Quản lý quy trình & phê duyệt – Optimi Work
Xóa bỏ sự chậm trễ từ việc chờ đợi ký duyệt thủ công. Số hóa mọi quy trình làm việc từ hành chính đến kinh doanh, giúp dòng chảy công việc luôn được khơi thông và minh bạch hóa trách nhiệm trong từng bước thực hiện.
“Quản lý quy trình & phê duyệt” là gì?
Quản lý quy trình & phê duyệt trên Optimi Work là hệ thống số hóa các luồng làm việc nhiều bước, đòi hỏi sự kiểm soát và phê duyệt từ các cấp quản lý. Thay vì chuyển hồ sơ giấy hay nhắn tin rời rạc, tính năng này cho phép: Thiết lập luồng xử lý tự động, chỉ định người duyệt cụ thể và theo dõi trạng thái hồ sơ theo thời gian thực. Công cụ giúp doanh nghiệp SME xây dựng “nền nếp” vận hành, đảm bảo mọi công việc đều đi đúng lộ trình và được phê duyệt kịp thời.
Các tính năng chính
Tạo quy trình xử lý nhiều bước
Cho phép người dùng dễ dàng tạo các quy trình làm việc tùy chỉnh, từ đơn giản đến phức tạp, với nhiều bước khác nhau, ví dụ: quy trình duyệt hợp đồng, quy trình xử lý khiếu nại khách hàng.
Chọn người duyệt theo từng bước
Gán người phụ trách hoặc nhóm người cụ thể cho từng bước trong quy trình phê duyệt, đảm bảo sự phân công rõ ràng và chính xác.
Tự động luân chuyển khi phê duyệt xong
Khi một bước được phê duyệt, hệ thống sẽ tự động chuyển công việc sang bước tiếp theo, giúp quy trình diễn ra liền mạch mà không cần can thiệp thủ công.
Xem trạng thái xử lý & ai đang phụ trách
Cung cấp một giao diện trực quan cho phép người dùng theo dõi trạng thái của quy trình và biết chính xác công việc đang ở bước nào và ai đang phụ trách.
Lịch sử phê duyệt theo từng công việc
Mọi quyết định và bình luận trong quá trình phê duyệt đều được lưu lại, tạo ra một lịch sử minh bạch và có thể tra cứu.
Phân quyền thao tác theo giai đoạn
Cho phép người dùng tùy chỉnh quyền thao tác (xem, chỉnh sửa, phê duyệt) cho từng giai đoạn của quy trình, đảm bảo tính bảo mật và chính xác của dữ liệu.
Báo cáo thời gian phê duyệt
Cung cấp các báo cáo chi tiết về thời gian trung bình để hoàn thành một quy trình phê duyệt, giúp quản lý phát hiện các nút thắt cổ chai và cải thiện hiệu suất.
Ứng dụng quy trình vào mẫu task lặp lại
Cho phép người dùng lưu các quy trình đã tạo thành các mẫu task, giúp việc áp dụng cho các công việc tương tự trong tương lai trở nên nhanh chóng và nhất quán.
Lợi ích của “Quản lý quy trình & phê duyệt“
Lãnh đạo công ty
- Kiểm soát vận hành từ xa: Phê duyệt mọi yêu cầu ngay trên điện thoại, đảm bảo doanh nghiệp không bao giờ bị đình trệ dù sếp không có mặt tại văn phòng.
- Xây dựng văn hóa trách nhiệm: Mọi bước xử lý đều được lưu vết, loại bỏ tình trạng “đổ lỗi” và tăng tính minh bạch trong tổ chức.
- Tối ưu hóa tốc độ thực thi: Giảm thiểu 80% thời gian luân chuyển hồ sơ, giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh hơn với các cơ hội kinh doanh.
Manager / PM / Trưởng bộ phận
- Giải phóng khỏi việc nhắc việc: Hệ thống tự động đẩy việc đến đúng người cần duyệt, manager không còn phải làm “người đưa tin” thủ công.
- Đánh giá năng suất dựa trên dữ liệu: Nhìn rõ ai xử lý việc nhanh, ai thường xuyên để trễ hạn thông qua báo cáo thời gian phê duyệt.
- Bảo mật quy trình nội bộ: Đảm bảo nhân viên tuân thủ đúng các bước quy định mà không cần giám sát trực tiếp 24/7.
Nhân viên
- Lộ trình công việc rõ ràng: Biết chính xác mình cần làm gì ở bước nào và ai sẽ là người duyệt kết quả của mình.
- Tiết kiệm thời gian “rượt đuổi”: Không còn phải đi hỏi sếp hay đồng nghiệp xem “việc của em được duyệt chưa”, mọi trạng thái đều cập nhật Real-time.
- Giảm áp lực giải trình: Có đầy đủ bằng chứng và lịch sử trao đổi ngay trong quy trình để bảo vệ kết quả làm việc của bản thân.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp những thắc mắc phổ biến về Optimi Work.
Phê duyệt có thể tùy chỉnh theo từng quy trình đặc thù của doanh nghiệp không?
Có. Từ số bước, người duyệt, deadline đến các điều kiện duyệt đều tùy chỉnh được. Ngoài ra, đội ngũ kỹ thuật và hỗ trợ của chúng tôi luôn sẵn sàng thiết kế và cấu hình thêm theo những nhu cầu quy trình đặc thù của từng doanh nghiệp.
Tôi có thể thiết lập quy trình duyệt song song nhiều người cùng lúc không?
Hoàn toàn được. Optimi cho phép bạn thiết lập điều kiện phê duyệt (Duyệt tuần tự hoặc Duyệt đồng thời) để phù hợp với các quy trình phức tạp cần sự đồng ý của nhiều phòng ban.
Hệ thống có thông báo cho tôi khi có yêu cầu cần phê duyệt gấp không?
Có. Hệ thống sẽ gửi thông báo đẩy (Push Notification) qua App Mobile và thông báo trên trình duyệt ngay lập tức, giúp bạn xử lý các yêu cầu khẩn cấp mà không gây sao nhãng công việc đang làm.
Quy trình đã thiết lập có thể sửa đổi khi đang vận hành không?
Có. Bạn có thể linh hoạt điều chỉnh người duyệt hoặc thêm bước xử lý mà vẫn giữ nguyên được lịch sử của các công việc đã thực hiện trước đó.
Chuyển từ ký duyệt thủ công sang phê duyệt số hóa ngay hôm nay!
Chuẩn hóa mọi quy trình và giúp doanh nghiệp của bạn vận hành mượt mà như một cỗ máy được lập trình sẵn.
Đăng ký demo miễn phí ngay hôm nay!
Đăng ký demo