bạn không nhận ra mình đang ưu tiên sai, nhưng những trải nghiệm trong ngày sẽ nói cho bạn biết. Nếu bạn đang rơi vào những cảm giác sau, rất có thể bạn đang đi sai đường.
Làm việc cả ngày nhưng vẫn sợ nghe câu hỏi “đến đâu rồi?”
Nếu bạn cảm thấy lo lắng mỗi khi PM hỏi cập nhật tiến độ, đó là dấu hiệu cho thấy bạn đang bận rộn với những thứ không mang lại kết quả. Bạn làm rất nhiều, nhưng lại không động đến việc thật sự quan trọng.
Bận rộn nhưng không biết mình đang tiến hay lùi
Bạn chạy liên tục nhưng không cảm nhận được tiến độ. Mỗi ngày trôi qua để lại cảm giác mình chưa thật sự tạo ra giá trị. Bạn làm rất nhiều, nhưng khi nhìn lại, những việc bạn hoàn thành đều là những đầu việc nhỏ, không giúp dự án tiến lên được một bước nào. Cảm giác ấy tạo nên sự mệt mỏi âm ỉ: bạn nỗ lực hết sức, nhưng kết quả thì chẳng nhích thêm bao nhiêu. Và đó là lúc bạn bắt đầu hoài nghi chính mình — dù vấn đề thật sự nằm ở cách bạn đang chọn việc để tập trung.
Hoàn thành nhiều task nhưng lại bỏ lỡ các deadline quan trọng
Đây là dấu hiệu rõ ràng nhất của nỗ lực sai hướng. Bạn chăm chỉ tick từng task, nhưng chính việc quan trọng lại bị bỏ lại phía sau.
Gốc rễ của vấn đề: thiếu một hệ thống nhìn thấy “điều quan trọng nhất”
Không ai muốn làm sai. Vấn đề là não bộ không giỏi trong việc đánh giá tầm quan trọng khi mọi thứ đến cùng lúc. Bạn ra quyết định dựa trên cảm xúc, không phải giá trị thật sự.
Bộ não ưu tiên theo cảm xúc, không theo giá trị công việc
Não luôn chọn việc nhẹ trước để giảm áp lực. Nhưng đó lại là lý do việc lớn bị trì hoãn vô thời hạn. Khi lặp lại đủ lâu, hiệu suất giảm mạnh, còn khối lượng công việc lại ngày càng tăng.
Ví dụ:
Khoa – Công ty Vertex Digital – trả lời hàng loạt tin nhắn lặt vặt suốt buổi tối vì “làm cho xong”. Trong khi đó, proposal trị giá 800 triệu — nhiệm vụ quan trọng nhất — vẫn nằm im cả tuần.
Thiếu công cụ để nhìn toàn cảnh nên quyết định dễ sai lệch
Khi thông tin bị chia nhỏ ở nhiều nơi, bạn phải dự đoán dựa trên trí nhớ – mà trí nhớ thì thường phản bội bạn, nhất là lúc căng thẳng.
Ví dụ:
Linh – Công ty DeltaBuild – nghĩ rằng hợp đồng chưa gấp bằng bản vẽ mặt bằng. Nhưng team thi công lại đang chờ bản vẽ để triển khai. Chỉ vì đánh giá sai tầm quan trọng, dự án trễ 2 ngày.
Xem thêm: Khi phần mềm nói bạn nên làm gì trước: Bí mật của ưu tiên thông minh dựa trên dữ liệu
Kết luận: Không phải làm nhiều hơn, mà là làm đúng việc quan trọng nhất
Chăm chỉ không giúp bạn tiến xa, nếu bạn đang đi sai hướng.
Điều bạn cần không phải là tăng tốc, mà là đổi hướng.
Khi ưu tiên đúng — đúng việc, đúng thời điểm, đúng giá trị — mọi nỗ lực của bạn đều trở nên có ý nghĩa. Bạn không chỉ làm việc hiệu quả hơn, mà còn trở nên nổi bật hơn trong mắt PM và sếp.
Bạn không cần làm nhiều hơn.
Bạn cần làm đúng hơn.
Đừng để công sức của bạn rơi vào những đầu việc không tạo giá trị. Hãy xem cách Phần mềm Quản lý công việc và dự án Optimi Work giúp bạn nhìn thấy điều quan trọng nhất – ngay cả khi công việc đang bủa vây.
Đăng ký Demo Optimi Work và xem cách hệ thống ưu tiên thông minh giúp bạn lấy lại quyền kiểm soát